"Винаги има време": 21 ценни урока по тайм мениджмънт

Едно от най-трудните умения, които трябва да усвоите в кариерата си, е управление на времето. Ако опитвате да вършите няколко задачи накуп, или се фокусирате върху маловажни подробности, ще пропилеете много време.

Дизайнерът и автор от Монреал Етиен Гарбули се е борил с това. С времето той се е научил как да управлява работния ден и работата си ефективно. Анализирал е какво се получава при него и другите предприемачи. През 2013 г. популярната му презентация по темата "26 техники за тайм мениджмънт, които ми се иска да бях узнал на 20 години" беше отличена с награда за най-харесвана презентация на годината от SlideShare. По-рано през 2015 г. той представи и "25 хитринки по тайм мениджмънт за начало на новата година".

Ричард Фелъни от сайта BusinessInsider събира най-добрите прозрения от двете презентации с допълнителен контекст. Съветите се отнасят за професионалисти на всякаква възраст - от 22-годишни стажанти, до 50-годишни изпълнителни директори. Ето какви са те. 

1. Знайте, че винаги има време. Не мислете, че нямате време. Ако не завършите нещо, то е защото не сте го сметнали за спешно или достатъчно приятно, за да ви е приоритет над всичко останало, което правите.

2. Дните се изпълват по-бързо, отколкото очаквате. Отделете си малко допълнителни часове. Избягвайте да претрупвате графика си, като сте твърде прецизни с плановете. "Колкото по-подробно описани са една задача или план, толкова по-лесно ще ви се изплъзнат", пише Гарбули.

3. Вършите повече, като се отпуснете. Понякога няма да сте във форма, а друг път ще може да работите 12 часа наред. Възползвайте се от втория вид дни.

4. Търсете дейности, които помагат не само на професионалния, а и на личния ви живот. "За максимална ефективност, изравнете професионалните и личните си цели", казва авторът Крис Гилбо. Например, ако нямате намерение да се местите в Япония или да работите там, е по-добре да вземете няколкомесечен курс, който ви е полезен за работата, а не да се запишете на уроци по японски.

5. Има разлика между това да стимулирате развитието си и да се изморявате. Усилената работа понякога включва безсъние и неумолима продуктивност. Дори и да сте невероятно амбицирани обаче трябва да отделяте време за почивка. В противен случай, умората ще ви повали и ще станете по-малко продуктивни, отколкото, ако сте отпочинали.

6. Ще загубите фокус, ако вършите много неща наведнъж. Проучванията сочат, че мозъкът изразходва енергия, когато променя концентрацията от едно нещо на друго. Ако се опитвате да сте мунтифункционални, изтощавате мозъка си.

7. Може да ограничите разсейването. Пробвайте техниката Pomodoro, с която разделяте работата на непрекъснати периоди от по 25 минути, с почивки между тях от 3 до 5 минути. Или ползвайте софтуера SelfControl, който ви възпира да използвате Facebook и Twitter за известни периоди.

8. Да свършите нещо дребно е най-добрият начин да почнете да работите. Една презентация, която трябва да завършите, изглежда заплашително в 8 часа сутринта. Подгответе ума си като почнете с лесна и бърза задача, например да отговорите на важни работни имейли.

9. Перфекционизмът е само временно решение за дневните дейности. "Един добър план, изпълнен на момента, е много по-добър от перфектен план, изпълнен следващата седмица", казал веднъж генерал Джордж Пейтън.

10. Повече часове на работа невинаги означават повече продуктивност. Не се залъгвайте, че като стоите на бюрото си, работата ви ще стане по-малко. Направете всичко възможно да свършите настоящата си задача в обикновеното работно време, вместо да работите до вечерта.

11. Отделяйте работата, която изисква концентрация от другата. Ако постоянно спирате да работите, за да премислите нещо, се забавяте.

12. Робският труд трябва да спре. Ще разрушите тежкото темпо на работа, ако по цял ден пращате имейли или си обновявате графика. Отделете друго време за тях.

13. Най-добре е да отговорите на някого веднага, ако това ви отнема няколко минути. Приложете "двуминутното правило" на автора на "Да свършим нещата" Дейвид Алън. Правилото се отнася за писмената кореспонденция. Ако може да отговорите веднага на един имейл, то тогава не отлагайте.

14. Големите задачи са по-лесни за управление, когато са разделени на части. Футболният треньор от Алабама Ник Сейбън има такава философия.Той я нарича "Процесът". Вместо да кара футболистите си да се концентрират върху победата, той ги тренира да се фокусират върху това пред тях – всяко блокиране, подаване и гол.

15. Ако ви отнема повече от 20 минути да започнете, сменете задачата. Ако по някаква причина не напредвате, преминете на нещо друго, за да си върнете продуктивността.

16. Няма две еднакви по важност задачи. Всекидневните списъци със задачи са ефективен начин да планирате деня си, но е важно да ги подреждате по приоритет. Започнете с тези на първо място, а подреждането на файлове и документи оставете за края, когато сте изтощени.

17. Винаги знайте какво трябва да свършите на всяка цена през деня. За да ви е лесно да подредите приоритетите, помислете коя задача е най-важна и отдайте енергията си да я свършите.

18. Нужно е да разпределите работата между другите хора. За да сте напълно ефективни, преодолейте страха да давате работа на някой друг. "Ако една работа може да се свърши поне на 80% от някой друг, давайте му я!", съветва Джон Максуел.

19. Ако се концентрирате върху миналото, няма да вървите напред. Не се разсейвайте с успехите или провалите от вчера. Вместо това се съсредоточете пред текущата задача.

20. Водете си бележки. Не мислете, че ще запомните всяка хубава идея, която ви хрумне през деня. Няма значение дали ще я запишете в тетрадка, на бяла дъска или в приложение като Evernote.

21. Намислете си по-големи цели, за да преживявате дните. Гарбули призовава: "Гледайте към истинската награда. Съсредоточете се върху целите, а не върху задачите. Наглеждайте целите.“