Върнете секретарката!

Едни от най-ярките моменти на корпоративната епоха са тютюнопушенето, чашата уиски следобяд и армията секретарки, пише Harvard Business Review. Секретарките обаче напоследък бяха заменени от асистенти само за висшето ръководство. Технологиите като електронна поща, гласова поща, мобилните телефони и онлайн календарите позволиха на мениджърите да работят много по-самостоятелно.

В същото време изпълнителните директори са подложени на огромен натиск за намаляване на разходите и служителите в организациите. В резултат на това, броят на сътрудниците в по-ниските нива на корпорациите е намалял драстично. Това е жалко, защото ефективните сътрудници са потенциални носители на огромен принос за производителността на всички нива на организацията. По високите равнища на йерархията, възвръщаемостта на инвестициите от квалифицирани сътрудници може да бъде значителна.

Добрите асистенти допринасят много за това. Те гарантират, че срещите ще започнат навреме, оптимизират графиците и работата. Те определят в известна степен дневния ред на организацията. Напоследък обаче компаниите злоупотребяват с времето на талантите си като ги карат сами да организират срещите си и да извършват други ежедневни дейности, които крадат от времето им, което може да бъде изразходвано в общополезни дейности, носещи приходи.

Първокласният асистент е от изключително значение за продуктивността. Като цяло компаниите бяха приели принципа на делегирането, но сега има изключително малко асистенти и много повече административна работа. Предоставянето на мениджърите на асистенти или хора, които да се грижат за ежедневните им задължение, може да даде бърз тласък на производителността дори при едно добре управлявано дружество. Един опитен помощник е от още по-голяма полза, ако мениджърът е нов в компанията.

Днес асистентите имат много повече функции. Те управляват информационни потоци, занимават се с финансово управление, присъстват на заседания и допринасят много за планирането и организирането на политиките на фирмата. Мениджърите могат да дадат на тези хора доста власт. Посланието им обикновено звучи така: „Имам доверие на този човек да ме представлява и да взима решения“.

В днешно време обаче младите мениджъри са израснали с технологиите и са си някак самодостатъчни. Някои толкова са свикнали да се справят с административните си задачи, че не могат да общуват добре с асистенти. Тези мениджъри трябва да мислят за сътрудниците си като за стратегически актив и да осъзнаят, че част от тяхната работа е да управляват взаимоотношенията, така че да получат възможно най-голяма възръщаемост.