Имейлът, моят шедьовър!

"Ако имах време, бих написал по-кратко писмо!" - това е идеята на материал с препоръки на Harvard Business Review, посветен на писането на ефективни имейли. Ето какво посочват авторите:

Получавали ли сте някога имейл, в който се чудите кое точно трябва да прочетете? Всичко, което виждате, е плетеница от текст, който по никакъв начин не привлича вниманието ви. Трябва да знаете, че когато пишете електронна поща, вие сте проектант. Тоест, когато изпращате голямо предложение, бизнес план или отчет - желаете то да се приеме добре.

Добрият дизайн и подредба ви дават предимство. Колко голямо предимство? Точно това определя разликата между да бъдете прочетени или да бъдете игнорирани. Трябва да развиете око за "визуалния шум" и "визуалния ред". Всеки може да извлече полза от това. Ето няколко основни правила.

Задайте си въпроса има ли в това съобщение ред или "предизвиква главоболие", когато го погледнете?

Стремете се към краткост. Следвайте максимата на Марк Твен, Чърчил и Линкълн: "Ако имах повече време, бих написал по-кратко писмо". А определението на Ричард Бах е: "Доброто писане е в силата на изтритите думи".

Ликвидирайте бъркотиите. Ако изпращате разговор, в който само едно изречение е важно, изтрийте останалите... 42 000 думи. Изтрийте генерираните пунктирни линии, назъбвания и множество цветове.

Избягвайте огромни монолитни блокове от текст – никой няма да ги прочете.

Продължава на следващата страница. 

Не се опитвайте да бъдете модерни – не използвайте повече от 3 шрифта на една страница. Избягвайте различните големини, курсиви и стилове. Не подчертавайте, освен ако не е особено важно.

За имейлите си изберете шрифт, който е приятелски настроен към мрежата - Arial, Helvetica, Lucida Sans, Palatino, Verdana. По този начин ще бъдете сигурни, че съобщението ви излиза по същия начин, по който и вие го виждате.

Нарушете някои правила. Там, където традицията ви казва, че всяка страница от бизнес планът ви трябва да е пълна с текст, помислете с какво друго може да я запълните.

Ако не знаете какви са правилата, внимавайте когато ги нарушавате. Целта е не да бъдете нетрадиционни, а ефективни.

Научете се да обичате белите пространства. Не запълвайте страницата отгоре до долу с текст. Оставете пространство за "дишане" на текста.

Вижте още: Благодаря за урока, Нелсън!

Една илюстрация струва колкото 1000 думи. Но не използвайте изображения с лош вкус, те няма да помогнат.

Създайте център. Не подреждайте един параграф вляво, друг вдясно и трети по средата. Това създава препятствия в четенето.

Внимавайте с цветовете. Не се стремете да бъдете разноцветни. Използвайте цветове, които предават посланието ви и които са максимално редуцирани. Черното винаги е добър избор.