Бизнес перспективи: Грешките, които се превръщат в излишен товар

Електронните таблици са един от най-универсалните и широко използвани инструменти в света на бизнеса. Те предлагат лесен начин за организиране и манипулиране на данни, извършване на изчисления и създаване на визуално представяне на информация. Въпреки това, когато се използват за неподходящи задачи, електронните таблици бързо се превръщат в патерица, която пречи на напредъка и точността. Въпреки че те несъмнено имат своето място в основното бюджетиране, те са тромави и опасни, когато се използват за дефиниране на процес или за сложно вземане на решения. Казано по-просто, електронните таблици са чудесен инструмент за индивидуални задачи, а не за работа, която изисква широкомащабен систематичен подход.

Без централизиран охраняван процес, който да поддържа всичко в ред, управлението на данни се превръща в кошмар. Това не само губи време и уморява персонала ви, но липсата на правилно управление на данни също е опасно за бизнеса. Защо? Ако вашите данни са неправилни, частично липсващи или остарели, бързо ще загубите връзка с пазара и няма да можете да провеждате ефективно вземане на решения за вашата марка.

Какво би се случило, ако вашата организация затвори своя ERP или CRM и направи всичко в електронни таблици? Отговорът е очевиден: това би било еквивалент на зомби апокалипсис.

Маркетинговите отдели са особено податливи на претоварване с електронни таблици, тъй като техният бизнес не се контролира от ERP или CRM на организацията. Тези екипи обработват огромни количества данни от множество източници като безкрайни GTM (Go-To-Market) цикли, операции, дилъри, дистрибуция и други. Когато електронните таблици се провалят, маркетинговият екип се осакатява от огромната задача да сортира многогодишни объркани и неточни данни. Последствията от този провал са крайно катастрофални и крещящо очевидни при извършване на доклади.

Какви са някои от вредните последици от грешки в електронните таблици? Нека обсъдим шест от тях. 

1. Възпрепятства вземането на решения 

В цикъла на GTM (Go-To-Market) данните играят решаваща роля, като позволяват на брандовете да вземат информирани решения и да подобряват своите процеси. Тези данни обхващат широк набор от информация, като продажби, обратна връзка, прозрения за продукти, канали и др. Успешните марки осъзнават значението на използването на данни за затягане и подобряване на техния GTM цикъл всеки път.

Електронната таблица не е предназначена да дефинира процес или естествено да събира данни в този мащаб. Освен това, тя събира само основна информация на повърхностно ниво, като предхожда подробните оперативни данни, необходими за подобряване на следващия GTM процес.

Без централизирана система брандовете рискуват да изостанат от своите конкуренти поради неоптимално вземане на решения, което разчита на догадки, а не на прозрения, базирани на данни от предишна работа.

2. Блокира мащабируемостта 

Електронните таблици не са предназначени да се справят със сложността на маркетинговите данни, като например взаимодействия с клиенти в множество канали, демографска информация и разположение и ефективност на кампанията.

Принуждаването на служителите да препращат безразборно хиляди числа в множество листове, за да съберат основни прозрения, е просто неустойчиво и неикономично. Звучи очевидно, нали? Но ще се изненадате от броя на компаниите, които все още се опитват да работят по този начин.

3. Заплашва сигурността 

Електронните таблици нямат необходимите функции за сигурност, необходими за защита на чувствителни данни, което прави бизнеса уязвим на пробиви на данни. За да избегнат това, фирмите трябва да приемат по-сложна система за управление на данни, която може да обработва големи количества данни, да предоставя стабилни функции за сигурност и да позволява криптиране с лесен анализ на данни и отчитане. Могат ли по-голямата част от вашите маркетингови данни да се предават на флаш устройство? Ако е така, имате огромен проблем.

4. Липсва ефективност 

Използването на електронни таблици за записване на маркетингови данни е колосална загуба на време. Създаването и актуализирането на електронни таблици отнема много време, нестабилно е и скъпо (тъй като трябва да се прави ръчно от хора).

По-ефективен подход за управление на маркетингови данни е използването на специална платформа за автоматизация на маркетинга, която може да се справи с целия маркетингов процес. Този подход рационализира събирането на данни и предоставя мощни аналитични инструменти, за да помогне на бизнеса да оптимизира своите маркетингови стратегии. Това, което би отнело дни на член на персонала, може да бъде направено за секунди.

5. Склонност към грешки 

Вероятността в даден момент да възникне човешка грешка е неизбежна. Лесно се допускат грешки и дори един добросъвестен служител по електронни таблици може да се подхлъзне рано или късно. Една единствена печатна грешка или незначителна грешка в изчисленията може да доведе до повтарящи се неточности във вашите данни.

Опитът да се следи информацията в множество електронни таблици също може да доведе до дублиране и несъответствия, което затруднява получаването на ясна картина на представянето на бизнеса. Използването на автоматизирана платформа ще премахне тези грешки.

6. Силна умора на системата 

Служителите често трябва да поддържат множество електронни таблици, всяка със собствен набор от данни, формули и форматиране. Това създава силози от информация, където данните не се споделят ефективно, което води до неефективни процеси и дублиране на усилия. Освен това служителите може да се затрудняват да бъдат в крак с промените в електронните таблици, което води до объркване и грешки. С течение на времето това води до умора на системата, при която служителите се разочароват от сложността на управлението на данни в електронни таблици и може изобщо да се противопоставят на използването им.

Чрез възприемането на по-интегриран подход със система, която позволява лесно сътрудничество между отделите, фирмите могат да рационализират своите процеси, да подобрят точността на данните и да намалят тежестта върху служителите.

Каква е алтернативата? 

Днес има изобилие от технологии, достъпни за организациите. Ако все още използвате електронни таблици за нещо различно от просто въвеждане на данни за малки задачи, вие съзнателно вземате решение да забавите процеса. Електронните таблици със сигурност имат своето място в света на бизнеса, но НИКОГА не трябва да се използват за задвижване на процеси, събиране на значителни масиви от данни или за вземане на сложни решения. За щастие платформи като Regulator автоматично събират и обединяват данни от множество източници и ги представят в лесен за използване формат. Приемането на система като тази облекчава персонала и му позволява да се съсредоточи върху вземането на решения, базирани на данни, вместо да се бори с управлението на данни. Време е да преминем отвъд електронните таблици и да прегърнем бъдещето на управлението на данни.

Източник: Джейми Калон, изпълнителен директор и основател на Regulator Inc., за entrepreneur.com

Превод и редакция: Нели Тодорова