Дългосрочен модел ли е работата от дистанция в ИТ сектора

Георги Андреев е завършил висшето си образование в Софийски университет „Св. Климент Охридски“. Започва кариерата си като програмист. През 2009г. се присъединява към екипа на SEEBURGER в България, където поема ръководни функции, а от 2019г. е и прокурист. През последните години се възползва от отдалечения режим на работа и се мести да живее в гр. Пловдив.

SEEBURGER в България, както и много други компании от ИТ сектора, премина успешно в напълно отдалечен режим на работа през 2020 г. Последвалите няколко години бяха предизвикателство и време за адаптация, както за организациите, така и за служителите. SEEBURGER в България е един от водещите работодатели в България, основана през 1999 г., като дъщерно дружество на централата в Германия. В компанията се развиват над 280 служители, като по-голямата част от тях работят предимно отдалечено.

- Г-н Андреев, кои бяха основните предизвикателства пред ИТ сектора за преминаване в дистанционен режим на работа?

- На ИТ сектора му беше необходим значителен тласък, но той беше подготвен за преминаване към такъв режим много преди COVID пандемията. Повечето компании вече бяха инвестирали в инфраструктура и имаха практика за частична работа от вкъщи. Да не забравяме, че голяма част от компаниите, както и нашата, работят в глобални екипи със служители от различни държави и градове и голяма част от работата им до момента се случваше само онлайн.

Въпреки това отсъствието на служителите от офиса за по-дълъг период от време ни изправи пред много повече предизвикателства в сравнение с краткосрочните отсъствия. Реалността при масовата работа отдалечено е по-различна от спорадичните практики за работа от вкъщи и това изправи бизнеса пред неочаквани трудности. Липсата на физическо присъствие в офиса изкара наяве много недостатъци на вътрешните политики и процеси. Затова компании като нашата трябваше бързо да пренасочат значителни инвестиции в дигитализиране и по-голяма гъвкавост на много от административните и организационни процеси.

- Какви инвестиции са необходими, за да бъде успешно реализирана работата отдалечено?

- Първата стъпка при нас беше спешно попълване на нуждите от мобилен хардуер и оборудване за домашни офиси. Това беше една значителна и неочаквана инвестиция, която се отплати дългосрочно. В тази ситуация е необходимо да се инвестира в надежден хардуер, защото поддръжката от разстояние е още по-сложна. Липсата на личен контакт изисква много от вътрешните процеси да бъдат облекчени и дигитализирани. В ИТ сектора по традиция дори административните екипи работят в предимно онлайн среда, но изцяло отдалеченият режим на работа изкарва наяве дори най-малкия пропуск. Необходими са цялостни решения за пълно дигитализиране на процесите – инвестиране в софтуер и облачни услуги, подпомагащи работата на организацията. Една от важните стъпки, които ние предприехме е внедряването на решение за електронно подписване на документи. Друг пример е, че преминахме към изцяло онлайн процес по подбор на нови служители с помощта на облачен инструмент за тестване. Увеличената зависимост от дигиталната комуникация ни мотивира да ускорим прехода към Microsoft Teams и Office 365. Интегрирахме и нова по-усъвършенствана HR платформа, а наскоро решихме да започнем работа и по нова вътрешна платформа за комуникация със служителите. Макар и работата отдалечено да беше възможна от самото начало, то за да бъде тя наистина ефективна и безпроблемна, бяха нужни много допълнителни усилия и промени.

- Как дистанционната работа влияе на сътрудничеството между екипите, особено когато те работят отдалечено?

- След първоначалния възторг от успешния преход се появиха и първите коментари за недостатъците от минималния контакт в офиса или от цялостната му липса. Преобладаващото мнение в сферата еволюира в посока, че отдалеченият режим на работа води до влошаване на комуникацията, намаляване на колаборацията и ограничаване на иновациите в работата. Въпреки че в много случаи индивидуалният служител има възможност да е по-продуктивен, то дългосрочната продуктивност на екипа е изправена пред сериозно предизвикателство.

