10 добри идеи за продуктивни срещи

Заети сте, ясно. Трудно е да намериш идеалния баланс между работата и свободното време, но има начини да се справите и с това. Не съществува обаче вълшебна пръчица, която да разреши проблемите със срещите, от които се ужасявате.

Такива работни срещи могат да бъдат невероятно полезни, но могат да се превърнат и в кошмар както за мениджърите, така и за служителите. Често мислим за срещите като за загуба на време или за необходимо зло, и все пак те често са най-добрият начин да споделим важно послание или да обговорим проблем с няколко души наведнъж.

Не може обаче да няма по-добър начин! Е, докато учените не усъвършенстват телепатията, срещите си остават реалност от живота. Вместо да треперите пред тях, подгответе се с тези 10 съвета за по-добра продуктивност.

1.Набележете цел

Всеки понеделник сутрин провеждам среща с екипа си. Това е времето, когато научавам за работата на всеки служител, когато планираме седмицата пред себе си и уточняваме промените, които може да се отразят на другите членове на екипа.

Целта ни? Да се подготвим за една успешна седмица! Всеки, който идва на тази среща, е наясно с това и се подготвя съответно. И тъй като всички работим за една и съща цел, сме по-добре подготвени и променяме приоритетите си така, че да можем да се нагодим още в началото на седмицата, вместо да се панираме в последната минута.

2.Определете времето

Имаме по две срещи седмично – една в 10 сутринта в понеделник и една в 15:30 в петък с екипа по продажбите. И тъй като тези часове не се променят, е лесно предварително да планираме дейността си и да не губим време. Хората ми знаят кога трябва да приключат задачите си и кога могат отново да започнат.

3.Определете темите

Срещите често са мразени, защото ги използват, за да планират други срещи. Така не можем да бъдем продуктивни, нито да използваме ефективно времето.

Още преди срещата определете за какво ще говорите и информирайте участниците. Като им дадете време предварително да се подготвят, ще им позволите да съберат мислите и идеите си и ще направите срещата по-ефективна.

4.Придържайте се към плана

Той помага на всички да са наясно какво да очакват. Отпечатайте копие от дневния ред и ги раздайте на всички, или напишете точките на дъската. После се придържайте към тях! Ако изникне нещо, което бихте искали да обсъдите по-подробно, отбележете си го и продължете напред. Винаги можете да се върнете към него по-късно.

5.Елиминирайте технологиите

Трудно е, много е трудно да се удържите да не си погледнете смартфона, когато забръмчи. Нужно ли е всички да се разсейват от телефоните, таблетите или лаптопите по време на среща? Ако отговорът е не, помолете участниците да оставят джаджите си на бюрата. Така ще можете да проведете истински разговор и да споделите добри идеи, а служителите ще станат по-продуктивни и мотивирани.

6.Слушайте, участвайте и въвличайте

Като координатор на срещата вие търсите обратна връзка, идеи и обсъждания, нали? Разбира се. Иначе какъв е смисълът от срещата? Но слушате ли наистина какво ви говорят, или приказвате само вие?

Да, понякога може да проведете някоя по-образователна среща, в която да поговорите повече. Дори тогава обаче се запитайте – въвличате ли екипа си в темата? Задавайте отворени въпроси, вместо такива, на които може да се отговори само с да или не. Накарайте хората да участват активно.

7.С участието идва и конфликтът

Хората са страстни, а страстта ражда идеи. За съжаление обаче понякога колегите не са на едно мнение за това коя идея е най-добрата. Конфликтите могат да изкарат една среща от релси и е важно да ги разрешавате бързо и безпристрастно.

Търсете невербални сигнали – скръстени ръце, въртящи се очи и т.н. - и бъдете проактивни в подхода си към несъгласието. Ако то продължи, вие се придържайте към графика и после разрешете проблема на друго място заедно с участниците в конфликта.

8.Бъдете прями

Понякога в компанията има няколко ярки личности и това носи своите ползи, но има и своите обратни страни. Ако сте наясно, че в срещите ви редовно избухват свади, планирайте предварително.

Методът „Шест шапки за мислители“ може да се окаже точно онова, от което имате нужда. Дайте на всеки участник в срещата шапчица с различен цвят, който да представлява различен аспект от разговора. Всяка шапка помага на служителя да погледне към ситуацията под един или друг ъгъл. Този весел метод отключва креативността и потиска песимизма, като така срещата става по-плодотворна и ангажираща

9.Комуникирайте след срещата

Изпратете имейл за въпросите, които са били обсъдени, и споменете каква работа трябва да свършат отделните служители. Ако след срещата трябва да се свършат някои дребни, свързани с нея задачи, като обаждане по телефона или изпращане на имейл, направете го бързо.

10.Ако всичко друго се провали, променяйте!

Винаги ли провеждате срещите си в един и същ кабинет? Скучно, а? Променете средата! Защо не излезете в парка или в някое кафене? Направете го! Продуктивна среща може да се свика навсякъде, където искате. Ако трябва да бъдете креативни, излизането от четирите ви стени често е всичко, което ви е необходимо.

Мъчителните срещи са трудни за всички, затова се опитайте да ги правите смислени или да ги елиминирате и замените с разговори на четири очи. Така организацията ви ще стане по-позитивна и проактивна, а нежеланието на служителите да участват ще се стопи!

Мишел Брамър, Business2Community