Всичко е в профила

PROFILE.GURU позволява на HR специалистите да оптимизират времето и работата си, за да се фокусират не само върху задължителни процеси като поддържането на трудово досие, но и върху най-важното – работата с хората

Колко документи е необходимо да съхранява една фирма за служител с 5-годишен стаж например? Отговорът със сигурност е десетки. А какво се случва, когато има 50 или 500 такива служители? Тук отговорът може да достигне 4-цифрено число. Трудовото досие е неизбежна част от отношенията между работодателя и хората от персонала. В условията на ускорена дигитализация, подсилила развитието на хоумофиса като стандартна практика, поддържането на база данни в електронен вид само улеснява процеса на работа с документацията на служителите. Това е особено важно за отделите по човешки ресурси, които балансират между много отговорности в организацията, свързани не само с поддържането на изрядни документи за всеки човек, но и с подбор на кадри, осигуряване на добра работна среда, колегиални отношения и още много други дейности. Като прибавим към това и фактите, че светът се намира в етап, в който се опитва да преоцени и ограничи отпечатъка си върху природата, а Амазонските гори произвеждат повече въглероден диоксид, отколкото кислород, мястото на платформи като PROFILE.GURU в работните процеси на компаниите е повече от заслужено.

Точно с три клика и без да използва нито лист хартия, един мениджър или HR специалист може да разгледа съдържанието на документите, свързани с един служител – от договора му за работа до последната молба за отпуск. Това е така, защото PROFILE.GURU поддържа специален раздел с документите на хората в компанията и позволява сортирането и търсенето им по различни критерии (име, описание, тип, формат, дата), като достъпът до тази информация може да се настрои според нуждите на организацията. Освен че могат да разглеждат вече наличните документи, те могат да генерират автоматично и нови с помощта на шаблони, създадени от самите тях. Така например в рамките на по-малко от минута е възможно да бъдат издадени служебни бележки на цял един отдел в компанията и те да бъдат разпределени в профилите на отделните хора.

[[{"fid":"385225","view_mode":"default","fields":{"format":"default","alignment":"","field_file_image_alt_text[und][0][value]":false,"field_file_image_title_text[und][0][value]":false},"link_text":null,"type":"media","field_deltas":{"1":{"format":"default","alignment":"","field_file_image_alt_text[und][0][value]":false,"field_file_image_title_text[und][0][value]":false}},"attributes":{"height":466,"width":801,"class":"media-element file-default","data-delta":"1"}}]]

„HR-ите са натоварени със задачата да съхраняват знанието за служителите – техните цели, представяне и ангажираност. Утре това знание може да си тръгне от компанията заедно с HR-a, освен ако не бъде документирано. Системата ни прави именно това – съхранява знанието за хората, така че то да стои на място, достъпно за всички останали в организацията според позицията им“, разказва Мирослав Долапчиев, управляващ партньор на IBS, компанията, която разработва и разширява полето от функции на PROFILE.GURU повече от 10 години. Според него такива софтуерни решения ще позволят на HR специалистите да се фокусират върху основните си функции. „Те трябва да се грижат за мотивацията, за привличането и задържането на служителите, вместо по цял ден да са заети с генериране, разпределяне и подписване на документи“, смята той.

В подобни платформи с толкова много заинтересовани страни обаче съхранението и достъпът до данните е деликатна тема. Затова при всяка инсталация на PROFILE.GURU информацията се криптира, резервира и архивира непрекъснато, което гарантира целостта и неприкосновеността ѝ. А дейностите в системата се регистрират в отделен лог с ограничен достъп.

Трудовото досие всъщност е само един от инструментите, с които разполага софтуерът. Възможни са и бързи справки за позициите, уменията, обученията, придобивките, сертификатите, професионалния опит и представянето на членовете на екипа. Това помага не само за следене на прогреса, но и за интегриране на нови служители в компанията, които лесно могат да научат основни факти за колегите си, когато им бъде създаден личен акаунт в PROFILE.GURU. „Отличаваме се с това, че предлагаме комплексно решение. Трудовото досие е актуална тема за всеки специалист по човешки ресурси, но ние успяваме да дадем много повече от това“, пояснява Долапчиев.

От друга страна един от разделите позволява следене на ключовите показатели, свързани със служителите. Когато един човек бъде назначен или напусне работното си място, статистиката се променя в реално време – общият брой на персонала и неговата средна възраст, свободните длъжности, съотношението мъже – жени в организацията, както и средното време, което работниците прекарват в нея. Опцията за такъв тип проследяемост позволява на компаниите във всеки един момент да знаят дали показателите се движат в границите на нормалното и кога вниманието на HR отдела трябва да се насочи към подобрения в конкретна посока. Защото грижата за хората винаги трябва да е на първо място.

Галя Иванова. Текстът е от новия брой на сп. "Мениджър", който е на пазара