Мейл или среща?

Въпросът „Къде работите?“ преди получаваше еднозначен отговор - името на работодателя/компанията. Днес обаче може да включва и физическото местоположение, като например работа от дома, работа изцяло в офиса или комбинация от двете. Независимо дали вашите колеги са в един и същи офис с вас или работят от друга локация, включително такава в различна часова зона, не малък процент от комуникацията ви ще бъде виртуална.

„Обичайно е да се използват незабавни съобщения и имейл за комуникация с хора, които са само на една врата разстояние“, казва Андрю Бродски, асистент по мениджмънт в Тексаския университет в Остин и автор на „Ping: The Secrets of Successful Virtual Communication“.

„Но хората често подхождат към комуникацията на работното си място без особена мисъл. Те използват имейл, защото винаги са използвали имейл за това. Или превеждат среща, защото винаги са провеждали срещи за това“, обяснява той.

Хората взаимодействат помежду си от хиляди години, но виртуалната комуникация в мащаба на човешката история е скорошен феномен, което означава, че все още не сме усвоили най-добрия ѝ начин за използване, казва Бродски. За съжаление, вашият избор на комуникационен инструмент може да подкопае способността ви да изградите силни взаимоотношения и корпоративна култура, като отвори вратата за недоразумения или пропуснати възможности за свързване.

Избиране на правилната форма на комуникация

Преди да се свържете с някого, Бродски препоръчва да идентифицирате най-важната цел на комуникацията и да определите най-добрия начин за постигане на тази цел и подобряване на резултатите, свързани с работата.

„Целта включва ли това да бъдете кратки и продуктивни, за да можете да се фокусирате върху работни задачи?“, пита той. „Или пък става въпрос за изграждане на връзка и доверие. Може би целта е да направите добро впечатление? Няма един абсолютно най-добър подход през за всяка ситуация – има различни подходи за различни цели. Използвайте тази информация, за да решите коя технология ще постигне най-добре тази цел“, съветва Бродски.

Например, ако трябва да зададете на някого дълга поредица от въпроси, имейлът не е най-ефективната форма. Получателят ще трябва да отдели време за отговор, което може да отнеме ден или два. Те може също да искат да редактират и пренапишат отговорите си, преди да ви ги изпратят обратно, добавя Бродски. От друга страна, един телефонен разговор може да бъде планиран предварително и да приключи в рамките на половин час, като двамата си разменяте въпроси, отговори и разяснения. Това важи и за срещите.

„Много хора казват, че трябва да се отървем от всички срещи и да минем само на имейли“, казва Бродски. „Това, което липсва в тази теория, е фактът, че имейлите могат да отнемат много време поради този потенциал за редакции, тъй като хората искат да се уверят, че всичко е перфектно. Това се различава от естествения език, който се наблюдава по време на видео срещи или телефонни разговори“, отбелязва той.

Ако дадена ситуация включва сложна информация, особено ако може да се нуждае от изясняване и допълнителни въпроси, тогава най-добрият е синхронен модел, включва телефон или видео. Ако дадена ситуация изисква недвусмислена сигурност, тогава текстовият подход, като имейл или комуникационно приложение, може да бъде най-продуктивната форма.

Помислете за получателя

Когато общувате виртуално, независимо дали става въпрос за имейл, незабавно съобщение или видео, често е трудно да си спомните, че има човек от другата страна на комуникацията, защото се взирате в екрана на компютъра си, казва Бродски.

„Това е проблем, защото когато другите хора не осъзнават, че взаимодействат с човешко същество, е по-малко вероятно да си сътрудничат и да работят за изграждането на взаимоотношения“, казва той.

Помислете за начини да хуманизирате комуникацията си, която може да се случи естествено при взаимодействия лице в лице, предлага Бродски. Например, базираната на текст комуникация води до по-малко разговори и макар че разговорите намаляват производителността, те са полезни за изграждане на доверие и взаимоотношения.

„Колкото по-познати се чувстват хората един с друг, толкова повече разбират, че срещу тях има човек – някой, който има свои собствени интереси и чувства“, казва Бродски. „Приказките в офиса хуманизират взаимодействието.“

При виртуална комуникация, като имейл, Бродски препоръчва да започнете с кратък въпрос за нещо лично, което наскоро вашият колега наскоро е споменал, като например разходка в планината през уикенда. Можете също така да включите кратка бележка за себе си, която е свързана, така че да не се чувства неловко.

„Не казвам да навлизате в твърде много подробности за себе си. Дори няколко бързи думи могат да бъдат наистина полезни, за да хуманизирате себе си и да изградите доверие“, обяснява Бродски.

Намерете възможности за спонтанна комуникация

Когато в офиса, разговорите пред диспенсъра за вода могат да се случват органично, предоставяйки възможности за свързване и обмен на информация. Ако работите дистанционно или в хибриден модел, Бродски препоръчва да потърсите начини за добавяне на спонтанна комуникация, като например кратки видео взаимодействия, за да пресъздадете разговори в реално време.

„Когато можете да видите другия човек, чувствате, че сте по-запознат с него, вместо просто да четете някакъв текст от него“, обяснява той.

„Това не означава, че просто трябва да прекъсвате всички с видео разговори. Добре е понякога да изпратите бързо незабавно съобщение предварително, казвайки: „Хей, на разположение ли си за разговор?“

Предимството на виртуалната комуникация

Когато станем по-умели във виртуалната комуникация, нашите преживявания вероятно ще започнат да наподобяват тези при комуникацията на място. Бродски казва, че е възможно да се изградят по-силни връзки от разстояние, когато подхождате целенасочено към виртуалната комуникация.

„Няма нищо особено магическо в това да можеш да докоснеш човека пред теб“, казва той. „Много по-лесно е да изпратите бърз текст до някого, казвайки: „Хей, как си? Какво се случва?’ Виртуалните инструменти могат да укрепят взаимоотношенията, защото увеличават честотата на взаимодействията, а честотата на взаимодействията е един от основните фактори за това създаване на силни, дълготрайни отношения на доверие.“

……………

Стефани Воза, автор на „The Five-Minute Mom’s Club: 105 Tips to Make a Mom’s Life Easier“, за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев