Служебни пътувания

Ако имате фирма и служебните задължения на вашите служители изискват непрекъснато двжение в града или в страната вероятно ще купите служебни автомобили. Преди обаче да направите такава сериозна инвестиция, е добре внимателно да огледате и другите възможности. Те са няколко – автомобили под наем, таксита, билети и карти за обществен транспорт и др. В зависимост от бизнеса, всеки от тези начини за придвижване може да бъде повече или по-малко подходящ.

Затова нека разгледаме конкретен пример. Да допуснем, че фирма от рекламния бизнес иска да осигури служебен транспорт на служителите си. На мениджъра й е известно, че всеки от тях изминава 30 км средно на ден в рамките на града основно по 6 маршрута. Понякога те носят със себе си документи, материали или мостри, които не изискват товарен превоз, но пък превръщат придвижването с градски транспорт неудобно.

Мениджърът е изправен пред три алтернативи – да сключи договор с фирма за таксиметрови услуги на абонаментен принцип, да ползва автомобили под наем или да инвестира в служебни коли. Кой за него е най-изгодния вариант? Първо, трябва да се изчислят какви биха били разходите във всеки един от случаите. Разходът при ползването на таксита е ясен: 30 км х 0,50 лв. (цена на км по абонаментен договор) = 15 лв. Към това добавяме още 6 х 0,80 (такса повикване) за всеки маршрут = 4,80 лв. Така изчислен, средният разход на служител на ден при използването на таксита е 15 + 4,80 = 19,80 лв. За месец разходът изглежда така: 20 работни дни х 19,80 лв. = 396 лв.

Втората възможност фирмата да ползва автомобили под наем. В този случай цената се формира от два компонента: фиксирана сума на ден, която обикновено варира между 30 и 80 лв. и разход за гориво, който зависи от изминатите километри. В нашия случай, ако допуснем, че фирмата избере автомобили под наем за 50 лв. на ден и че един автомобил може да се ползва от двама души, то разходът би бил: 25 х 20 дни = 500 лв. за автомобила. Към тях добавяме 120 лв. за гориво (по горната калкулация), т.е. общо 620 лв.

Изчислението при собствени коли е малко по-сложно. Да допуснем, че фирмата вземе служебни автомобили на лизинг за период от 3 години, ри средна цена на автомобил от 36 000 лв. Ако вноските по лизинга са разпределени равномерно, то на месец за всяка кола ще се плаща по 1000 лв. При лизинговите автомобили обикновено вноската покрива застраховкатано към горната сума трябва да се прибавят и разходи за гориво и за смяна на консумативи (масло, накладки, гуми и т.н.). Нека допуснем, че годишният разход за консумативи е 1200 лв. Ако автомобилът гори в градски условия средно по 8 литра на 100 км, месечният разход за гориво на служител е 30 км х 20 дни х 8 /100 = 48 литра. Ако допуснем средна цена на литър гориво от 2,50 лв. крайната сметка е 120 лв. Щом теглим чертата, месечните разходи за един служебен автомобил ще изглеждат така: 1 000 лв. лизингова вноска с включена застраховка, 100 лв. консумативи по автомобила, 120 лв. гориво. Или общо 1 220 лв.

Изводът е, че най-изгодни са такситата. Те ще струват на рекламната агенция близо четири пъти по-евтино, отколкото собствения автомобил. Нека не прибързваме с изводите, защото не отчитаме два много съществени фактора.

Първо, след изтичането на 3-годишния лизинг служебните автомобили могат да бъдат продадени и така да бъде възстановена част от първоначалната инвестиция. Ако приемем, че след този период една нова машина губи две трети от стойността си, тогава би трябвало да намалим месечната сума за придобиване от 1 000 лв. на 667 лв. Вторият фактор, който не сме отчели е, че един такъв автомобил може да обслужва повече от един служител на фирмата. Затова предлагам да допуснем, че той се ползва поне от двама колеги. Сметката би изглеждала по следния начин: 333 лв. лизингова вноска с включена застраховка, 50 лв. консумативи по автомобила, 120 лв. гориво. Или 503 лв. общо.

Освен споменатите има и други фактори, които би следвало да отчетем преди да вземем окончателно решение. Немалка част от разходите по обслужване на служебните автомобили могат да бъдат осчетоводени като разход.

Друг аргумент е, че в повечето случаи се възстановява и ДДС върху горивото. Да не забравяме, че автомобилите се причисляват към материалните активи, които могат да послужат за обезпечение при отпускането на кредит, за издаване на банкова гаранция и пр.

Наред с финансовите фактори, които безспорно са важни, има и други, които не бива да бъдат пропускани. На първо място това е удобството при ползване на един или друг вид превоз. Подходящият избор би съкратил времето за придвижване, което от своя страна би повишило производителността на труда.

Друг важен фактор е мотивацията на служителите. Обикновено те са по-ентусиазирани, когато усетят, че работодателят им е направил всичко необходимо, за да ги улесни в работатата. Трети фактор е престижът. Много често служебните коли са носители и на реклама, демонстрират присъствие на пазара. Всичко това трудно се остойностява, но все пак е добре да бъде отчетено.

 Константин Стойчев, "Мениджър", 2012 г.