Когато времето не стига

Хората, които се занимават с предприемачество, могат да ви кажат, че няма такова нещо като „бавен ден“.

За мен най-напрегнатите дни са онези, в които много хора едновременно се нуждаят от времето ми. Това са дни, изпълнени с безкраен поток от срещи, обаждания, взаимодействия и искания. Дни, в които списъкът със задачи не спира да набъбва, а аз не разполагам дори с минутка за почивка размисъл.

Аз обичам да работя с хора. Всъщност, управлението на екипи е моето истинско призвание. За да стана ефективна в тази си роля обаче трябва да се науча как да запазвам спокойствие в най-хаотичните и забързани моменти в работата. В най-лудите и трудни за управление дни аз използвам няколко трика и стратегии, които ми помагат да постигна реален напредък и да изпълня голяма част от задълженията си за деня. Ето и няколко от тях.

1. Отделете конкретни времеви слотове за всяка задача

Опитайте да вмъкнете всичко в календара си всичко, което трябва да направите през деня. Например, може да отделите период от 90 минути за преглеждането на автобиографии на кандидати за работа във вашата компания, или пък да отделите 1 час за довършването на задача, с която не сте успели да се справите предходния ден. Другата полза от създаването на конкретни времеви слотове за всяка задача е, че то не ми позволява да отделям повече внимание на дадена дейност, отколкото смятан, че тя заслужава. Когато таймерът изтече, преминавам на следващата задача. В календара си отбелязвам дори „време за размисъл“, на което отделям поне няколко минути три пъти в седмицата. Под „време за размисъл“ имам предвид периоди, в които не докосвам мобилния си телефон, не чета съобщения на имейла и не работя по някаква задача – просто размисъл и медитация.

2. Не правете няколко неща наведнъж

Когато човек е много зает, мултитаскингът може да изглежда като единствения начин да се справите работното натоварване.

Попадали ли сте в ситуация, в която двама ваши колеги ви изпращат съобщения, а трети ви звъни по телефона в рамките на няколко секунди? Когато се озова в подобна позиция, инстинктивната ми реакция е да отговоря възможно най-бързо на всеки един от хората, които са ме потърсили.

С време се научих, че това не е особено ефективен подход и започнах да се боря срещу този си инстинкт. Разбрах, че ако говоря с някой по телефона, трябва да съм концентрирана на 100% върху дискусията. Това означава, че в този момент не правя абсолютно нищо друго. Отделете на хората вниманието, което те заслужават.

В крайна сметка, когато правите няколко неща наведнъж, вие не можете да дадете най-доброто от себе си във всяка една дейност, което води до посредствени резултати и полувинчати решения. Фокусирайте цялото си внимание върху една задача и ще си гарантирате повече успехи.

3. Запишете си в календара между 1 и 3 задачи, които трябва да завършите през седмицата

В началото на всяка седмица аз си отбелязвам в календара 3 ключови задачи(подредени по приоритет), които трябва да изпълня, за да може компанията да върви напред. Преглеждам напредъка си по тези проекти ежедневно, за да не ги изпускам от фокус. Най-важните задачи рядко са-лесни и бързо разрешими. Това често води до отлагане на тези трудоемки и сложни задачи за следващия ден, а после и за по-следващия ден и така до безкрай. За това аз се старая всяка сутрин да свърша първо работата си по приоритетните проекти, и след това да продължа с в всичко останало.

 4. Не подминавайте исканията и оплакванията на вашите служители

Не отменяйте срещи с вашите служители, когато те се нуждаят от съвет от вас, за да продължат напред. Искам членовете на екипа ми да се чувстват ценени и уважавани, а най-добрият начин да постигна този резултат е като изслушвам всяко тяхно искане и оплакване. Щастливите служители са ефективни служители. В много случаи те просто се нуждаят от вашето мнение и одобрение, за да продължат с работата.

Дори в най-напрегнатите дни не трябва да забравяте, че успехът ви зависи от вашия екип. Помогнете на служителите си да бъдат по-продуктивни и ще помогнете на себе си.

5. Започнете деня с правилната нагласа

Ако започнете деня с мисълта: „За днес имам прекалено много работа, най-вероятно няма да се справя“, вие се обричате на провал.

За да се противодействам на това самореализиращо се пророчество, всяка сутрин си казвам нещо от рода на: „Имам предостатъчно време, за да се справя с всички задачи, които имам за деня“. Този начин на мислене помага да разчупите най-трудоемките задачи на по-малки и лесни за изпълнение части.

6. Никога не пренебрегвайте здравето си

Когато сте изложени на стрес и принудени да действате бързо в една хаотична среда, лесно може да забравите за онези малки неща, които ви помагат да запазите разсъдъка си. Не трябва да забравяте, че успехът на вашия бизнес и цялата ви кариера са тясно свързани с вашето психическо и физическо здраве.

Моят партньор и съосновател на NakedPoppy Кимбърли Шенк е маратонен бегач. Тя ме научи да гледам на упражненията като на срещи, които не може да бъдат отложени. Моята сутрешна рутина се състои в слизането по стълбите от спалнята ми и в няколко минутна тренировка, която трябва да завърша, преди да имам времето да си кажа „Може би днес ще пропусна“.

Отнасям се по същия начин и с медитацията. Ако имам тежък ден и умът ми не може да намери покой, аз си казвам, че е по-добре да отделя три минути за медитация, отколкото да седя и да не правя нищо, защото мозъкът ми е блокирал от претоварване. Ако не можете да отделите само три минути за кратка почивка, то проблемът ви е много по-сериозен и най-вероятно е време да помислите за значителна промяна във вашата кариера.

И на последно място, но не и по значение,  никога не правя компромиси с времето си за сън. Каквото и да става аз винаги намирам начин да си набавя 8-те часа сън, от които се нуждая.

................

Джалех Бишарат, съосновател и главен изпълнителен директор на NakedPoppy, за MinutesMagazine.com