Как да събудите продуктивността на служителите си след празниците

Отмина най-чудесното време на годината – но и най-натоварващото. След празниците служителите с неохота се връщат на работа и се сблъскват с планини от задачи, претъпкани пощенски кутии и миналогодишни цели, които трябва да бъдат постигнати.

Проучване на Appreciation at Work, проведено през декември сред 1200 души, сочи, че въпросните цели са най-неприятният аспект от дългата ваканция. А и мениджмънтът не прави завръщането на хората си към нормалния работен ритъм по-лесно. За друго изследване на Wrike, проведено сред 1400 офис служители и публикувано през октомври, 34% от запитаните казват, че са недоволни от начина, по който компаниите им управляват работния товар.

Когато служителите се завърнат на бюрата си след празничния сезон, ще им е нужно време да наберат скорост и да се заемат наново с отговорностите си. Работодателите и мениджърите обаче могат да предприемат няколко стъпки, за да ускорят този процес. Ето кои са те:

1. Ясна комуникация

Служителите се връщат на работа след празниците и са посрещнати от препълнена пощенска кутия. Преглеждането на всички имейли е първото препятствие, а прескачането му отнема доста време. Анкета на CareerBuilder от юни разкрива, че 31% от специалистите по управление на човешките ресурси и наемащите мениджъри смятат електронната поща за един от най-големите убийци на продуктивността на работното място.

Въпреки тоновете имейли, служителите пак не разполагат с всичката необходима информация, за да изпълнят задачите си. В проучването на Wrike пък недостигът на информация е най-големият причинител на стрес за персонала.

Помогнете на хората си да се преборят със следпразничния работен товар, като подобрите комуникацията. Не пълнете допълнителни електронните им пощи – вместо това общувайте лице в лице, по телефона или чрез вътрешна комуникационна мрежа, като например екипен чат руум. Използвайте метода за общуване, който е най-подходящ за разпространяване на посланието.

Когато подчинените ви се върнат в офиса, уверете се, че сте им осигурили всичката необходима информация, за да наберат скорост. Осведомете ги за новите срокове и проекти, съобщения от клиенти или други важни подробности, които може да са се загубили в купчината от имейли.

2. Поставете цели за новата година

След като се завърнат към работното си ежедневие, хората ви са фокусирани върху спазването на най-належащите срокове и разчистването на бюрата си – не върху голямата картина. Но тези краткосрочни цели могат да бъдат доста смазващи и демотивиращи. Всъщност, в проучването на Wrike, 49% от запитаните са класирали нереалистичните цели като най-сериозния източник на стрес.

Всъщност служителите се нуждаят от дългосрочни цели, за да запазят мотивацията си. Тези цели обаче не са приоритет след празниците. В проучване на Saba Software, проведено миналата есен, 60% от запитаните ЧР лидери казват, че компаниите им осигуряват на подчинените ясен професионален път – едва 36% от тези подчинени обаче споделят това мнение.

Служителите се нуждаят от изпълними проекти и цели, за да останат ангажирани. Когато те се върнат на работа след празниците, преразгледайте проектите и целите, за да се уверите, че последните са реалистични и че всички са на същата страница и знаят какво се очаква от тях. Тези дългосрочни цели ще поддържат концентрацията на хората ви и ще подпомогнат професионалния им растеж.

3. Улеснете екипната работа

След дълга почивка служителите обикновено се сблъскват с непосилен работен товар, а разривите в екипа водят до загуба на ценно време. Проучването на Wrike сочи, че липсата на сътрудничество, неяснотата относно разпределението на задачите и неравномерната продуктивност сред членовете на отбора са най-големите причинители на стрес.

За да преборят следпразничния работен товар, хората ви трябва да са наясно със задачите си и да работят заедно за изпълнението им. След почивката преразгледайте ролите и отговорностите заедно с подчинените си, за да им припомните кой за какво е отговорен. Използвайте инструменти като SkillGravity за разпределянето на проекти, намирането на експерти в рамките на компанията, които могат да съдействат на екипа ви, и ефективната комуникация между всички участници в проекта.

4. Елиминирайте отлагането

В първите следпразнични работни дни служителите обикновено са доста мудни. Разказват си за семейните партита, разглеждат публикации в социалните мрежи и снимки от събирания. С други думи – отлагат работния процес.

В проучването на Wrike 51% от запитаните класират отлагането изпълнението на задачите като най-голямата причина за стрес. А след празничната почивка служителите отлагат повече от обикновено. Но докато някои разсейващи фактори вредят на представянето, не всички видове отлагане са лоши, сочи скорошна анкета на BambooHR, проведена сред 1000 американци. Сред благоприятстващите продуктивността дейности са престоя в стаята за почивка и разходките до диспенсъра за вода.

Оставете хората си да правят продуктивни почивки и да се социализират с колегите си. Стремете се да извличате максимална полза от усилията им, раздробявайки и приоритизирайки задачите според срока за изпълнение. Вместо да ги оставяте сами да се борят с ужаса от огромния работен товар, осигурете им списък с изпълними задачи.

Ако хората ви знаят, че трябва да отметнат определен брой отговорности до края на работния ден, те няма да си губят времето във Facebook и ще възвърнат концентрацията си.

Хедър Р. Хъман, кариерен експерт и основател и президент на Come Recommended, за Entrepreneur.com