Как да спрем да губим 600 часа годишно

Имате ли 600 часа годишно за губене? Да, аз също. Цифрите са категорични: това е времето, което губим в лоши срещи, лице в лице или виртуално. Цифрите идват от редица проучвания, най-надеждното, от които е на Microsoft.

Средният мениджър прекарва половината от живота си в заседания от един или друг вид. Ако приемем, че работим осем часа на ден, 50 седмици в годината, това е около 2000 часа годишно. Това означава, че половината от това време, около 1000 часа годишно се изразходват в срещи. Участниците в срещи са съгласни, че 60% от времето, прекарано в съвещания е загубено.

Това е около 600 часа на година. Да не говорим какво разочарование носят те заради излишните разходи и ненужно убитите мозъчни клетки. Така че какво можем да направим, за да започнем да пестим прахосваното време? Е, можем да се откажем от срещите. Провеждането на срещи, само защото те са планирани, без да имат конкретна цел означава, че имате огромен проблем. Чувствайте се свободни да отменяте срещи. Позволете на хората си да правят същото. Има няколко неща, които може да въведете като практики още сега:

Насрочете среща за срещите си. Това не е шега! Много екипи функционират като имат предложения и навици, които никога не изразяват на заседания. Нормите, правилата и отчетността са задължителни, но често те пречат на свободното провеждане на срещата, при което хората спокойно могат да изразят вижданията и идеите си. Една среща преди срещата може да се окаже много по-ефективна.

Започнете всяка среща с изрично изясняване на целта. За какво е тази среща, какво ще постигнете и за колко време? Кажете го на глас, изяснете елементите на дневния ред и бъдете отворени към гледната точка на другите.

Упълномощете един човек за наблюдател на срещата. Това трябва да е човекът, който да следи дали всичко върви по план и кога дискусията излиза извън релси. Когато сте в среща, няма как да следите как тя протича и да я управлявате, тогава вие потъвате в тематиката на срещата и губите фокус върху организацията.

Дневен ред, дневен ред, дневен ред. Добрата програма не означава да пристигате пет минути преди началото на срещата. Организацията на една среща започва много преди тя да е започнала, за да протече както трябва.

Тези загубени 600 часа са под ваш контрол. Стига да ги разпределите правилно и да си създадете стегнат график ще имате 600 свободни часа на година. Можете да ги оползотворите във време, прекарано със семейството, в хоби или в по-ефективна работа.

Уейн Трумел за Management Issues