Методът Pomodoro и други съвети за продуктивен мениджмънт

Най-важното за всяка компания е растежът, който обикновено е свързан с дълги списъци със задачи, оскъдно количество ресурси и недостиг на време. Една такава фирма зависи от ежедневните успехи и ако не ги постига, ще трябва да се сбогува с растежа.

Освен това, ролята ви и умението да работите допълнително имат огромно влияние върху околните, които разчитат на вас да изпълните задачите си, защото ако не го сторите, спъвате работата на целия екип.

В такъв случай, какво бихте могли да направите, за да сте сигурни, че ще се справяте блестящо и според способностите си всеки ден? Предлагаме ви няколко съвета за продуктивност, които ще ви помогнат да извлечете максимална полза от всеки работен ден.

Планирайте деня си сутринта

За да започва работният ви ден със силен старт, отделяйте по малко време всяка сутрин, за да го планирате. Направете си списък със задачите, които трябва да бъдат изпълнени, и разделете деня си на части, с които ще можете да се справите.   

Добавяйте времеви блокчета в календара

След като сте записали всичките си отговорности, нанесете ги на календара. Опитайте се да предвидите колко време ще ви отнеме всяка, за да добиете представа дали работният ви товар в този ден е поносим. Бъдете реалисти! Няма да работите нон-стоп в продължение на 8 часа, затова нанесете още почивките и събранията си – особено обяда!

Допълнителна причина да си нанасяте тези блокчета е, че по този начин не затъвате във внезапно изникващи събрания – времевите блокчета свидетелстват за това, че сте заети! 

Не вършете пет неща едновременно!

Може да звучи пределно ясно, но мултитаскването убива продуктивността! Важно е да се фокусирате върху една дейност – и само една, - за да успеете да свършите повече работа през деня. Затова не си позволявайте да се отплесвате по и-майли и бюлетини, когато пристигат такива.

Методът Pomodoro

Методът Pomodoro се състои в разпределянето на всички задачи от деня в малки времеви кутийки от по 25 минути, като след всяка изпълнена задача правите 5-минутна почивка. Ето и няколко приложения, които биха ви помогнали при прилагането на тази техника:

• Egg Timer
• Focusbooter
• Eggscellent
• Breaktime

Съставете си списък със задачите

За щастие, има голямо изобилие от приложения, които могат да ви помогнат в това начинание. И все пак ви е необходимо такова, което да може да работи както на компютъра, така и на мобилните ви устройства. Ето няколко инструмента, които може да са ви от полза:

• Evernote
• AnyDO
• Omnifocus
• Firetest
• Wunderlist

Вслушвайте се в заобикалящите ви звуци

Това би ви помогнало да подобрите представянето си по отношение на по-творческите дейности. В проучване, публикувано в Journal of Consumer Research, учени изследват ефектите на различните нива на шум върху продуктивността. По време на експериментите, те открили, че средното ниво на заобикалящите звуци благоприятствало постигането на успех в по-творческите задачи.

По-силните шумове не се отразявали добре на креативността и се оказало, че в такава среда е необходимо човек да открие собствения си баланс – както когато се намира във влак или в заведение, – за да успява да подхожда творчески към отговорностите си.

Ето и няколко приложения, които биха могли да ви помогнат да се абстрахирате от шумотевицата в офиса:

• Simply Noise
• Raining.fm
• Ambient Mixer
• Coffitivity

Използвайте цветни бележки, за да организирате информацията

Цветните бележки са идеални, когато ви се налага да си водите важни записки. Освен това, те значително улесняват подредбата на информацията, когато дойде време да я представите. Вярвайте, ще ви спасят живота!

Отделяйте време, през което да отговаряте на всички и-мейли

Според Тим Ферис, автор на The 4-Hour Work Week, най-добре е да проверявате електронната си поща два пъти дневно. Разбира се, това зависи от естеството на работата ви. Ако се занимавате с обслужване на клиенти, съветът на Ферис не е особено препоръчителен.

Идеята е да отделите едно времево блокче, в което да се погрижите за електронната си поща. Когато сте отметнали кореспонденцията с клиенти, ще можете да се концентрирате върху останалите си задачи.

Източник: Inc.com