Критична беше реакцията на бизнеса в тази обстановка. Бъдещето на ИТ компаниите до голяма степен зависи именно от успешните иновации и тези проучвания поставиха под въпрос устойчивостта на отдалечения режим на работа. Появиха се два фронта – мнозинството от служителите твърдо застанаха зад работата отдалечено, която им предостави желаната гъвкавост и удобства и от друга страна работодателите, които бяха несигурни в успешното реализиране на своите бизнес цели. Някои по-консервативни организации се възползваха още от първите възможности и обявиха частично или пълно връщане в офиса. Доколко този ход беше успешен или вреден, е трудно да се генерализира, но пък това даде сериозен отзвук и показа, че работата отдалечено не е прищявка или мимолетно явление. Другият, и според мен, много по-устойчив подход, който някои компании, включително и SEEBURGER България предприеха, беше да се увеличат инвестициите в отдалечения режим на работа и да се намерят решения за овладяване на негативите от минималната физическа връзка.

- Как организацията може да се справи с недостатъците на работата от дистанция?

- Липсата на пряк физически контакт със служителите оказа сериозен натиск върху управлението на проекти и върху оперативния мениджмънт. Ако един ръководител е бил успешен в ръководене на екип в офиса, то изискванията за ръководене на същия екип отдалечено често са по-различни. Подобряването на вътрешните процеси и инструменти е задължителна стъпка за разрешаване на този проблем. Ръководителите имат нужда от много повече прозрачност и конкретна и надеждна информация за дейността на екипа, за да компенсират липсата на пряка връзка с хората си.

Служителите също са засегнати от трудностите при отдалечената работа. Мнозинството адаптираха успешно личните си навици и извлякоха максимална полза от новия модел. За друга част от служителите, обаче, пряката комуникация продължи да бъде важна. Това важи в най-голяма степен за новопостъпващите служители, и най-вече тези, които тепърва започват професионалното си развитие, но тази нужда е валидна и за част от дългогодишните кадри. Те натрупаха негативи от тенденцията за отдалечена работа и бяха ощетени от липсата на пряк контакт с голяма част от колегите им. Необходимо е организациите да положат допълнителни усилия, за да преодолеят и този проблем. Една от задължителните стъпки е разработването на ефективен онбординг процес, за да се гарантира успешното включване на новите служители в екипа. Успешните екипи положиха допълнителни усилия за подобряване на комуникацията и подобряване на ефективността на онлайн срещите. Една от тенденциите е използването на инструменти за колаборация като Mentimeter, Mural и Miro.

- Важен ли е офисът при работата от дистанция?

- Въпреки отлива на служители от офисите, ние продължихме да инвестираме в тяхното подобряване. Офисите на SEEBURGER в България в София и Пловдив все още са предпочитано място за ежедневна работа за една част от служителите, но за всички останали ролята на офиса се промени драстично. Основната им функция от място за ежедневна работа и провеждане на всички срещи, се превърна в място за колаборация и социални връзки. Докато ежедневната работа може успешно да се върши отдалечено, то една част от оперативните събития и срещи са значително по-ефективни, когато са организирани в офиса. Политиката на SEEBURGER в България включва 20% работа от офиса именно, за да се посрещнат тези нужди. При работата от офиса фокусът задължително пада върху комуникацията в екипа.

- Устойчив ли е все пак трендът за работа отдалечено?

- Несъмнено. Изминалите три години ни показаха, че тенденцията ще се задържи. Тя се оказа устойчива на критиките и продължава да е утвърден стандарт в ИТ сектора. Безспорно основният двигател са служителите, за които това е възможност да намерят повече комфорт и време за личния си живот, но това е добре дошло и за компаниите, които търсят по-удовлетворени служители, които се отплащат с по-висока мотивация.

Вероятно най-разпространеният модел на работа на бъдещето ще включва частично работа от офиса и частично работа отдалечено, в съотношение спрямо нуждите на организацията, но това е безспорно успех за поддръжниците на работата отдалечено.