За най-добрата бизнес среща в историята на компанията

На бизнес срещите им се носи лоша слава.

Служителите ги мразят и обичат да се оплакват, че те пречат на истинската работа.

Ако това ви звучи познато, вашата организация най-вероятно не знае как да организира добри бизнес срещи.

Ако бизнесът ви е кола, срещите са вашето гориво. Те задвижват работния процес и внасят нови идеи и решения. 

В повечето случаи обаче те са скучни и досадни. При тях много често липсва установен дневен ред, в резултат на което никой от присъстващите не знае какво прави там и какво ще бъде дискутирано по време на срещата. Няма добре изразен лидер, който да ръководи събранието, а хората не получават яснота относно курса на действие, който трябва да поемат. 

В моята фирма, правим всичко възможно, за да насърчим дискусиите, синхрона, овластяване и поемането на инициатива, или с други думи, нещата, с които трябва да се занимават добрите бизнес срещи. 

Когато организирате срещи, които дават възможност на хората да поемат определени задачи, да достигнат до консенсусно решения, относно даден въпрос и да получат яснота относно предстоящите дейности, срещите, които вие организирате, ще се превърнат в обект на завист от колегите във вашата организация. 

Ето как да го постигнете.

1. Установете дневен ред

Първият ключ, към организирането на перфектната бизнес среща се крие в изпращането на предварителен план за дневен ред до всички присъстващи. Той трябва да има „сюжетна линия“ последвана от силен глагол, обявяващ мястото на срещата. 

Целта на глагола е да подготви хората, още от самото начало, към предстоящо вземане на някакво решение или започване на действие. Например, среща, разискваща целите и задачите за предстоящата фискална година може да носи заглавието „Изберете целите за фискалната 2017“.

Не забравяйте и да проверите техническите инструменти. Уверете се, че аудио и видео техниката работи и, че микрофона е настроен добре.  

2. Пуснете музика

Пуснете някаква музика, преди началото на срещата. Вашата работа като модератор е да извадите на показ най-доброто от присъстващите, а музиката позволява, напълно интуитивно, пренасяне в друга обстановка, която да повдигне оптимизма и доброто настроение в залата.

Освен това, доказано е, че музиката повишава вниманието и ангажираността на хората в самото начало на срещата.  

3. Поздравете хората

Ако сте човекът, който ръководи срещата, поздравете хората по име, когато пристигнат на място. Личното обръщение редразполага психически хората към по-възприемчиво и внимателно отношение. Поздрав от рода на: „Здравей Алекс, благодаря, че дойде! Как си днес?, кара човек да се чувства ценен и значим, преди дори да е седнал на своето място.

4. Започнете с преглед на основните точки от последната среща

Важна част от вашата програма е да се направи преглед на основните задачи и дейности, възложени по време на последната среща. Няма нужда да им отделяте много време и да бъдете крайно обстойни. Просто следвайте списък с имена и зачерквайте постигнатото.

След това, вече може да се насочите към същността на настоящата среща. Уверете се, че всички присъстващи имат роля и, че част от срещата е посветена лично на техния отдел или екип. Важно е всички да са наясно със своята роля и място в цялостната концепция.

Прегледът на основните точки и плана за действие ориентира служителите към постигане на ясно дефинирани резултати и показва нагледно постигнатия прогрес.

5. Перфектната продължителност

Ключов елемент от перфектната бизнес среща е точността. Започвате в точно определен час, без закъснение (независимо дали всички присъстват) и се придържате към установения график. 

В идеалния случай, срещи не продължават повече от 90 минути, защото това е идеалното време, в рамките на което умът може ефективно да се концентрира върху дадена тема, преди да почувства нужда от почивка.

Ако се налага да организирате среща, по-дълга от час и половина, ще трябва да насрочите и време за прекъсване. За да бъде по-продължителната среща ефективна, водещия трябва да контролира изказванията на всеки, който използва повече време, отколкото му позволено по график и да организира така наречения „паркинг“ - място, където да бъдат събрани всички важни въпроси и спорни точки, които изникват по време на дискусията, но нямат отношение към основната тема и цел на настоящето заседание.Това са неща, които задължително трябва да бъдат обсъдени и разрешени, но това не е правилния момент. Включете тези теми към дневния ред за следващата среща.

6. Какво следва?

В идеалния случай ще имате човек, който да води записки, дори и ако вие сте водещ на срещата. Използвайте системата, която компанията ви предпочита(по имейл, съобщение или друга форма на комуникация), за да изпратите точките по плана за действие на всички, присъствали на събранието. Ако следвате тези 6 точки, ще организирате най-добрата бизнес среща в историята на компанията и ще можете да я повторите отново, всеки следващ път.

Джесика Ровело, съосновател и главен изпълнителен директор на Arkadium, за inc.com