Заедно или поотделно - как най-добре да включим новите служители в работата

Директорът „Човешки ресурси“ на компанията за маркетингови инструменти за малък бизнес „Buffer“ Никол Милър обяснява спецификата на едновременната и поетапна адаптация на новодошлите служители

През последните години наехме много служители и един от въпросите, които си зададохме беше: Как ще е по-добре да се адаптират новите членове на компанията, които ще работят в един и същ отдел – едновременно ли да протече този процес или не? Включително как ще се отрази това на останалите членове на екипа и на мениджърите заети с наемана на персонал, тъй като ние сме сравнително малък екип, а активно наемаме хора през последната година и половина. В тази статия ще разкажа споделеното от мениджърите, включително някои от съветите, дискусиите и най-добрите практики, които следваме за адаптиране, в това число и на дистанционно разпределен екип.

Кога да адаптирате поетапно новите служители

През 2021 г. наехме 26 души за девет месеца, което е твърде значимо за нашия екип от по-малко от 90 служители. Много от тези новодошли в компанията бяха приети в отделите за разработка, продукти и защита на клиентите. Това създаде допълнителна тежест за някои от членовете на екипа и мениджърите по наемане, на които беше възложена по-голямата част от работата по адаптирането на новите хора.  Ние не изискваме от новите служители да започнат работа в определени дни, но ги насърчаваме сами да решат коя начална дата е най-подходяща за тях, как е било при предишния им работодател и дали това е добре за семейството им. По такъв начин те понякога започват работа в един и същи ден, но понякога с разлика от седмици. Дистанционното включване обикновено изисква много подготовка и инструктаж. Подготвяме общ документ за всички новодошли, който ясно определя очакванията за първите 30-60-90 дни, както и назначаваме функционален партньор, който да помага в конкретна работа, и партньор, който да помага при адаптацията с фирмените ценности. Наемането на трима служители за включване на всеки новодошъл, като цяло ангажира много екипа, но това е доказан начин да подкрепите новопостъпилите, особено в работещ дистанционно екип.

Обучение при всяко ново начинание и опит

Ръководителят на екипа за защита на клиенти Дарси Питърс прие в своя екип двама нови служители в края на 2021 г., като всеки от тях запоична работа с разлика от три седмици. Различното време за начало на постъпване на работа, тя намира за много полезен подход, главно  по отношение на изучаване на това как да се подобри адаптацията. „Успях да извлека поука от първия опит. Съжалявам ли, че не зададох повече въпроси на моите хора след 30-ия ден? Можех ли по друг начин да синхронизирам работата на екипа в 60-дневен период“, пита се Дарси Питър. Друг шеф от отдела за защита на клиентите, Рос Пармли, поддържаше същото мнение и е съгласен, че наличието на интервал в началото на адаптацията на новите служители, се отразява на целия екип и не влияе в значителна степен на изпълнението на задачите и постигането на новите цели. Първите няколко седмици, като правило, адаптацията на новодошлия леко разсейва служебния му партньор от задачите, така че е много полезно това да не става по едно и също време. Това може да не се отнася за други хора от екипа, но си струва да помислите за взаимодействие с ролеви партньори и създаване на интервали, за да направите адаптацията по-плавна, така че твърде много служители да не се разсейват от задачите си едновременно ”, казва Рос Пармли.

Кога си струва да се направи съвместна адаптация на начинаещите служители ?

Хейли Грифис нае двама нови служители в рамките на една седмица.  „Това протече твърде гладко, когато двамата нови служители започнаха в една и съща седмица. Направих тяхното адаптиране по едно и също време, а не на интервали. Те усвоиха една и съща роля, за да могат да се подкрепят взаимно, докато изучават инструментите и процесите“, обяснява Хейли Грифис. Ние също така се ангажираме да празнуваме завършените етапи на 30, 60 и 90 дни и да споделяме полезните отзиви за тях. Когато няколко новодошли в екип започнат по едно и също време, може да са необходими допълнителни усилия от мениджърите по наемането и по-мащабни дейности в продължение на тези 90 дни. „Като започнете по едно и също време, можете да синхронизирате етапите и да ги комбинирате заедно и да не се налага да ги разглеждате по отделно“, казва Рос Пармли.

Определето в своя работен график и време за начинаещите

„Да имам двама нови членове на екипа едновременно означаваше, че трябваше да освободя по-голямата част от графика си за тях през първите две седмици, за да съм сигурна, че съм по-достъпена от обикновено – тъй като това все пак са двама души. Но като се има предвид, че те все пак овладяваха една и съща роля мисля, че това беше най-добрият начин за старт”, казва  Хейли Грифис

Създаване на връзки в дистанционна среда

Независимо от конкретната начална дата за новодошлите, създаването на общност и пространство за свързване е от полза за виртуалните екипи. Поканихме нашите нови служители от 2021 г. в канала Slack, за да могат да се свързват и подкрепят взаимно като нови членове на „Buffer“.  „Можеше да се случи по-бързо, ако новите ми служители започнаха заедно, но видях, че те вече така и така много се подкрепят. Една от тях веднага се почувства по-силна, тъй като вече имаше известен опит в „Buffer“ и успя да подкрепи малко колежката си Лекси. По-късно те откриха, че всеки е в състояние да подкрепя другия в различни области (вероятно поради специфичните познания на техните партньори) и да допринасят взаимно за обучението на другия. Въпреки факта, че бяха разделени от две седмици, те се обадиха една на друга, включително и на водещия проекта. Те също така проведоха няколко мини-обучения със служителите на нашето звено“, разказва Дарси Питърс.

Инвестициите в адаптацията на новите служители се отплащат значително в процеса на тяхната работа в екип. Осигурете ясни канали за поддръжка и определете тези, към които можете да се обърнете за помощ. Новодошлите обикновено създават тесни връзки със своите колеги по функции и култура, а също и с тези, които са започнали работа едновременно с тях. Дори и да има разлика от няколко дни или седмици между тях, това е чудесна възможност за общуване между новите служители.