Ръководство за управление на кризи: Какво трябва да знаят мениджърите на проекти

Продължаващата пандемия нанесе сериозен удар на икономиката в цял свят, а пълното му измерение все още не може да бъде окончателно оценено. Със сигурност много индустрии изпитват значителен спад. На този фон основната цел е бързото и възможно най-устойчиво възстановяване, за което е необходимо професионално (кризисно) управление на проекти.

Проф. Мартина Хюман, академичен директор на Професионалната MBA програма по управление на проекти към WU Executive Academy, анализира какво трябва да правят мениджърите на проекти по време на криза, от какви компетенции се нуждаят и как най-добре могат да се подготвят за времето след кризата.

„В трудни времена като тези, характеризиращи се с драстични ограничения поради спряно производство, краткосрочна работа и различни ограничения, наложени от властите, надеждното кризисно управление на проекти е много важно. То изисква ръководители на проекти със солидна експертиза, лидерски опит и правилен начин на мислене“, казва експертът в областта на проджект мениджмънта Мартина Хюман, която оглавява Групата за управление на проекти на Виенския икономически университет.

Три възможни начина на действие за текущи проекти

Независимо от вида, обхвата и сложността си, множество проекти, във почти всички отрасли, са засегнати от кризата. Това е така, защото на много организации им липсват необходимите ресурси за справяне с настоящите проблеми. Следователно първата стъпка следва да бъде цялостна оценка на ситуацията. Според Мартина Хюман настоящата ситуация позволява три начина на действие, които могат да бъдат предприети от ръководителите на проекти, за да се справят с предизвикателствата, пред които са изправени съществуващите проекти.

1. Търсене на алтернативи

Съществуват ли други варианти? Ако да, какви допълнителни ресурси от гледна точка на персонал и финансиране са необходими за тяхното реализиране? Оправдава ли очакваният резултат допълнителните разходи?

2. Прекратяване на проекта

Понякога е оправдано да ограничите загубите си и да спрете проекта. „Това е стъпка, която препоръчвам, когато очакваната възвръщаемост вече не е достатъчно висока. Ако се окаже, че даден проект най-вероятно няма да постигне очакваните ползи, проджект мениджъра трябва да го прекрати, защото продължаването му би било по-скъпо от спирането му. Това със сигурност е трудно решение и затова лидерският опит в управлението на проекти е толкова важен“, казва Мартина Хюман.

3. Временно замразяване на проекта

Според Хюман третият вариант основателно е най-популярният в момента. „Не бива да се отказваме от всеки проект, защото това ще доведе до затруднения в бъдеще." Ако поставите на пауза един проект, ресурсите и проектният екип могат бързо да бъдат задействани отново в момента, в който икономиката се възстанови до известна степен и започнем да се връщаме към обичайния работен ритъм. Ключовото тук обаче, е „да бъде ясно, че временно спираме проекта и да съобщим това прозрачно на всички участващи“. Заинтересованите страни трябва да бъдат информирани, че проектът ще бъде замразен, но е изготвен конкретен план със срокове и детайли относно последващото му продължаване. Това също така означава, че ръководителите на проекти трябва да направят подробни записи на вече постигнатите резултати, за да могат да възстановят работата по проекта с екипа възможно най-бързо след паузата.

Как мениджърите на проекти могат да се адаптират

Какъв е най-добрият начин мениджърите на проекти да се справят с настоящата ситуация? Въпреки че някои проекти вече могат да бъдат поставени на пауза, много компании инвестират в алтернативни бизнес модели. „Погледнете само нашия сегмент: продължаващото образование. На практика за една нощ трябваше да излезем от лекционните зали и да пренесем всички наши предложения за обучение онлайн възможно най-бързо. Подобна промяна изисква огромни усилия и затова ви е необходим проект“, казва Хюман.

За да бъде проектът успешен, е необходим начин на мислене, ориентиран към резултатите, присъщ на много опитни мениджъри на проекти: „Необходима е воля за постигане на наистина силни резултати за кратък период от време. Това изисква вътрешна мотивация, бързина, ясни приоритети и цели, прозрачни структури и добре координирани срокове, за да насърчим самоорганизацията на екипа, защото в такава ситуация трябва да бъдем сплотени.“

Все пак има ограничение колко бързо могат да се реализират нещата. Помислете например за строителната индустрия - някои проекти просто не могат да бъдат ускорени след определена точка. Независимо от това, винаги е полезно проектът да бъде структуриран в ясно разграничени етапи, без да се изпуска от поглед голямата картина, смята Мартина Хюман. Гъвкавият стил на работа и гладката комуникация с клиента, възложил проекта, могат да помогнат за бързо постигане на междинни резултати. По този начин напредъкът става видим от рано, а психологическия ефект от това не е за подценяване. За тази цел трябва да се осмелите да изпробвате нов и понякога нетрадиционен подход, което изисква правилна мисловна нагласа.

Компетенциите, от които се нуждаят проджект мениджърите днес

Ще наложат ли кризата и последствията от нея необходимост от различни умения и опит в управлението на проекти? „Не бих казала, че става въпрос за коренно различни умения“, казва Хюман. Кризата просто постави на фокус уменията, които са особено важни: истинското лидерство в даден проект, добрата комуникация и волята да се позволи на екипа да се самоорганизира, докато мениджърът задава основната посока. Уменията за самоорганизация позволяват бързо вземане на решения и целенасочена съвместна работа, което от своя страна ще доведе до добри резултати в кратки срокове. По време на криза, управлението на проекти също е свързано с устойчивост: мениджърите на проекти трябва да „могат да понесат това, което предстои“. Логично е да се възприеме подход на "проба-грешка" - например бързо прототипиране или обучение в двоен цикъл - за да изпробвате наличните опции, бързо да отхвърлите тези, които дават лоши резултати, и да се придържате към тези, които са успешни.

Продължаване на проекти, които тласкат икономическото възстановяване

След кризата ще трябва да се съсредоточим върху възстановяването. Това ще бъде моментът да доразвием разработените нови идеи и иновативни бизнес модели. Проектите са полезни не само за управление на краткосрочна трансформация, но могат да се използват и за изграждане на нещо в по-дългосрочен план. „Ако искате дадена компания да претърпи реална трансформация, вместо да се приспособи само до известна степен, имате нужда от структуриран процес на промяна“, обяснява Хюман. Тя посочва примера за връщането в офиса след работата от вкъщи. Много заинтересовани страни, сред които и представители на работническите съвети, искат да участват в този процес. „Създадените условия за връщане към нормален режим на работа ще имат устойчиво въздействие далеч след края на кризата.“

Търсенето на управление на проекти продължава да нараства

Във времена на смут има голямо търсене за ръководители на проекти. Експертите, които могат да превърнат хаоса в ред и които познават методите за въвеждане и поддържане на промяната, са търсен човешки ресурс. Според Мартина Хюман „професионалното управление на проекти може да служи като спасителен пояс, който е ефективен при всяка криза. То може да бъде компас за организацията и нейните служители, което е от решаващо значение в трудни моменти. Чрез него промяната или новата стратегия могат да бъдат разделени на конкретни цели, по които да работят служителите. Интелигентно проектираните проекти ще ни позволят да създадем положително бъдеще за всички.“