Вредят ли на продуктивността списъците със задачи?

Въпреки че формата им може да се различава, много хора използват различни списъци, за да следят ежедневните си задачи. Според проучване на платформата за онлайн курсове Acuity Training, 33% използват списък със задачи, 24% подреждат деня си на база на входящата си електронна поща, а 12% насочват задачите си в календар. Останалите просто се занимават с нещата, които изглеждат най-важни в момента.

Макар че писмените списъци със задачи могат да осигурят план за деня, те също могат да навредят на продуктивността, ако не ги използвате по правилния начин, казва Едуардо Брисеньо, автор на „The Performance Paradox: Turning the Power of Mindset Into Action“.

„Списъците със задачи са чудесен инструмент за самоуправление“, казва той. „Те обаче могат да ни създадат проблеми, ако се изгубим в тях, ако спрем да виждаме всичко в периферията“, добавя Брисеньо.

Лиза Маккарти, съавтор на „Fast Forward: 5 Power Principles to Create the Life You Want in Just One Year“, допълва, че хората много често са късогледи в подхода си.

„Повечето човешки същества са съсредоточени върху това, което трябва да постигнат до петък, вместо да се фокусират върху бъдещето и наистина да придобият яснота относно това, което е важно, и да инвестират времето и енергията си в него още в настоящето“, казва тя.

За да използвате по-добре времето си и да създадете по-ефективен списък със задачи, избягвайте тези пет грешки:

Прекомерен фокус върху изпълнението

Зачеркването на нещо от списъка със задачи определено носи удоволствие, но не всички задачи придвижват кариерата или целите ви напред. Брисеньо казва, че фокусирането само върху постигането на резултати, а не върху ученето и подобряването може да бъде грешка.

Чувство за дефицит на време

Повечето хора имат твърде много неща в списъка си със задачи и недостатъчно време за тяхното изпълнение. Това може да доведе до усещане за претоварване, казва Маккарти.

„Повечето хора се отнасят към времето, сякаш няма достатъчно часове в деня. Вашият език създава вашата реалност и вие постоянно ще събирате доказателства в подкрепа на това твърдение“, обяснява тя,

В крайна сметка имате избор какво да си казвате. Вместо постоянно да си натяквате, че времето не ви стига, Маккарти предлага да си казвате: „Имам достатъчно време. Имам достатъчно енергия, за да инвестирам в това, което е важно за мен, както професионално, така и в личен план“.

Когато изграждате своя списък със задачи с този начин на мислене, определете най-важните неща, които искате да постигнете за професионален аспект и за личното си благополучие. Започнете с финала и след това планирайте седмицата си.

Събиране на различни задачи

Когато пишете списък със задачи е нормално да събирате заедно различни задачи – лесни и трудоемки, спешни и неограничени във времето. Този подход затруднява привличането на внимание към важните неща.

„Може да забравите защо преследвате тези неща“, казва Брисеньо. „Вместо това трябва да знаете какви са вашите стратегически приоритети и цели от високо ниво“, добавя той.

Нивото на важност на задачите може да се промени с времето. Редовно преоценявайте приоритетите си. Брисеньо предлага да се запитате: „Кои са най-важните ми цели? Нещата, които са в моя списък със задачи в момента, представляват ли правилния начин да подходя към тях?“.

Придържане към рутината

Друг риск е да се придържате към това, което Брисеньо нарича „преминаване с булдозер“: да правите едно нещо през цялото време, като например да се придържате към един вид задача.

„Пропускате стойността на редуването на умствени и емоционални състояния. Носителите на Нобелова награда са около 20 пъти по-склонни от общото население да се занимават с хоби, като например такова, свързано със сценичните изкуства. Великите цигулари спят повече от другите хора. Нашият мозък има нужда от презареждане и почивка. Трябва да изследва нови неща. Когато откриваме нови неща, създаваме връзки и това води до иновации“, обяснява той.

Създаването на навик да правите различни неща през деня, а не едно нещо, води до учене и по-висока продуктивност.

Пренебрегване на енергийните нива

Колко ефективни сте при изпълнението на задачи може да зависи от вашето енергийно ниво. Маккарти казва, че това трябва да бъде взето предвид при създаването на списък със задачи. Например, ако сте ранобудник, фокусирайте високоенергийните си задачи рано през деня. Ако пиковите ви нива на енергия са в следобедните часове, запазете важните задачи за по-късно

„Трябва да познавате себе си. Вземете предвид какво трябва да направите, за да поддържате физическата и умствената си енергия на върхови нива“, казва тя.

Независимо дали е на седмична, месечна или полугодишна база, Брисеньо препоръчва да преглеждате навиците и инструментите, които използвате, и да определите дали те трябва да бъдат подобрени.

„Изяснете какво е най-важно за вас. Какви са вашите цели за ефективност и какви са целите за обучение? Как се справяте с преследването на тези цели? Списъкът със задачи е чудесно място за отбелязване на задачите, които искаме да свършим. Уверете се, че го използвате по правилния начин“, препоръчва той.

………………..

Стефани Воза за FastCompany.com

Редактор: Георги Георгиев