6 навика, които спъват продуктивността

В днешната променлива и натоварена работна култура, изглежда никога нямаме време да се справим с всички задачи и, рано или късно, повечето от нас намират преки пътища, за да увеличат производителността си. Все пак, никой не иска да върви по-най-дългия път, когато трябва да стигне до определена точка. За нещастие, понякога всички прилагаме стратегии, които далеч не ни помагат толкова, колкото си мислим.

Ето и 6 привидно свързвани с продуктивността навика, които по-скоро ви вредят, отколкото да ви помагат.

1. Наизустявате списъка си със задачи

Ако сте от онзи тип хора, които мислят, че съставянето на списък със задачи е загуба на време, вероятно именно тази нагласа ви губи от времето. Според Дейвид Алън, прочутия автор на Getting Things Done, трябва да си записвате задачите, вместо да ги държите в главата си.

Защо? Защото умът е създаден, за да прави интуитивни избори, а не за да помни. Когато товарите мозъка си с голямо количество информация, той трудно прави разликата между приоритетите и останалите ви задачи. По тази причина, в крайна сметка или разпилявате усилията си или прекарвате прекалено голямо време върху някоя дреболия. Според Алън, записвайки си задачите си, вие ще ги отмятате много по-бързо.

2. Поставяте най-важната задача в началото на списъка със задачи

Тази практика е предпочитана от повечето хора. За нещастие обаче, съществува опасност тя да убие мотивацията ви за каквато и да е работа, особено ако обичате да отлагате.

В известното си есе от 1996 година, Structured Procrastination, Джон Пери обяснява, че причината повечето от нас да отлагат най-важните задачи е, че всички, малко или много, сме перфекционисти. Представяме си колко прекрасен би бил завършеният продукт, защото сме склонни да си поставяме високи стандарти. Но често сме вдигнали летвата толкова високо, че отлагаме задачата, докато накрая времето ни не се изчерпи и не я изпълним през пръсти.

Вместо това, съветва Пери, нанасяйте най-важната задача в дъното на списъка. Така тя няма да ви плаши толкова. На практика, по-маловажните отговорности ще ви служат за загрявка, преди да се захванете с голямата. Той пише:

„Хватката е да поставите правилния проект в началото на списъка. А идеалният проект притежава две конкретни характеристики. Първата е, че има ясен срок за изпълнение (но в действителност не е така), а втората – изглежда много важен (но всъщност не е).”

С други думи, отървете се от този досаден навик, който изкарва акъла на мотивацията ви.

3. Разчитате на софтуер за управление на задачите

Тази практика може и да ви е полезна, ако нямате проблеми с продуктивността. Но ако обичате да отлагате, „колекционирането” на софтуер по-скоро ще навреди на представянето ви, смята Алън.

Логиката е проста: софтуерите за водене на записки и съставяне на графици събират информация от писмени и гласови бележки, и дори от снимки, но я складират за по-късна употреба. Докато съставянето на списък със задачи ви помага да видите стъпките за действие, употребата на такъв софтуер връща всички важни подробности обратно в мислите, ви понеже няма да знаете какво да правите с цялата складирана информация, след като сте я събрали.

Ако все пак използвате такъв софтуер, Алън съветва да изчиствате историята му на всеки 24 или 48 часа.

4. Отлагате вземането на решения

В книгата си, Алън съветва: „Ако са нужни по-малко от две минути, за да свършите нещо, свършете го веднага”. Отлагането на решенията може да носи моментно облекчение, но има опасност по-късно да се взриви в лицето ви.

Вивиан Розентал, основател и главен изпълнителен директор на Snaps, смята,че вземането на бързи решения й помага да се справя с пречките по пътя. Всъщност, Розентал твърди, че е нужно само да вярвате в, и да развивате, интуицията си, за да се научите да вземате всякакви решения за по-малко от 9 секунди.

Когато отлагате някоя задача, тя губи смисъла си и в крайна сметка изразходвате повече енергия в търсене на този смисъл, отколкото би била нужна за изпълнението й в по-ранен момент. Затова трябва да можете бързо да събирате цялата налична информация, да вземате решения и да продължавате към следващата задача.

5. Казвате „да” на всичко

Може да смятате, че това ви прави по-приятен човек, но освен това ви прави и по-непродуктивен такъв. Истината е, че всички сме прекалено натоварени. Онези, които са се фокусирали върху по-малък брой задачи, ще постигнат най-голям успех. Ако се отплесвате по всяка дреболия, която изскочи на пътя ви, ще действате разпиляно и няма да стигнете доникъде.

Въпреки че е много по-лесно да кажете „да”, отколкото „не”, последното ще ви помогне да не се отклонявате от пътя. Отказите са доста стратегически ход, твърди проучване, публикувано в Journal of Consumer Research, проведено сред 120 студента. Участниците били разделени в 2 групи, според начина, по който са започнали изреченията си, когато отказвали да свършат нещо. Първата група отвръщала с „не мога”, а втората – с „не”.

Проучването открило, че групата, която казвала „не”, успяла да откаже много повече задачи, отколкото другата, която отвръщала с „не мога”. Подборът на думи е свързан с усещането ни за самоконтрол, което изпраща импулс до мозъка и влияе на поведението ни. Ако кажете „Не мога да свърша това”, сами напомняте на себе си, че имате граници. Тогава „не” се превръща в принудителен отговор. От друга страна, отвръщайки с „Нямам време да свърша това”, вие информирате мозъка си, че контролирате ситуацията, и избирате да не свършите нещо, защото имате властта да направите този избор.

6. Мислите си, че сте способни на мултитаскинг

Няма значение колко книги са издадени на тема, как мозъкът ни не може да върши няколко неща едновременно, ние продължаваме да го правим, защото това ни носи фалшиво чувство за постижение. Истината е, че мозъците ни не са създадени да мултитаксват. Учени от University of California, Los Angeles са открили, че когато вършим няколко неща наведнъж, мозъкът ни „затъпява”, защото използваме различни части от него, което „сериозно вреди на процеса ни на учене”.

Добра алтернативна стратегия е да вършите нещата на серии. С други думи, съзнателно и напълно се прехвърляте от една задача на друга, вместо да мултитасквате. Това ще ви позволи да използвате пълния капацитет на мозъка си за всяка дейност, макар и да мислите само за онази, която извършвате в дадения момент.

Ако продуктивността ви не е толкова развита, колкото ви се иска, знайте, че не е нужно да сте мотивирани, страстни и безупречно представящи се служители, за да си свършите работата добре. Ако разпределяте внимателно времето и енергията си, ще видите колко лесно е да се „настроите” и да работите продуктивно.

Вивиан Джанг, писател, за FastCompany.com