От създателя на Google: Златни правила за воденето на кореспонденция

Едно от емблематичните имена в Google Ерик Шмид и неговият колега Джонатан Розенберг, бивш старши-вицепрезидент на компанията по продуктите запретнаха ръкави и написаха полезно-практичното четиво "How Google Works". В него, те споделят ценен личен опит за постигане на успешна комуникация: например, как истинските професионалисти водят кореспонденция. Ето как:

"Комуникациите в епохата на интернет няма как да минат без електронна поща, а имейлът при цялата си сила и полза, често внушава внезапен ужас на оптимистичните по принцип и щастливи хора. Какви са нашите лични правила, които ни помагат да заглушим този ужас?

1. Отговаряй бързо! На някои хора може да се разчита: те отговарят бързо. И това е най-сигурният знак, че на тях може да се разчита. А други - не. Стремете се да бъдете от първите. Повечето от най-добрите – и най-заети – професионалисти реагират бързо на писма, при това на всякакви писма, а не само на избрани от тях. Това задава позитивна обратна връзкаь: вашите колеги и партньори ще бъдат много по-склонни да ви включват във важни дискусии и решения. Освен това, подобна бърза реакция подкрепя хоризонталната, меритократична култура в компанията. Отговорите могат да бъдат и много кратки. Нашият любим отговор е „Ясно”. Когато сте уверени в способността си да отговаряте бързо, вие вече имате право да обсъждате публично какво означава отсъствието на отговор. В нашия случай, това обикновено означава „Ясно, продължавайте”. Но, за повечето хора, липсата на отговор означава: „Имам си толкова други грижи на главата, въобще не ми е до твоите писания, изобщо не знам кога ще стигна до него (и дали изобщо ще стигна), така че, ако ти трябва обратна връзка, продължавай да си бърборите сам. Освен това, не те харесвам!”

2. В имейла важна е всяка дума, а безмислената проза е ...безмислена плява! Изразявайте се  ясно, очертавайте без излишни лирически отклонения проблемите. Това е умение, което изисква да му отделите малко повече време и подготовка. Пишете чернови, след това ги редактирайте като премахвате излишните думи. Покойният вече американски сценарист и писател  Елмор Ленард отговоря на въпросите за творческите си успехи така: „Зачерквам всичко, което другите хора пропускат.” Повечето писма са пълни с моменти, които хората „пропускат”.

3. Непрекъснато прочиствайте папката „Входящи”. Колко време прекарвате да преглеждате пощата си в колебания на кое писмо най-напред да отговорите? Колко време губите да отваряте и четете писма, които вече сте прочели, но на които не сте отговорили веднага? Когато отваряте ново писмо, има няколко варианта: да го зачетете и да разберете, че не си струва да продължавате; да го прочетете и веднага да реагирате; да го прочетете и да реагирате по-късно; да го прочетете по-късно. Веднага направете избор, но най-добре измежду първите два варианта. Ако сте прочели писмото и ви ясно какво трябва да направите, веднага го направете.

4. Първо четете най-новите писма. Винаги има кой друг да се погрижи за по-старите.

5. Помнете, една от задачите ви е и да предавате, не само да получавате. Когато получите писмо с полезна информация, помислете на кого още може да е от полза тя и я препратете.

6. Внимателно със скритите копия! Обикновено, това означава, че нещо се опитвате да скриете, а това е вредно и рисковано в среда с прозрачна корпоративна култура. Или обозначете явно човека в копието или изобщо не го добавяйте.

7. Не "крещете.", не се карайте в кореспонденция. Ако изпитвате нужда да го направите, нека бъде лично.

8. Опростете проследяването на вашите писма. Когато изпращатате писмо със задача, която искате да проследите, добавете своя адрес в копие и след това маркирайте писмото. Така ще ви е по-лесно да откривате и проверявате задачите, които са останали висящи. Просто препращате първоначалното писмо с въпроса: „Направено ли е вече?”

9. Помогнете си с търсенето в бъдеще. Ако получавате писма, за които трябва да помните в някакъв бъдещ срок, препратете си ги с няколко ключови думи, описващи съдържанието им – например „покана – симпозиум – компания (името на компанията). Удобно е не само за писма, но и за важни документи. Джонатан например сканира семейните паспорти, шофьорската си книжка, застраховките си и си ги праща като писма с ключови думи. Ако загуби случайно някой от тези документи по време на пътуване, лесно открива копието в пощата си.