Шестте ключови елемента на продуктивния и успешен екип

Какво е нужно на един екип, за да работи ефективно и да постига успехи? Независимо колко добре сте структурирали своя тим, колко талантливи кадри сте подбрали и колко отдадени са те на проектите, резултатите могат да останат мираж, ако ви липсват следните 6 важни елемента:

1. Ясно дефинирани роли

Членовете на екипа често изпълняват различни от обичайните за ежедневната им работа роли. Уверете се, че всеки е наясно с функцията си в рамките на отбора, приема сериозно и следва стриктно напътствията на лидера.

2. Разпределени задачи и поемане на отговорност

Да са част от екипа е само едно от задълженията на служителите, затова, понякога е особено важно да сте сигурни, че задачите са ясно разпределени и всеки знае за какво е отговорен. Употребата на софтуер за управление на проекти е чудесен начин да помогнете на подчинените си да следят сроковете и отговорностите си, както и начина, по който техните индивидуални задължения имат отношение към работата на останалите.

3. Достатъчно време за екипа

Делегирането на допълнителни отговорности може да доведе до претоварване на подчинените ви. Ако искате всички да работят съвместно и ефективно, трябва да разпределяте работния товар така, че да превърнете отбора в приоритет на служителите си. Може да се наложи да отделяте по няколко часа дневно или дни седмично, или да назначите отговорник на екипа, докато основната роля на всеки член остава на заден план до завършване на даден проект. Уверете се, че надзорниците са добре запознати със ситуацията и могат да се справят с нея. Бъдете в течение на седмичния или дори дневния прогрес, в случай че е необходима корекция на графика.

4. Инструменти за комуникация

Ежедневното общуване е жизненоважно за успеха, но може да бъде проблем за многобройните или крос-функционални екипи, чиито членове, по една или друга причина, не могат да общуват редовно помежду си в процеса на работа. Изберете и използвайте методи за комуникация, които позволяват продължително общуване между всички подчинени относно прогреса на проектите. Надеждни варианти са Asana, Zoho Projects и Basecamp, както и видеоконференциите, текстовите съобщения, имейлите или комбинацията от няколко. Освен това е важно да се уверите, че всеки член на екипа използва избрания метод и се намира на една страница с останалите.

5. Обратна връзка

Екипите се нуждаят от редовни рецензии – както индивидуални за всеки подчинен, така и за отбора като единно цяло. Ако сте сформирали група, която трябва да завърши проект в рамките на 6 седмици, ежедневните рецензии са задължителни. По-продължителните проекти пък търпят предоставянето на обратна връзка веднъж седмично.

Тъй като екипът често е по-неформален от други работни структури, рецензии трябва да могат да дават всички негови членове. Разбира се, лидерът е главният отговорник за осигуряването на обратна връзка, но той трябва да се уверява, че всички подчинени се чувстват достатъчно комфортно да споделят мнението си.

Ежедневните рецензии гарантират, че отборът допуска по-малко грешки и не изостава от графика. Кратките седмични срещи между лидера и собственика на бизнеса също генерират полезни насоки.

6. Ясна мисия

Уверете се, че всички членове на екипа са наясно с общата цел. За да не се отклоняват и да не губят мотивация, ежедневно им напомняйте за тяхната мисия по позитивен начин. Това значи да поддържате прогреса, раздробявайки големите задачи на по-малки, поставяйки дневни или седмични срокове и празнувайки успешното приключване на всеки важен процес по пътя.

Рива Лесонски за Open Forum