HR процеси с добавена стойност

Въвеждането на нови софтуерни решения в HR отделите влияе позитивно на целия персонал на една компания. IT инструментите помагат в HR процесите, като оптимизират времето за тяхното изпълнение, улесняват достъпа до информация, предоставят възможност за обмен на данни между различните системи, казва Мирослав Долапчиев, управляващ партньор на „IBS България“.

- Какви проблеми решават информационните системи за управление на процесите, свързани с персонала в офиса?

- Процесите са паметта на всяка организация. Дори да не са документирани с диаграми, те са начинът, по който организацията си „спомня“ как работи. Изпълнението на всеки процес обаче има цена. Да вземем за пример заявяването на отпуск. Някой ще каже: „Е, колко да струва – 1–2 листа хартия. Какво толкова?“. Всъщност цената е сумата от всички необходими ресурси за изпълнението на процеса, а най-ценният от тях е времето. Можем с голяма точност да измерим колко струва това в организация със 100 служители. Да приемем, че средният разход на работодателя за служител месечно е 2000 лв. Според данни на TIMEOFF.GURU при обработени над 200 хил. заявления хората си пускат отпуск средно по 10 пъти в годината. Ако времето за обработка на един отпуск на хартия е един час, макар че в повечето случаи отнема двойно повече, в организация със 100 души служителят, ангажиран с обработката на отпуските, отделя около 500 часа, или 3 месеца само за този процес. Цената на един човекочас е 12,50 лв. Тази сума скача до 6 хил. лв. на годишна база и това е само цената за ресурса време, без да включваме необходимото оборудване за печат, хартия и съхранение на документите.

- Как софтуерните решения променят работното място?

- На първо място трябва да уточним, че в индустрията има условно разделение между системите за управление на човешкия капитал (Human Capital Management) и управлението на работната сила (Workforce Management). В обхвата на първата дисциплина попадат решения за управление на подбор, обучение, представяне, придобивки и управление на т.нар. наследници на дадена позиция (succession planning). Добър пример в това отношение е PROFILE.GURU, където улесненото създаване на документи за служителите е само част от възможностите на продукта. Към втората дисциплина – Workforce Management – спадат оперативните системи за планиране и графици, отчитане на отработеното време и управление на отсъствията. Внедряването на една HR система влияе позитивно и на служителите – когато процесите не са архаични и затормозени с излишни стъпки, всички неминуемо се чувстват по-добре. Това допринася не само за производителността, но и за развитието на марката на работодателя, или т.нар. employer branding. Като пример можем да посочим TIMEON.GURU, с помощта на която се създават графици и се отчита отработеното време. В тази система потребителите имат възможност сами да зададат предпочитанията си кога могат да бъдат на смяна. Така администраторите подготвят план, който много по-рядко ще се налага да се променя. Освен това хората могат да отчетат отработеното време през мобилния си телефон, вместо да пишат отчети в Excel или на хартия.

- Какви опасности крият подобни платформи, особено по отношение на данните?

- След очевидните ползи от всяка една централизирана система винаги трябва да се отчита и един съществен риск: какво става, ако системата не е налична? За щастие информационните технологии и инфраструктури отдавна са достигнали до етапа на развитие, в който могат да предложат много близка до 100% наличност. Това се постига с немалко инвестиции от страна на доставчиците, каквито сме и ние, в решения за резервираност, достъпност и постоянен бекъп на данните. Зад всички изградени системи стои много сериозна инфраструктура от защитни стени и множество сървъри, които работят 24/7. Системите отговарят и на всички изисквания за съхранение на лични данни по GDPR. Така достъпът до данните е стриктно регламентиран.

- Колко компании в България използват системи за управление на хората?

- Може би всяка компания в България разполага със система за управление на хората, но много често под това се разбира наличната ТРЗ програма. В тези решения обаче липсват множество компоненти, касаещи същината на HR работата. Всяка компания, достигнала до етап на развитие, в който осъз–нава нуждата от управление на човешките ресурси, се нуждае и от софтуер, с който да управлява свързаните процеси. Тогава организациите стартират проекти по внедряване на HR системи. Тук подходът може да бъде различен: да се търси цялостно решение, което да покрие всички текущи и потенциални бъдещи нужди или към всеки проблем да се подходи индивидуално. Отново давам пример с отпуските. Ако това е най-наболелият проблем, защо с един бърз проект да не бъде решен? TIMEOFF.GURU предоставя именно тази възможност, като позволява и бъдещи интеграции с други системи. Примерът със стойността на управлението на отсъствията показва как един привидно прост процес може да има съществено отражение върху разходите на компанията. И това трябва да бъде основен двигател за преминаването към промяната на който и да е процес. Макар HR функцията да не се свързва пряко с приходите, то определено може да помогне много в оптимизирането на разходите.

Габриела Беличовска. Интервюто е публикувано в бр. 04/2021 г. на сп. "Мениджър"