Кога трябва да напишем писмо на ръка?

В забързания свят на бизнеса идеята да оставим лаптопа и да го заменим с химикалка и хартия звучи направо архаично. Защо направо не извадим перо и мастилница и да работим на светлината на газена лампа?!

Но докато без съмнение трябва да продължите да водите ежедневната си кореспонденция и бизнес предложения през имейла – в името на ефективността, има моменти, когато ръкописната бележка може да ви донесе много плюсове сред колегите и клиентите.

„Има нещо изключително лично в писмото, съставено на ръка – а това е толкова рядко в днешни дни”, смята експертът по етикет Томас Фарли, цитиран от RealBusiness. „Само една малка инвестиция от времето ви ще ви помогне да изпъкнете”, съветва специалистът, известен като „Господин Маниери”.

Харли очертава четири сценария, в които е по-добре да си припомните как се пише на ръка.

1. Когато благодарите. Ръкописната благодарствена бележка е много важна, след като сте били поканени на бизнес вечеря или обяд. Според Фарли такава трябва да се изпрати и след интервю за работа. В името на скоростта пратете първо имейл, в който благодарите на работодателя, че ви е приел, а после съставете и кратка бележка на ръка. Тя не бива да бъде със същия текст като имейла – търсете малки, лични детайли, които да включите в нея, за да изпъкнете.

2. Когато поддържате контактите с клиенти. Фарли предлага да си поръчате пакет бели картички с името ви, които да държите на бюрото си, за да са ви под ръка. Създайте си навика да поддържате връзка с клиентите си с тяхна помощ.

„Да речем например, че познавате човек, който е посещавал даден университет и прочетете нещо важно за него във вестника. Пратете му кратка бележка в смисъл: „Здравей, видях тази статия и се сетих за теб... Надявам се, че си добре”, предлага Господин Маниери. Този жест е личен и показва загриженост. Той ще напомни на клиентите, че не само помните подробности за живота им, но и сте готови да направите за тях нещо повече от останалите.

3. Когато създавате контакти. Връзките с новите бизнес познати, но и с бившите шефове и бъдещи служители са много важни. Отминаха времената, когато хората работеха в една и съща компания през цялата си кариера. Днес се налага да познаваме – и да поддържаме връзките си - с много повече важни работни контакти.

Мрежата ни от познанства е един от най-ценните ни ресурси в трудната икономика, затова редовно трябва да напомняме за себе си с писмо или учтива картичка по важен повод. „Ако правите това редовно, един ден, когато ви се налага да поискате услуга, няма да ви откажат”, обещава Фарли.

4. Когато се случват важни неща. Картички за изказване на съболезнования, поздравления за сватба, за раждане на дете, за повишение, уважително писмо при пенсиониране – всички подобни големи събития в живота на хората около вас трябва да бъдат отбелязвани по възможно най-персонализиран начин.

„Когато някой почине, в никакъв случай не бива да изпращате имейл или, което е още по-ужасно, да пишете съобщение във Фейсбук”, предупреждава експертът. „Това снижава цената на живота на човека.”

Същото се отнася и за хубавите събития. „Кой би си сложил имейл в рамка или би го прочел отново след време? Направете обаче хубава картичка, в която да се подпишат всички колеги, и това ще бъде нещо, което почетеният човек ще запази и ще цени”, казва Фарли.

Запомнете – просто, защото вече не е обичайно да отделяме време да напишем нещо мило на ръка не означава, че не бива да го правите. Никой няма да се обиди, ако получи искрено, задушевно писмо в пощенската си кутия. Напротив.

„Така ще покажете, че сте човек, който може да излезе от масовата съвременна култура и ще кажете: „Чувствам, че си достатъчно важен за мен, за да направя за теб това, което вече никой не прави.”