Digital Office: Много повече от разработка за време на криза

Над 90% от служителите на „Теленор“ използват приложението, сега тази услуга е налична и за други компании. За развитието и усъвършенстванeто на инструмента разказва Галина Чулева, главен директор „Хора и стратегия“

- „Теленор“ предлага приложението Digital Office*, с което всяка компания може да управлява вътрешните си процеси и да ги дигитализира. Можете ли да ни разкажете повече за него?

- Digital Office е на първо място инструмент, който позволява на бизнеса да се погрижи за служителите си, като улесни ежедневието им и подобри вътрешната комуникация. С мобилното приложение могат да се дигитализират вътрешни процеси и процедури. То е изцяло разработка на „Теленор” и ние го използваме в компанията от години. Приложението предлага модули с разнообразни функции, базирани на нуждите на всяка компания. Всеки модул обхваща различни елементи от вътрешния живот на една компания, като ги прави по-лесни и удобни. Най-лесният пример е модулът „Контакти” – детайлен указател с контактите на всички служители, който освен телефоните и имейлите им включва и информация за екипите, в които работят. Модулът позволява търсене по име, телефон или имейл и заменя остарели неща като визитници, разпечатани на хартия телефонни указатели, които често трябва да се обновяват, а в малко по-добрия случай онези безкрайни екселски таблици, които се препращат сред служителите. Но това е само една от възможностите на Digital Office. Другите модули на приложението позволяват дигитализацията на конкретни вътрешни процеси, извършването на проучвания сред служителите, публикуването на вътрешни новини, записване за различни събития, изпращането на известия, извършването на дарения от заплата и т.н.

- Какви са ползите за бизнеса и служителите от това приложение?

- Digital Office спестява както много време на хората, така и ресурси за компаниите, с което прави и ежедневието на служителите по-приятно. Най-очевидната полза e, че с Digital Office всяка компания може да спести много административна работа и да намали хартиените документи, които използва. Така се пестят време, ресурси и дори пространство за съхранение на физическите документи. Това са очевидните ползи от модернизацията на всяка администрация. Не толкова очевиден е ефектът върху служителите, които винаги оценяват високо наличието на удобни вътрешни инструменти и не си губят времето с неща, които могат да бъдат оптимизирани. Вероятно няма човек, който да обича тежката администрация и заниманията с хартиени документи и сложни системи. Всеки от модулите на приложението превръща някой досаден и времеемък процес в бързо, лесно, удобно и приятно дигитално преживяване. Над 90% от служителите на “Теленор” използват Digital Office. За нас това е признак, че припознават приложението като нещо, което им е полезно и удобно. Сега тази услуга е налична и за други компании.

- През последните месеци много бизнеси изключително бързо трябваше да се пренастроят на дигитална вълна. Digital Office може ли да бъде част от подобен процес?

- Това не е нова тенденция, просто кризата с коронавируса силно ускори нещата дори в някои много консервативни сектори, компании и институции. В „Теленор“ винаги сме отворени за това да научим нещо ново, което да приложим в работата си, но и да споделим добрите практики, които дават позитивни резултати при нас. Да, моментът е такъв, че Digital Office вероятно ще подпомогне много компании, които са в процес на трансформация.

Вече имаме нашия първи голям корпоративен клиент, с който работим от няколко месеца. Част от процеса беше персонализацията на приложението. Получихме изключително полезна обратна връзка, на която базирахме изцяло нов модул и някои други подобрения, с които усъвършенствахме приложението.

- Как се справи „Теленор“ по време на извънредното положение?

- При нас още преди самото начало на извънредното положение беше в сила предварително разработен и трениран кризисен план. Основната му цел беше да осигурим непрекъснатото обслужване на нашите клиенти и да защитим здравето на служителите си. Между другото в деня, в който правителството обяви извънредното положение, веднага организирахме уебинар, на който свободно споделихме своя план с всички корпоративни клиенти и партньори, които биха искали да почерпят от нашия опит. Над 200 човека се включиха в него. Мерките в нашия план включваха преминаване към дистанционна работа за служителите, които могат, което беше бърз и лесен процес поради отдавна изградената култура за дистанционна работа в компанията. Тези служители, които не могат да работят от разстояние, бяха разделени на два екипа без физически контакт помежду си. В магазините и екипите на специалистите по поддръжка на мрежата бяха въведени стриктни хигиенни мерки и други процедури за осигуряване на безопасността на хората. Щастливи сме, че към този момент нямаме нито един заразен служител.

***

* Digital Office е вътрешна разработка на „Теленор“, която започва преди повече от четири години. Първоначално приложението има няколко базови функции, но с времето компанията припознава все повече процеси, които биха могли да минават през него. С усъвършенстването му инструментът става подходящ и за други компании. Достъпен е както за бизнес клиенти на „Теленор“, така и за компании, които нямат сключен договор за мобилни услуги с оператора. Digital Office може да се свали за Android и iOS устройства. Бизнесите, които изберат да го използват, ще получат удобен интерфейс за управление на съдържанието, както и техническа поддръжка от „Теленор“. Повече информация на tlr.bg/DigitalOffice.

Автор: Алек Вучков, интервюто е публикувано в бр. 06 на списание "Мениджър"