Защо всяка работна среща трябва да започва точно навреме

Опитайте да си спомните последната среща, на която сте присъствали и която е започнала навреме, а да не говорим за такава, която е започнала няколко минути по-рано.

Ако сте се затруднили, не сте сами. Преди години с един приятел започвахме да отбелязваме действителния начален час на всяка среща, на която сме присъствали. (Да, имахме по-добри неща за вършене и не, не ги правехме.) От приблизително 700 срещи, които записахме, само три всъщност бяха започнали навреме. Което означава, че това са били единствените три срещи, които са били толкова ефективни, колкото е можело да бъдат. Според проучване, публикувано в Journal of Organizational Behavior, срещите, които започват късно, не са само дразнещи и не просто губят време. Срещата, която започва със закъснение, е по-малко продуктивна.

Изследователите са установили, че една среща, която започва с 10 минути закъснение, е с една трета по-малко ефективна по отношение на резултатите – както реални, така и възприемани, от среща, която е започва навреме. Генерирани са с една трета повече идеи. Осъществимостта на генерираните идеи е с почти една трета по-ниска. Енергията, ентусиазмът и ангажираността на участниците са по-ниски.

Представете си средностатистическата среща. Няколко души пристигат (физически или виртуално) по-рано. Те естествено започват да си говорят. В крайна сметка „стаята“ се запълва и е време за начало, но няколко души все още не са пристигнали. Или един или двама ключови хора – обикновено тези, които отговарят за срещата, продължават да си говорят. Никой не ги прекъсва, защото те отговарят за нещата.

В крайна сметка организаторът на срещата се осъзнава и казва: „Добре, всички. По-добре да започваме.“

Междувременно голяма част от фокуса и ентусиазма са изсмукани от стаята и без значение колко се стараете – независимо дали сте лидер или участник, възвръщането на този фокус и ентусиазъм е почти невъзможно.

Изследователите също установиха, че ако вашите служители приемат, че срещите няма да започнат навреме, тяхното представяне и участие ще бъдат засегнати, дори ако дадена среща действително започне навреме.

Няколко решения:

Спрете да провеждате толкова много срещи. Нещо, което не съществува, не може да започне късно. Освен това: изследванията показват, че срещите правят хората по-малко умни – участници, разпределени в малки групи и помолени да решават проблеми, са претърпели индивидуален спад в коефициента на интелигентност с приблизително 15 процента. Големите срещи също задушават участието, особено от хора, които възприемат статуса си като сравнително нисък в йерархията на групата. Както казва Марк Кюбан: „Не провеждам срещи или телефонни разговори. Ще проведа среща, ако ми напишете чек. Ще проведа среща, ако има наистина основателна причина да помогна за сключването на сделка. Отвъд този случай, всичко е за имейл.“

Започвайте срещите точно навреме. Дори някои хора да закъснеят. Започнете навреме и те ще спрат да закъсняват. Не мислите, че започването без тях е грубо. Грубото в случая е, че закъсняват, защото това означава, че времето им е по-ценно от това на другите хора. Закъснението компрометира резултата от среща, която сте смятали за достатъчно важна, за да проведете.

Срещите са скъпи. Съберете заплатите на всички присъстващи и си представете, че вие ​​сте този, който плаща тази конкретна сметка (ако сте собственик на малък бизнес, то вие сте точно този човек) и решете дали срещата си струва инвестицията. Ако е така, късното стартиране компрометира резултата от среща, която сте решили, че е достатъчно важна, за да бъде проведена.

…………..

Джеф Хейдън, автор на „The Motivation Myth: How High Achievers Really Set Themselves Up to Win“, за Inc.com.

Превод и редакция: Георги Георгиев