Наука и фантастика на срещите

Затворете очи и си спомнете последната работна среща, на която присъствахте. Какво е останало у вас? Досада, чувство за изгубено време. Или спомен за ценна идея, за нещо, което сте успели да решите, при това заедно с подчинените си. Ако преобладават негативните преживявания, задължително трябва да прочетете този текст. Ако последното съвещание за вас е било успешно, тази статия също е добро четиво. С нея ще разберете как можете да увеличите коефициента на полезно действие. Искате или не, вътрешните работни събирания са неизменна и важна част от живота в офиса. Неслучайно служителите в САЩ например всеки ден присъстват на около 11 млн. съвещания. Нормалният среден изпълнител прекарва приблизително шест часа седмично в подобни мероприятия. Ръководителите отделят много повече време от останалите.

Важната новина е, че вероятно съвещанията стават все по-ефективни, затова се провеждат все по-често. В запитване до 1900 американски бизнес лидери 72% отговарят, че прекарват повече време в работни срещи, отколкото преди пет години, 49% очакват броят им да се увеличава и в бъдеще. Докато работехме по тази тема, ние се опитахме да разберем има ли пряка връзка между съвещанията и удовлетвореността от работата. Забелязахме интересна закономерност. Хората, които силно желаят да постигнат своите цели, казват, че с увеличаване на броя на заседанията пада чувството им за удовлетвореност от работата. Онези пък, които в много по-малка степен се фокусират върху някакви свои цели, обичат да ходят по съвещания - може би заради социалните контакти или заради структурирането на иначе неподредения им ден.

Що се отнася до качеството на срещите, безрезултатните просто съсипват всякаква радост от работата. Нещо повече, когато човек участва в порой от лоши съвещания, той става напрегнат, недоволен и по-склонен да напусне.

Независимо от настроенията, статистиките и анкетите най-важният въпрос, на който трябва да си отговорим, е можем ли и как да направим работните срещи по-добри? Той е ключов, защото компаниите отделят не само средства, но и големи надежди на съвещанията. Затова стратегията за увеличаване на ефективността трябва да бъде важна цел. За да я постигнат, компаниите трябва да действат на няколко фронта - да подобряват уменията и на служителите, и на мениджърите, както и да въвеждат най-добрите практики. Макар повечето от участниците в съвещанията да си мислят, че са много добри в тази дейност, това не е така. Обикновено те трябва да научат основни неща като кога се свикват работни срещи, как се подготвя дневен ред, как се насърчава активността, как се избягват културните различия, как се разрешават конфликтите...

Управлението на съвещанията не е никак лесна задача, още повече че тя масово се подценява. За да стане тази дейност наистина ефективна, мениджмънтът трябва да намери начин да чува оценката за работните срещи на всички, които участват в тях. Изследването на резултатите по отдели, клонове, както и в организацията като цяло е много важен начин за улавяне на проблемите и за подготовка на план за подобряване. Важно е компаниите да включат в своите инструменти за оценяване на служителите и критерии как те работят по време на съвещания.

Истина е, че успешните срещи имат свои принципи, дух и атмосфера, които тласкат участниците към нестандартно мислене и добри решения.

Първият принцип за управление на работни срещи е да се свикват само когато са наистина необходими. Има много ситуации, които не изискват съвещания, и цял куп проблеми, които могат да се решат много по-добре по друг начин.

Всяко заседание, като се започне от обявяването и се стигне до успешното му приключване, не бива да бъде низ от импровизации (все пак виртуозите в тази дейност не са много), а да се подчинява на някои общи стандарти. Такъв стандарт може да бъде разбирането, че срещи се свикват тогава, когато неразрешени проблеми спъват развитието на взаимнозависими проекти. Друго правило може да бъде да се организира среща само тогава, когато има неотложен въпрос, който изисква мнението на всеки член на групата.

Глупаво и ненужно е да се провеждат работни срещи само защото има някакъв график - всеки понеделник например. Освен това организаторът е добре да определи кой трябва да присъства и кой - не. И още нещо важно трябва да реши - как ще информира всички, които имат интерес към срещата, но не участват в нея, какви решения са взети. Компаниите трябва да дават възможност на служителите да се отказват от някои съвещания, които не са в обсега на интересите им или в тяхната компетентност.

Естествено е различните части на една организация да определят свои собствени стандарти за присъствие на срещи. Ние насърчаваме двуредовия подход, при който има основни членове на групата и странични. Основни са всички, които имат пряко участие в придвижването на въпросите, заради които се провежда срещата. Странични са тези, които могат да предложат експертно мнение, но участието им по всички точки от дневния ред не е необходимо. Те може да се включват само когато има нужда от тях. Ако се разясни добре важността на тези две различни роли и каква е причината за тях, ще се избегнат случаи, в които някой е засегнат, че не участва в абсолютно всяка среща. За да се провеждат успешни съвещания, организаторите трябва да овладеят основните неща. Ето някои от тях - ще се убедите, че е лесно да се прилагат.

Планирайте срещите предварително

Организаторите трябва да разпратят предварително дневен ред заедно с всички необходими материали. Трябва да приканят участниците да предложат допълнителни точки към него. Той трябва да показва предвиденото време за всяка точка, което се прави с цел да насърчава ефективността, но така също и да даде да се разбере, че за всяка точка ще има достатъчно време за обсъждане.

Важно е също да се обръща внимание на реда, по който ще се обсъждат темите. Например при среща, посветена на решаването на някакъв проблем, добре е първо да постигнете съгласие по дефиниране на проблема, преди да започнете да обсъждате потенциални решения.

Определете ясни правила

Съвещанията трябва да бъдат конструирани така, че да насърчават участието, вниманието и резултатността. Ако има план групата да се среща продължително време, ръководните правила трябва да се съставят още при първата среща. Полезно е също така да се дефинират очакванията на лидерите, както и на участниците. Добре е да има механизми за критика, когато тези очаквания не се сбъдват.

Не се страхувайте да експериментирате с нови техники и нови места

Организаторите на срещи трябва да са отворени да опитват нови начини за стимулиране на активност. Понякога е полезно например да се разделят участниците на малки групи или пък да им се даде възможност за няколко минути да разменят идеи помежду си. Друг възможен метод е да се определят конкретни членове на групата, които да играят определена роля (например адвокат на дявола - клиент или акционер, който не е представен на срещата). Добре е понякога съвещанията да се провеждат на ново място, което допълнително стимулира креативността и разчупването на добре установените шаблони.

Създайте механизъм за оценка

Участниците трябва периодично да разговарят за ефекта от съвещанието. Това може да се случва в неговия край или в началото на следващото. В това число трябва да се разглеждат темпото и напредъкът, както и основните правила на работните срещи и тяхната ефективност.

Успешните компании не гледат на срещите като на необходимо зло. Напротив, отнасят се като към стратегически ресурс и търсят начини да извлекат колкото е възможно повече от него. Вместо просто да приемат нуждата от срещи като част от живота, такива организации ги използват за решаване на проблеми и за изграждане на една по-конкурентна организация.

Напредъкът не става за една нощ, а постепенно - среща след среща.    

--------

Стивън Г. Рогълбърг, професор по организационен мениджмънт и психология в Университета на Северна Каролина, Клиф Скот, професор по организационно поведение и комуникации в Университета на Северна Каролина, Джон Кело професор по психология в колежа “Дейвидсън”, Северна Каролина. Текстът е публикуван в сп. "Мениджър"