В сивата зона

За много от нас комуникацията може да много объркващ процес, особено във време като настоящето. Това е и една от причините много компании да инвестират в обучение за социални (меки) умения и ефективно общуване.

Скорошно прочуване на McKinsey установи, че „87% от ръководителите на компании в САЩ отчитат пропуски в уменията на своите служители, но по-малко от половината казват, че знаят как да адресират този проблем“

Комуникацията рядко е черна или бяла – съществуват толкова много сиви зони, че ни се иска да разполагаме с някаква универсална формула за ефективно общуване. Вместо да се обезсърчавате от предизвикателната задача да научите всички похвати и стратегии в изкуството на комуникацията, фокусирайте вниманието си върху три основи проблема, които спъват ефективното общуване и чието разрешаване може да ви направи по-добри комуникатори.

Не сте наистина подготвени

Един от най-големите проблеми в комуникацията е липсата на подготовка. Най-честата грешка, която правят моите клиенти, е да не си задават най-важният въпрос преди среща или изнасяне на презентация: Защо публиката е дошла и какво иска да чуе?

Твърде често ние се фокусираме предимно върху себе си. Все пак, когато имаме предстоящо интервю или среща с екипа е нормално да мислим за това какво искаме да кажем и какви резултати очакваме. Макар че това е напълно естествено поведение, то не правилният подход за спечелването на публиката.

Когато мислите първо за вашата аудитория, вие подобрявате шансовете си да я впечатлите. За това трябва да се запитате: Какви са темите, по които те искат да чуят коментар? Защо изобщо са дошли на тази среща/презентация? Какво ще спечелят от нея?

Започнете с маркирането на теми, които публиката очаква да адресирате. След това ги сравнете с нещата, за които вие искате да говорите, и преценете дали има пресечни точки. Може би сте на заседание с висшият мениджмънт, който очаква от вас добри новини за важен проект. Ако той е бил завършен навреме, то това е опорна точка, върху която да се облегнете. Ако екипът ви има нужда от още време, то може да кажете нещо от рода на: „Всички се надявахме, че проектът ще бъде завършен досега, но заради някой непредвидени обстоятелства имаме нов краен срок“. Ако представите нещата от тяхната перспектива и все пак акцентирате върху това, което те искат да чуят, ще подобрите резултатите от вашата комуникация.

Не предоставяте правилният обем детайли

Когато мислите за вашата публика, трябва да вземете предвид и йерархията. Има разлика в това да говорите с вашия екип и с главният изпълнителен директор на компанията.

За да илюстрирам тази разлика аз обичам да давам следния пример:

Когато говорите с вашите служители, те искат да разберат как сте стигнали до решението на даден проблем. Те искат да знаят защо сте предприели действията, които сте счели за подходящи. Те искат да видят вашата работа, защото това може да им помогне с ежедневните им задачи.

Когато говорите с по-висшестоящ мениджър или директор, нямате време да обяснявате какъв е бил целия ви процес на действие. Тези хора искат да чуят какво решение е било взето и какъв е крайният резултат. Ако те имат някакъв въпрос за това как сте стигнали до взимането на това решение, ще ви го зададат.

Преди време имах клиент, който всеки четвъртък е давал  отчет на изпълнителния директор на компанията, в която работи. Двамата са имали 15-минутни срещи, които обаче почти винаги продължавали по-дълго, тъй като клиентът ми всеки път е имало чувството, че не е споделил с шефа си нужната информация. След като определихме кои са важните теми, които директорът очаква да бъдат адресирани, ние успяхме да намалим времето, нужно за тези отчети, на 7 минути. Може да се каже, че директорът беше много доволен от тази промяна.

Нямате дневен ред

Някои хора могат да бъдат ефективни комуникатори, дори когато импровизират. При повечето от нас обаче тези опити водят до пълни катастрофи. Защо да рискувате когато можете да контролирате посланието“

Можете да създавате сценарии за вашите презентации, но аз не го препоръчвам. Една от причините да избягвате строго формулираните сценарии е, че те могат да ви накарат да мислите за конкретни думи, а не за идеи. Ако забравите докъде точно сте стигнали или пък някой ви прекъсне с въпрос, много трудно можете да се върнете към сценария. Гъвкавостта е ключова.

За това е по-добре да имате дневен ред, който да ви помага да скачате от идея на идея. Достатъчно е да имате няколко точки, било то отбелязани в презентацията или запазени в ума ви, към които да се обръщате, когато имате нужда от ориентация.

...................

Ванеса Ваш, основател и собственик на On Point Speaking, за FastCompany.com

Редактор: Георги Георгиев