6 мита за продуктивността, в които трябва да спрете да вярвате

Ако търсите начин да станете по-продуктивни, няма да имате особен проблем да намерите съвети. На темата са посветени  множество мобилни приложения, специализирани книги и блогове, които могат да ви посъветват как да оползотворите времето си по възможно най-добрия начин.

Много от най-често срещаните съвети обаче не са никак полезни, а други дори напълно грешни и вредни. Ето и няколко мита за продуктивността, които според експертите трябва да бъдат забравени.

1. Ако ставате рано можете да свършите повече работа

Искате да напишете роман? Станете един час по-рано от обичайното и отделете това време за нахвърлянето на няколко изречения, които да използвате за вдъхновение. Опитвате да намерите време за упражнения и медитация в натоварения си график? Настройте алармата за един час по-рано. В края на краищата, ранобудниците имат повече време за нещата, които искат да направят през деня, нали така?

Не точно, казва Стюърт Хърн, главен изпълнителен директор на компанията Clear Review, която разработва софтуер за управление на продуктивността. „Не всеки е ранна птица. Всички имаме различен биологичен ритъм и макар някои хора да са по-продуктивни през ранните часове на деня, при други случаят определено не е такъв“, казва Хърн.

Ако се стараете да ставате рано сутрин, а времето, в което се чувствате най-енергични и фокусирани е следобед, то самите вие саботирате собствената си продуктивност. За щастие,  възможността за приемане на гъвкавото работно време става все по-полярна в съвременния бизнес, а това дава на служителите контрол върху пиковата им продуктивността.

„Продуктивността зависи в най-голяма степен от намирането на онези неща, които ви дават мотивация и вдъхновение да правите, това което правите, отколкото от придържането към конкретен идеал или набор от правила, като например това да ставате в 6 часа сутринта“, казва Хърн.

2. Фокусирайте цялото си внимание върху най-важната задача, която имате, в пиковите часове на вашата продуктивност

Когато откриете времето, в което сте най-продуктивни, не трябва да се изненадвате, ако бъдете посъветвани да фокусирате цялата си енергия в този период в най-важната задача за деня. Иначе казано, независимо дали пикът на нивата ви на енергия и концентрация е в 8 ч. сутринта или 2 ч. следобед, не трябва да използвате това време за каквито и да е било други задачи.

В действителност обаче ние не можем да предвид обстоятелствата, пред ще се изправим през деня, и може да ни се наложи да отговорим на спешен имейл или да проведен разговор за важен проект за компанията, макар и да не сме директно отговорни за него. Освен това, човек не може да запази концентрация върху едно единствено нещо за дълъг период от време без в процеса да изгуби голяма част от своята продуктивност, казва Сара Вайнерман, основател на Work from Om, компания за инструкции по йога и медитация.

Вайнерман съветва да разделите работата си на по-кратки периоди от време, в които да се фокусирате върху една задача, преди да преминете на следващата. Тя нарича този подход „правилото 40-10-10“, при което човек отделя 40 минути за концентрирана работа върху една задача, 10 минути за почивка и други 10 минути за отговор на пропуснати съобщения или обаждания. Според нея този метод ще ви позволи да се фокусирате върху работата си и да останете в крак с комуникацията в компанията, без да станете жертва на негативните ефекти от мултитаскинга.

3. Мултитаскингът е вреден само за конкретният човек, който се занимава с няколко задачи наведнъж

Всички сме чували за недостатъците на мултитаскинга - лошо качество на изпълнението, често неспазване на крайните срокове, психическо и физическо претоварване и тн. Един от негативните аспекти на едновременната работа върху няколко задачи, на които обаче не отделяме заслуженото му внимание, е факта, че мултитаскингът не се отразява негативно само на човека, който го извършва. Ако например не внимавате с имейлите, които изпращате, в бързината може да направите някаква фатална грешка, която да провали изцяло работата на ваш колега. Може съобщението ви да прозвучи по начин, по който не сте искали, и да си спечелите репутацията на арогантен и негативен служител, който не се справя добре с комуникацията в офиса, казва бизнес коучът Гейл Бу.

4. Най-добрият начин за споделяне на информация е чрез технологичните устройства

Бъдещето е в автоматизацията, а технологичния напредък ни позволява да споделяме информация между отделните членове на екипа и отдели в организацията по по-лесен, бърз и свободен начин. Стига, разбира се,  машините да работят, , казва Адам Уорд от Simpler Consulting, компания на IBM, която специализира в управлението на фирми от сектора на здравеопазването.

„Това може да звучи странно от устата на човек, който работи за една от най-големите технологични компании в света, но понякога опитите ни да насочим цялата комуникация в дигитален формат, защото така сме свикнали или защото хората искат това от нас, не е най-продуктивния начин за правене на нещата“, казва Той.

Когато става въпрос за брейнсторминг и споделяне на идеи, понякога обикновената бяла дъска е най-доброто решение. Понякога най-добрият начин да предадете важната информация бизнес среща е като принтирате таблицата от Excel на лист хартия и я раздадете на присъстващите. С други думи, високотехнологичния подход не винаги е най-добрият

5. Технологията може да ви разсее от работата

В повечето блогове биха ви посъветвали да изключите напълно известията на телефона си и да блокирате определени сайтове на компютъра, за да избегнете изкушенията на социалните мрежи и youtubе, когато искате да се съсредоточите върху някаква задача. Ако обаче използвате мобилните си устройства графика си за деня, то изключването на нотификациите и алармите може да доведе до закъснение за важна среща или пропускане на важен разговор. Така че, в действителност технологията може както да ви разсее от най-важното, така и да ви помогне да не го забравяйте, важно е да намерите баланса.

6. Продуктивните хора могат да се натоварват с повече задачи

Фактът, че се справяте ефективно с работата си не означава непременно, че можете да се нагърбите с допълнителни ангажименти, казва бизнес коучът Дон Скот. Може да мислите, че продуктивните хора имат нужните качества, за да работят по повече проекти, но това може да подкопае качеството на работата им във задачите, по които вече са започнали да работят, казва той.

С други думи, когато имате способността да оптимизирате работата си и да постигнете повече за по-малко време, не се изкушавайте да се претоварвате с допълнителни задачи, които да не ви оставят време за почивка и възстановяване.

..........................................

Гуен Морън, съавтор на „The Complete Idiot's Guide to Business Plans“, за FastCompany.com