Грешките, които могат да провалят четиридневната работна седмица

Четиридневните работни седмици придобиват все по-голяма популярност в редица компании по света, но правилното им въвеждане може да бъде истинско предизвикателство. Кой делничен ден трябва да стане почивен? Може ли вашата компания да постигне целите си и да осигури на добро обслужване на клиентите в рамките на четири работни дни? Какво следва, ако планът се провали? Връщането към пет работни дни може да бъде много трудно и дори може да накара някои служители да напуснат работа.

Преди да направите голямата промяна към четиридневна работна седмица, трябва да вземете предвид няколко потенциални грешки, които могат да провалят плановете ви:

Въвеждате промяната твърде бързо и навсякъде

Вместо да пренасочите цялата компания към нов работен график, започнете с тестване на новия подход, съветва Джо Санок, автор на „Thursday Is the New Friday“. „Опитайте различни модели в различни отдели“, казва той. „Може би един екип ще почива в четвъртък следобед, а друг в петък. Разберете кой е най-добрият модел за вашата организация и индустрия“, добавя Санок

В идеалния случай компаниите трябва да тестват концепцията за поне две тримесечия, смята той. Компаниите могат също така да улеснят въвеждането на новите модели на работния процес, като приемат правила за работни дни без срещи или имейли, което да позволи на служителите да вършат целенасочена работа или да имат по-гъвкаво работно време.

Не оптимизирате работния процес

Преди да преминете към съкратена работна седмица, проучете системните фактори, които подчертават нуждата от подобна промяна, казва Андрю Филев, основател на платформата за управление на проекти Wrike.

„Компаниите, които съкращават работното време на служителите, без първо да оптимизират ефективността, са обречени на провал в тази инициатива“, казва той. „Ако служителите отделят еднакво време за всяка задача и среща, по-кратката седмица само ще ги накара да бъдат онлайн през дадения им почивен, за да компенсират загубеното работно време“, твърди Филев.

Ако искате да въведете четиридневна работна седмица, може да ви се наложи да въведете и нови работни системи. Например, преди десетилетия разработчиците на софтуер възприеха по-гъвкав работен процес. „Те успяха да направят повече за 40-часова работна седмица, отколкото преди това постигаха 80 часа“, казва Филев. „Ако вашата стратегия за съкратена работна седмица се съсредоточава върху създаването на по-здравословен баланс между работата и личния живот за вашите служители, като същевременно с това искате да поддържате висока производителност, трябва да помислите за оптимизиране на процесите“, добавя той.

Не давате приоритет на прозрачността

Когато фирмата за маркетингови проучвания Alter Agents е въвела четиридневна работна седмица, тя не е обявила публично тази промяна. Нещо повече, нейният основател и главен изпълнителен директор Ребека Брук е смятала, че ако клиентите на компанията не са наясно с факта, че фирмата е преминала към график с четири работни дни, това би било доказателство за успеха на инициативата.

Този подход може да се е оказал погрешен, смята Санок. „Не е необходимо всички заинтересовани страни да участват в решението, но трябва поне да са наясно с прехода. Клиентите или хората, които са част от вашата верига за доставки, трябва да знаят за промяната, защото това може да повлияе на вашите срокове“, казва той.

Когато предупреждавате клиенти, Санок предлага да кажете: „Искаме да запазим най-талантливите си служители, за да гарантираме качеството на услугата. За целта ще пробваме четиридневна работна седмица“.

„Мисля, че хората ще бъдат предразположени да възприемат позитивно тази промяна, когато знаят, че опитвате нещо ново. Прозрачността ще донесе по-бърза обратна връзка, която можете да използвате, за да промените работния процес, да се приспособите и да прераснете в нещо ново“, добави той.

Имате нереалистични очаквания

Преди да въведете четиридневна работна седмица трябва да имате ясна представа за това какво бихте искали да постигнете с тази инициатива и какво би я направило успешна. Например, един продавач може да има за цел да прави 40 обаждания на седмица и да превръща поне 10 от тях в реални продажби.

„По време на четиридневна работна седмица служителят може да има възможност да прави само по 32 обаждания и да привлича 8 клиента. Това може да доведе до разочарование и да накара някои хора в компанията да мислят, че новият график не работи“.  казва Санок.

По тази причина той съветва всяка седмица да провеждате 15-минутна среща, на която да говорите за постигнатите резултати през четиридневната работна седмица. След това всеки месец организирайте едночасова среща, за да съберете данните.

„На каква позиция се намираме, що се отнася до нашите цели? Под или над тях сме? Как да адресираме този резултат?“, са част от въпросите, които според Санок трябва да зададете на срещата.

 „В края на първото тримесечие съберете и трите доклада от месечните срещи и създайте доклад за най-добрите практики“, съветва той.

Съкратената работна седмица е показател за доверие в екипа, казва Том Капорасо, галвен изпълнителен директор на Clarus Commerce, чиято компания е тествала инициатива, наречена „летни петъци“, при която следобедите в последния ден от седмицата са били неработни. След нейния успех през лятото, тя е станала постоянна част от графика на компанията.

„Ние знаем, че те могат да свършат работата си в рамките на четири пълни работни дни и половин работен ден в петък“, казва Капорасо. „Стига да изпълнявате работата в срок и да предоставяте на клиентите си обслужването, което очакват от вас, даването на няколко почивни часа преди уикенда няма да забави бизнеса ви“, твърди той.

Прекалявате с гъвкавостта

Ако вашата компания е в индустрия, в която трябва да сте на разположение на клиенти пет дни в седмицата, може да не сте в състояние да направите един и същи ден почивен за всички служители. Вместо обаче да позволявате пълна гъвкавост, при която хората могат да променят почивните си дни, по-добре е да се придържате към редовен график, казва Санок.

„Мисля, че повечето хора биха предпочели да имат един и същи почивен ден всяка седмица, за да могат да планират дейностите си извън работата, като воденето на деца на училище и прегледите при лекар. Ако почивният ден се мени, служителите могат да започнат да губят и ангажираност“, твърди той.

………………….

Стефани Воза за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев