Високи залози: 12 правила за крайните срокове от Сет Годин

Крайните срокове са много важни, крайните срокове струват скъпо. Организираните системи и общества отчаяно се нуждаят от тях. Невъзможно е да се построи здрава къща, ако подизпълнителите доставят стоки или услуги в удобно за тях време. Филмови студия и книгоиздатели планират издания месеци предварително, така че отделите за разпространение да могат да планират работата си. Софтуерът зависи от подсистеми, които трябва да бъдат инсталирани, преди самата програма да работи.

В допълнение към стойността, която екипната работа създава, съществува и реалната цена на крайния срок. Неизпълнените обещания водят до организационни разходи и нанасят значителни щети на репутацията или марката. Хората също плащат своята цена, преживявайки стрес от пропуснати срокове и обещания, които може да не е поемали лично. Случва се сривовете да се дължат на това, че някой друг не е изпълнил задълженията си.

В надпреварата за внимание и ангажианост стандартите за крайни срокове се колебаят. Вече четиридесет години шоуто Saturday Night Live се излъчва от 23:30 ч. И както казва неговият създател, не защото по това време е готово за излъчване, а защото е  настъпил часът 23:30. Това е всичко.

Репутацията на човек – независимо дали работи на свободна практика или е търговец, компания, лидер -  който не пропуска срокове, е много ценна. И не само, защото не спите и работите неуморно. Това е крайна мярка за някой, който не знае как да планира. Ето няколко основни принципи, които ще ви помогнат при планиране.

1. Ако работите в индустрия, където единственият начин да "спечелите" е да излъжете за крайните срокове, осъзнайте, че е ваш избор да се конкурирате в тази индустрия и приемете, че сроковете ще бъдат пропуснати, а емоционалните разходи неизбежни.

2. Когато правите своя избор, помислете за друга индустрия, в която се предполага работа с крайни срокове и където можете да получите удовлетворението от спазването на обещанията си.

3. Не поставяйте измислени срокове в качеството им на стимул. Това не работи при всички, което означава, че някой ще се вслуша в думите ви и наистина ще направи всичко навреме, докато друг ще го приеме само за препоръка. По-ефективно е още от самото начало да изясните нещата и да помогнете на хората да разберат какво имате предвид под краен срок

4. Не използвайте вътрешните срокове като гарантиран компонент на обещания към външни контрагенти.  Винаги планирайте и буферно пространство, за да не се изложите, ако проектът се забави. Колкото по-добри са буферите, толкова по-точни са сроковете.

5. Приемете факта, че да се пусне нещо до определена дата е по-скъпо, отколкото да бъде доведено до готовност. В резултат на това трябва да определяте много по-висока надценка за стойността, което създава обещанието за краен срок. Похарчете тези пари за подсигуряване на спазването на крайния срок.

6. Не е достатъчно да се „стараете с всички сили“, за да спазите крайните срокове. Спазването на крайните срокове изисква не претоварване, а систематичен подход към планирането. Ако редовно прегаряте, за да успеете да свършите навреме, имате системни проблеми.

7. Проблемът с крайния срок не бива да се решава с частично изпълнение на ангажимента. Това е загубена битка. Оптималното решение е да се преструктурират характеристиките на продукта чрез премахване или добавяне на отделни блокове. Обещаването, че „това ще бъде в следващата версия“ е напълно приемлив отговор, особено когато хората очакват да видят новата версия навреме.

8. Поставянето на един единствен краен срок е краен срок, който определено няма да бъде спазен. Но ако можете да разбиете големия си краен срок на десет или петнадесет етапа, ще разберете как напредвате много преди да е станало твърде късно.

9. Митичният "човеко-месец" индикатор за труд е сериозен капан. Девет души, работещи заедно в перфектна хармония, не могат да родят бебе за един месец. Включването на повече хора в даден проект не винаги го ускорява. Може да е станало твърде късно, когато тръгнете да решавате проблема с крайния срок по този начин. Алтернативата е да назначите правилния брой хора за всеки компонент на проекта, така че да се работи паралелно по възможно най-много компоненти.

10. "Пролуките" са полезни...докато ги няма. Ако само един  одобрява всеки елемент от проекта, малко вероятно е да успеете да пуснете много елементи паралелно. Алтернативата е да се създаде строга спецификация предварително, в която стандартите се одобряват преди началото на работата.

11. Дискусиите по времевата линия често се свеждат до въпроси, свързани с доверието, срама, усилията. Струва си да се разграничат разговорите за системата и данните от разговорите за емоциите.

12. Скритите проблеми не се решават сами. В свръхсвързания свят няма техническа причина мениджърът да не е наясно със състоянието на даден проект толкова добре, колкото и неговият екип.

И накрая както повечето други важни неща, спазването на крайните срокове е умение, което означава, че можем да го научим.

Източник: Seth's blog