Перфектната дължина на работната среща

Повечето от нас са някъде по средата между любов и омраза, когато става въпрос за срещите на работното място. Много често ни се иска да можем да не присъстваме, тъй като има стотици други неща, за които бихме предпочели да използваме времето си. Част от проблема със срещите идва от това, че не мислим достатъчно за тях, казва Дона Макджордж, автор на „The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact“.

„Когато възникне проблем, първият инстинкт е да се свика среща. Хората не са подготвени и се  чувстват длъжни да поканят възможно най-много участници", казва тя.

В много случаи изобщо не е необходимо да се провеждат срещи и информацията може да бъде споделена по имейл.

„Има толкова много различни начини, по които можете да споделяте информация, в зависимост от това колко сте находчиви Можете да използвате имейл или инструменти като Slack, където да провеждате анкети, да получавате мнения и да изпращате видеоклипове. Има много неща, които далеч не отнемат толкова време ,колкото една среща“, казва Макджордж.

Перфектната продължителност

Макар че общоприетият стандарт за продължителност на работната среща е един час, Макджордж казва, че тя не трябва да продължава повече от 25 минути. Нейното виждане е изградено върху метода Pomodoro na Франческо Чирило, според който всички задачи през деня трябва да се отделят във времеви отрязъци с дължина до 25 минути, тъй като това е оптималното време, в рамките на което човек може да запази фокуса си върху дадена дейност.

Друг принцип, който е в основата на предложения от Макджордж лимит върху работните срещи, е Законът на Паркинсон, който гласи, че работата се разраства до запълване на наличното време.

Макджордж също така казва, че ефектът на Рингелман може да повлияе на продължителността на срещата. Разработена от френския земеделски инженер Макс Рингелман, тази концепция описва тенденцията за отделните членове на групата да стават все по-малко продуктивни с увеличаването на размера на групата им.

„Колкото повече хора вземат участие в дейността, толкова по-малко продуктивни ставаме всички. Ако ще се придържате към кратки, 25-минутни времеви откъси, трябва да сте много внимателни с подбора на участниците в срещата“, обяснява Макджордж и съветва работните срещи никога да не включват повече от седем души.

 „В момента, в който участниците станат повече от седем, може да сте сигурни, че не всички участници ще имат принос“, добавя тя.

Как да се ограничите до 25 минути

За да използвате времето за среща благоразумно, трябва да се подготвите предварително. Макджордж казва, че успешните срещи зависят от три фактора: цел, хора и процес.

Започнете срещата, като определите какво искате да постигнете преди нейния край. Например, може да искате да вземете някакво решение, да решите проблем или да съставите бюджет. Каквото и да е конкретната цел, тя трябва да е ясно дефинира.

След това се уверете, че на срещата участват правилните хора и им кажете какво трябва да направят.

„Срещите работят най-добре, когато участниците знаят целта им предварително. Кажете им нещо от рода на: „Искаме да сте готови за обсъждане и разрешаване на тези проблеми…“ или „Имаме нужда от кратка актуализация за напредъка ви по проекта…“обяснява Макрджордж.

Последният фактор е „процесът“, което в случая означава ефективен начин за провеждане на среща. МакДжордж препоръчва да използвате процес от типа: „сканиране, фокусиране, действие“. Сканирайте през първите 12 минути за информация от всеки един участник в срещата. След това организаторът на срещата трябва да фокусира информацията, като предостави обратна връзка по чутите коментари. Последните минути трябва да бъдат използвани за договаряне на нужните действия за разрешаване на проблемите или постигане на конкретните цели.

„Яснотата и ограничеността създават чувство за спешност. Ако сме наясно какво искаме да правим и знаем каква е целта ни, но имаме ограничено време от 25 минути, създаваме усещане за неотложност“, казва Макджордж, като добавя, че това срещите по продуктивни и целенасочени.

…………….

Стефани Воза за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев