Малката HR тайна на Google

Когато Google била на по-малко от година, Джон Доерр, един от нейните визионери, прави презентация на система за управление, наречена OKR (Objectives and Key Results – Цели и Ключови Резултати). Системата идва от Intel, а Google почти незабавно започва да я използва. OKR е прост начин за създаване и развитие на структурата в компаниите, в екипите и дори, в личния живот. Така че, дори и вашата компания да не използва OKR, вие можете да я приложите в своя живот.

Google внедрява тази система, за да разрасне бизнеса си и до ден днешен тя е част от ДНК-то на компанията, постигнала такъв забележителен глобален успех.  Това, което отличава OKR е, че системата е напълно прозрачна - всеки в екипа може да види цялата информация за постигнатите резултати по тримесечия на останалите колеги. Това създава чувство за екипност, повишава ангажираността на служителите и поставя на равна основа всички в компанията – мениджъри и служители. Освен това, голямото преимущество на тази система е, че инициативи за постигане на различни цели могат да идват както от мениджърите към служителите, така и от служителите към мениджърите.

Можем да кажем, че OKR е една от най-демократичните системи за създаване и управление на структурата в компаниите, което я прави толкова популярна сред всички бизнеси, които се стремят към високи резултати.

Основните елементи на системата са Целите, които от своя страна имат няколко конкретни Ключови Резултати.

Обикновено Целите се извличат от Мисията и Визията на компанията. Целите трябва да са амбициозни, да са трудни, но не и невъзможни за постигане. Ключовите Резултати трябва да осигурят постигането на дадена Цел, да могат да се измерват количествено и да водят до подобряване на резултатите.

Основните правила на OKR са свързани с поставянето на Цели на тримесечна и на годишна база. Това са времевите рамки, в които обикновено компаниите планират и в които може да постигне определен напредък. Целите трябва да са ограничени до няколко на тримесечие – не повече от 4-5 Цели, с 3-4 Ключови Резултата за всяка от тях.  Ако са повече, това означава, че компанията, екипа или съответния служител нямат фокус. Целите трябва да са трудни. Всички изследвания показват, че когато човек си поставя по-амбициозни цели, постига повече. Обикновено, при правилно поставени, амбициозни Цели, постигането им трябва да е в размер на около 70-80%. Ключовите Резултати на всяка Цел трябва да са цифри – те позволяват обективната оценка на постигането на даден резултат. Обикновено за оценката на резултатите се използва скала от 0 до 10. Ако получите 70-80% от Вашата Цел, това ще е равно на 7-8 точки.

Ключовите Резултати се точкуват в началото на всяко следващо тримесечие. По-ниските резултати не се санкционират – те винаги се използват като данни за дефиниране на нови OKR през следващото тримесечие.

Големите предимства на OKR са свързани с това, че системата дисциплинира мисленето – така най-големите Цели винаги застават най-отпред. Освен това, чрез използването й ограничените ресурси в компанията се използват само за най-важните приоритети във фирмата.

Друго голямо предимство е, че тя позволява комуникацията в компанията да се осъществява по напълно прозрачен начин – всеки в екипа е информиран за целите, създава се по-ефективна структура и среда на доверие. Чрез OKR се осигуряват индикатори за оценка на прогреса – те показват, колко далеч сте от постигането на дадена цел. И не на последно място, OKR фокусира усилията на всички в екипа – така цялата организация е в пълен синхрон.

OKR не трябва да се бърка със система за оценка на представянето на служителите и не трябва да се използва като такава. OKR обхваща целите на компанията и как всеки служител допринася за постигането на тези цели.

OKR помага на служителите да следят, какво са постигнали през определен период от време и когато се стигне до обсъждане на повишение, да знаят точните резултати от това, което са постигнали през изминалата година. Това е и една от разликите между OKR и създадената от Питър Дракър система за оценка на представянето на служителите MBO (Management By Objectives – Управление чрез цели). Съществена друга разлика между двете системи е, че OKR се използва за поставяне на цели по един напълно прозрачен начин – всички цели са достъпни за всички в

организацията, докато при MBO целите са предназначени само за отбран брой мениджъри. По този начин OKR дава възможност всеки в организацията да носи отговорност за постигането на дадени цели, поставени на тримесечна база например. 

Ето и пример за OKR в консултантска компания за предоставяне на услуги по подбор на персонал. Цел: „Клиентите да започнат да възприемат нашата услуга като най-качествената на пазара през 2017“. Ключов Резултат 1: „80% от настоящите клиенти се връщат с нови проекти при нас“. Ключов резултат 2: „20% от новите клиенти ни поръчват нов проект до 2 месеца след приключване на първия ни проект с тях“.

Ключов резултат 3: „Загубата на проекти от потенциални клиенти да е под 10% на тримесечие“. Тази цел е трудна за постигане. Тя е предизвикателна и амбициозна. Може да се следи на тримесечие. Всички отдели в компанията могат да възприемат OKR и да адаптират Ключовите Резултати, за да отговарят на техните собствени проекти.

За внедряването на OKR могат да се използват различни инструменти – от проста програма, в която се нанасят целите и ключовите резултати и която изчислява средната стойност от всеки Ключов Резултат, през страница във вътрешната информационна система, в която се нанася тази информация и тя е достъпна до всички служители, които могат да наблюдават резултатите на останалите колеги. Може да са използва Google Spreadsheets или Wiki за по-големи организации.

За успешното внедряване на OKR е изключително важен начинът, по който Целите и Резултатите се комуникират между всички. Ако тази комуникация е ефективна и прозрачна, всеки член на екипа ще знае, че трябва да застане зад дадена, ясна цел, поставена за даден период от време.

Може да се направи график за внедряването на OKR - например, в началото на ноември се организират срещи на всеки отделен екип в компанията, на които се обсъждат целите на различните

отдели за следващото тримесечие. След това се избира инструмент, в който да се попълва информацията и да се споделят постигнатите резултати. През декември се избират целите за цялата компания за първото тримесечие и за цялата следваща година. През януари започват да се записват всички индивидуални резултати в избрания инструмент и в течение на следващите два месеца всички мениджъри на екипи следят за постигането на ключовите резултати на всеки служител. В началото на следващото тримесечие се виждат постигнатите резултати и те се използват за дефинирането на целите и ключовите резултати за следващото тримесечие и т.н. Може да се направи втора среща в края на шестмесечието, за да видят всички, кой, на какво ниво е изпълнил ключовите резултати.

OKR може да изглежда сравнително проста и обикновена система, но това е част от нейната привлекателност. Просто избирате няколко неща, по които да работите и които Ви помагат да се фокусирате върху работата, която трябва да свършите.

Или както казва Паулу Коелю, „Най-простите неща в живота са обикновено най-необикновените“.