Строго конфиденциално

Изкушен да спечели доверие или да мотивира служители, често изпълнителният директор споделя конфиденциална информация свързана с финансови проблеми, сливане и изкупуване, планове за развитие и т.н. Една „тайна,“ изречена дори само пред един човек, не рядко стига до цялото предприятие. С изключение на случаите, когато директорът е „пропуснал“ тази информация нарочно, това често може да доведе до ненужни проблеми. Класически пример за това какво се случва при неправилното споделяне от едно ниво на друго е информацията, свързана със заплати и бонуси. Резултатът винаги е тотална демотивация на екипа, увеличаване на текучество, влошаване на работната атмосфера и т.н. Затова в случая е силно препоръчително ведомостта да се изготвя или от много доверен вътрешен служител или изцяло да бъде изнесена извън предприятието.

Практиката показва, че има три основни нива за споделяне на информация. Първото и най-високо е за най-стратегическата информация. То касае борда на директорите, мениджъри на дъщерни фирми и директори. Информацията, която тук се споделя, включва важни планове или проекти, които да развиват фирмата или да предложат нещо ново на пазара. Второто ниво на информация е свързано със среден мениджмънт, ръководители на отдели, старши специалисти. Тази информация е свързана основно с практическата част и резултатите, които ще последват от приложеното на практика. Представителите на това ниво трябва да са наясно с актуалното състояние на фирмата и какви са възможностите да се избегне конкретен проблем или да се реализира бъдещ проект. Третото ниво на информация е предназначено за целия персонал. То се отнася до текущ план или проект, засягащ определен период, който не е свързан с дългосрочни планове. Ако представителите на мениджърските нива взимат конкретни стратегически решения, то от служителите изцяло зависи осъществяването им. Нека разгледаме тези нива не като суха теория, а като въпросник:

Кои са темите във фирмата, по които никой не бива да бъде информиран?

А) Годишни финансови отчети;

Б) Среща с ключов клиент или партньор;                                                     

В) Недоразумение, което би могло да се коригира лично от изпълнителния директор;

(верният отговор  е В)

Няма фирмена информация, която да бъде ограничена и да остане само за изпълнителния директор. Процесът на развитие на конкретен проект или изграждането на стратегии изисква участието на повече от един човек от екипа. Независимо дали решенията ще се взимат на високо мениджърско ниво, или на ниво персонал, съгласуването е неизбежно. Дори ако предстои сливане или продаване на фирмата, този процес изисква консултиране, независимо дали ще са юристи, финансови мениджъри. Стратегическите планове в една голяма фирма не зависят от един човек. За да са актуални, те изискват срещи и разговори с отделни звена или мнение на борда на директорите. В такъв момент подборът на екип от страна на изпълнителния директор трябва да е добре и предпазливо обмислен. Това е сложен процес, който изисква време за изграждане на доверие.

Изпълнителния директор трябва ли да има доверени хора, с които да споделя конфиденциална информация:

А) Да

Б) Не

В) Зависи от конкретния момент и спецификата на информацията.

(верният отговор тук е А)

Честата смяна на доверени хора спрямо конкретната ситуация не е удачен вариант. Добре е всеки изпълнителен директор да има един или двама най-доверени свои хора, от които да приема съвети или просто да чува мнение. Още по-важно е тези хора да са негов личен избор на база преценката му.

Информация, която изисква да бъде предоставена само и единствено до знанието на конкретен брой хора, включва: Загуба на много голям клиент или партньор; Финансови проблеми на фирмата; Сливане или изкупуване преди процеса да е финализиран; Значителни проблеми с държавните институции. В този случай най-доверените хора трябва да са сведени до минимум - това трябва да са членовете на екипа, които пряко отговарят за конкретната промяна или проект да се осъществи. Предоставянето на подобен тип сведения трябва да е свързано с компетенциите на конкретния човек, екип или отдел.

Каква информация трябва да бъде свеждана до знанието само на борда на директорите?

А) Когато пристигат нови служители или стажанти;

Б) Когато фирмата предстои да излезе на фондовата борса;

В) Отпуските на отдел „Продажби“.

(верният отговор тук е Б)

Сведенията, които касаят борда на директорите са по-глобални спрямо самата фирма и тяхната функция е да участват активно в изграждането на стратегии. Бордът на директорите е тази част от една фирма, която може да вземе решение за мащабни промени. Всеки неин член им свой принос към фирмата, и също така има конкретни и различни интереси. Ако собствениците са помолили изрично за конфиденциалност – то тогава е важно да знаем защо и до какъв срок тази информация трябва да бъде пазена в пълна секретност.

Каква информация трябва да бъде свеждана до знанието на средния мениджмънт?

А) Подробна информация от срещите на борда на директорите

Б) Липса на финансов капитал.

В) Какви са резултатите на фирмата по направления услуги и продукти.

(верният отговор е В)

Важно е средният мениджмънт да е изцяло запознат с актуалното състояние и основните процеси, протичащи във фирмата. Разговорите от страна на изпълнителният директор със средния мениджмънт зависят от мащаба на конкретната фирма. Ако нейният капацитет е над 300 души това трудно би могло да се осъществи. Ако обаче броят на средния мениджмънт е по-малък от 40 души е важно изпълнителният директор да има обратна връзка от тях.

По кои теми изпълнителният директор трябва лично да информира цялата фирма?

А) Когато предстои продажба на фирмата.                

Б) Когато има проблеми с финансовата наличност.

В) Когато има технически проблем в някой от отделите.

( правилният отговор, разбира се е А)

Продажбата е момент, в който настъпват промени във всички нива на управление. Тези промени са различни за мениджърите и за персонала, но е важно новината да им бъде представена на общо събрание за цялата фирма. Важно е да се обърне внимание на всеки един от отделите, за да разберат в детайли значението на промяната и най-вече всеки да е наясно до каква степен тези промени касаят работата му.

Най-добрият начин за информиране на целия екип е чрез електронна поща, като е важно да има автоматични настройки за получаване, или потвърждение от колегата, че го е получил. Освен това кореспонденцията чрез електронна поща спомага и за приоритизиране на задачите. Информирането на екипа по телефона не е препоръчително, тъй като крие риск от недоразумения и погрешно тълкуване. Добре е разговорите по телефона да са максимално кратки и ясни. В някои фирми се препоръчва кореспонденцията чрез sms-и. Те не прекъсват работата на колегите и в същото време, информацията остава документирана писмено.

В средните и големи фирми правилата за информация и всичко свързано с нея се управляват от HR отдел или „Комуникации”. В по-редки случаи - от административния отдел, ако има такъв. Правилата включват формална процедура за разпределяне на комуникацията, съпроводена от примерни формуляри, документи, все по-често срещаните вътрешни бюлетини, дъски за съобщения и други. Изпълнителните директори могат да допуснат сериозен пропуск ако споделят неподходяща информация, спрямо позицията на човека.

Важно е всеки във фирмата да има ясно фиксирани задачи и конкретен ресор, в който работи. Споделянето на информация на човек, чиито компетенци се разминават с типа информация би могло да доведе до грешки и двойно повече работа. Например ако осведомим персонала от отдел счетоводство за стратегията на рекламната кампания на колегите им от отдел маркетинг, бихме могли да създадем верига от неясноти и препредаване на информацията в изкривен вид.

Не е добре да се оставят черно на бяло следи, когато информацията не е обсъдена финално, когато решението не е окончателно взето и е в процес на доуточняване. Съществува риск ако тази информация не е точно и ясно структурирана – описана в документ да предизвика сериозно объркване.

Георги Първанов, консултант