Идеалният баланс между работа и отпуск

Ваканцията трябва да бъде време, когато се спасяваме от отговорностите си и напълно се разтваряме в покоя. Не винаги е лесно обаче да оставим офиса зад гърба си. Ключът е в намирането на баланса – не бива да зяпате невротично имейла си на всеки две минути, но и определено не е желателно да влезете в инбокса си за първи път от две седмици, за да откриете, че важен проект се е провалил заради липсата ви на внимание.

За мениджърите е много изнервящо, когато служителите излязат в отпуск, без да оставят ясни инструкции за това къде, кога, как и дали могат да бъдат открити. Много е важно да знаем как да комуникираме преди и по време на почивките си, за да запазим продуктивността в офиса и същевременно да не жертваме възстановяването си.

Ето защо специалистът по кариери Памела Уайнбърг споделя с портала RealBusiness няколко съвета, които ще ви помогнат да комуникирате успешно през отпускарския сезон.

1. Предупредете офиса. Щом сте наясно с датите на ваканцията си, кажете това на колегите си. Желателно е да го направите поне две седмици предварително. Едно просто съобщение до клиентите, шефовете и екипа ще направи така, че отсъствието ви да не се превърне в неприятна изненада за никого. И не поемайте нова работа точно преди да излезете в заслужена почивка. Вместо това използвайте времето си, за да довършите вече започнатото.

2. Делегирайте отговорности. Преди да заминете, дайте на служителите възможност да ви зададат всички въпроси, които се трупат в главите им, и предоставете на заместника си достатъчно време, за да се запознае с проектите и клиентите ви. Ако комуникирате по-добре сега, ще комуникирате по-малко по време на отпуска.

3. Информирайте клиентите. Непременно им изпратете имейл с информация за контакт с доверен човек, с когото да общуват, докато сте извън офиса. Дайте да се разбере какво могат да очакват през този период. Бъдете колкото се може по-прозрачни за това как ще изглеждат процесите, докато ви няма.

4. Не се разкривайте. Упражнете сдържаност, когато си давате телефонния номер, и в никакъв случай не го вписвайте в автоматичния отговор на имейла си, ако ползвате такъв. Вместо това го дайте на малцина довереници, които осъзнават разликата между липсата на хартия в принтера и истински спешната ситуация.

5. Сложете бариери. За да облекчите стреса от това, че ще бъдете напълно откъснати от офиса, си отделете всеки ден по 15 минути (нула нула), в които да четете и отговаряте на имейли. Това е важно по две причини – първо, колегите знаят, че могат да се свържат с вас и ви изпращат информация. Второ, така можете да се насладите на ваканцията си и се освобождавате от тревожната нужда непрекъснато да си проверявате смартфона.

6. Доверете се на екипа си. Може би сънувате кошмари, че пощата ви се препълва с важни имейли за спешен проект. Само че трябва да се насилите да се успокоите и да си кажете: „Нали вече планирах това? Нима служителите ми не са способни да се справят и сами?”. Да пуснете юздите за малко не само ще ви помогне да си починете. Така екипът ви ще натрупа важен опит в това да решава проблеми самостоятелно. Това е невероятна възможност за служителите ви да израснат на ново ниво.

7. Имайте умерени очаквания. Когато е ред на ваш служител да излезе в отпуск, преминете през същата процедура. Организирайте кратка среща, в която отпускарят ще ви даде пълна информация за клиентите и задачите, с които се занимава, и ще се разберете кой ще поеме работата в негово отсъствие.

Що се отнася до това дали да търсите почиващите си служители, въпросът отново опира до баланса. Смело звънете, ако става въпрос за нещо неотложно и важно, и дайте да се разбере, че служителят винаги може да ви се обажда на свой ред. Ако обаче сте получили предварително изчерпателна информация за проектите му, недейте да посягате панически към телефона при всяка въпросителна.