Идеалната среща

Никоя компания не работи във вакуум. Дори и да сте самостоятелен предприемач, вероятно ще трябва да се координирате с клиентите. Накратко, бизнесът означава сътрудничество. Работата с други води до необходимостта от срещи. 

Страхотната среща би трябвало да помогне на участниците да решат проблемите, да изясни следващите стъпки на проекта и като цяло да спести време и енергия. Внимателното планиране на вашите срещи и спазването на плана ще помогне на хората на вашия екип да извлекат максимума от времето лице в лице.

Не забравяйте, че времето е пари и съответно бюджетното време за срещи. Важно е периодично да оценявате честотата и времето, необходимо за графика на срещите на вашия екип. Запитайте се дали имате нужда от седмични или двуседмични срещи лице в лице? Могат ли някои срещи да бъдат пропуснати, ако не трябва да се решават неотложни проблеми? Как провеждането на среща ще повлияе на производителността на вашия екип: ще я подобри ли или ще я възпрепятства? 

Опитайте се да не останете в нагласата, че срещите, особено постоянните срещи, са необходими, за да накарате всички да вървят напред заедно. Понякога наистина може да бъде имейл. Обмислянето кога и как провеждате вашите срещи може да доведе до значителни спестявания на разходи за вашия бизнес. Не забравяйте, че плащате за времето на всички по време на тази среща. Освен това потенциално губите продуктивно време за задачи, ако се срещате ненужно. Може да е поучително да вземете калкулатор и да изчислите разходите на вашата компания за седмично време за срещи.

Когато решите, че събирането е оправдано, независимо дали виртуално или лично, жизненоважно е да имате ясен план за действие. Преди всяка среща ясно определете какво искате да постигнете, кой трябва да участва и как ще организирате времето. Важно е да създавате и споделяте дневен ред за всяка среща – и да се придържате към него.

Ето пет съвета, които можете да приложите днес, за да помогнете на вас и вашия екип да осигурите ефективност и всички вие да извлечете максимума от времето си за съвместна работа.

1. Подгответе дневен ред за срещата на вашия екип, преди да се съберете

Добре обмисленият дневен ред на срещата е сърцето и душата на ефективното екипно сътрудничество. Гледайте на това като на афиш за успех, наръчник, който поставя началото на безпроблемното изпълнение. Вашият дневен ред трябва да включва основната информация кой, защо, какво и как.

Вашият екип трябва да знае кой присъства. Съобщете очакванията на всеки участник за техния принос към разговора. Трябва също така да имате установена ясна цел, дори и за постоянни срещи. Преценете дали вашият екип изобщо трябва да се срещне.

Не е необходимо дневният ред да бъде напълно изчерпателен документ с параграфи от обяснения или инструкции. Вместо това просто идентифицирайте елементите, които трябва да бъдат разгледани, в ред, който има смисъл, и отбележете кой е поканен да допринесе за всяка точка.

2. Използвайте дневния ред на срещата си, за да се справите със задачата и да осигурите ефективност 

Жизненоважно е всеки участник да получи копие от дневния ред предварително. Ако е възможно, отделете достатъчно време за обратна връзка и въпроси. Може да откриете, че вашият екип ви помага да подобрите плана си предварително.

Можете да разпространите хартиени копия на вашия дневен ред преди да се срещнете, но това не е опция за хибридни или отдалечени събирания. Изпращането на документ с дневен ред по имейл до всички е възможно решение. Или можете да помислите за технически инструменти, които могат да ви помогнат да организирате процеса от началото до края.

Една опция за технически инструмент за увеличаване на вашите срещи е Fellow. Софтуерът на Fellow включва шаблони за срещи, така че не е нужно да започвате с празна страница, когато организирате дневния си ред. Дневният ред също ви позволява да държите екипа си отговорен и информиран за ключови решения. 

3. Останете на задачата и намалете разсейването 

Уверете се, че всеки присъстващ на срещата може да даде своя принос. Ако вие провеждате срещата, постарайте се да служите като неин модератор. Насърчавайте откритата комуникация. Бъдете готови да се намесите, когато е време да пренасочите или преместите срещата към следващата точка от дневния ред. Докато отмятате списъка, придържайте се към подходящ ритъм на комуникация.

Говорете за това какво трябва да се разгледа по конкретна точка. Оставете на екипа разумен период от време (предвид вашия график и продължителност на срещата), за да обсъдите подходи и след това да се ангажирате със стратегия за справяне с проблема, преди да продължите. Ако нещо не работи, можете да го прегледате по-късно.

4. Насърчавайте воденето на бележки и активното слушане

Срещите могат да бъдат възможност за екипите да работят съвместно през пречките. Ако ги планирате обмислено, придържате се към плана и позволите на участниците да представят своите предизвикателства и решения на масата, можете да постигнете чудеса на работното място.

Обучаването на вашия екип на активно слушане и доброто водене на бележки ще помогне на участниците да увеличат максимално ползите, които извличат от всяка среща лице в лице.

Някаква форма на водене на бележки, независимо дали на ръка или с цифрово устройство, ще помогне на членовете на екипа да запомнят следващите стъпки и други елементи за действие. Ако се срещате онлайн, може да помислите за създаване на цифров запис на важни срещи. Участниците могат да прегледат подробностите асинхронно по-късно.

5. Тръгнете напред и превърнете тези точки в действие

Искате времето ви да се използва максимално ефективно, когато съберете екипа си. В резултат на това се уверете, че вашата среща позволява планиране и следващи стъпки. Бихте могли да направите обобщение в края на всяка сесия, като кратко обобщите всяка подходяща тема, очертавайки как екипът ще се справи с проблема и изяснявайки кой за какво е отговорен.

За да увеличите максимално срещите си, можете също да включите това във всяка точка от дневния ред, докато преминавате през самата среща. Всеки трябва да напусне масата с ясно разбиране за действията, които ще предприеме, за да продължи напред. 

Независимо дали вие и вашият екип работите лично, дистанционно или хибридно, срещите вероятно са основна част от вашия седмичен или месечен график. Тези стъпки могат да ви помогнат да осигурите гладка и продуктивна среща онлайн или лично и да ви помогнат да избегнете загубата на вашето време и времето на хората от вашия екип.

Източник: Деана Ричи за entrepreneur.com

Превод и редакция: Нели Тодорова