Кога обратната връзка може да навреди

Може би все още използвате традиционните годишни прегледи на производителността или пък сте зарязали формалностите и разчитате на навременната обратна връзка.

Също така, не е изключено да сте открили някакъв иновативен начин за комуникация с вашите служители, с помощта на когото да разбирате дали те разбират своите задължения

Какъвто и да е подходът, който използвате, за да оцените представянето на вашите служители, всички знаем, че даването на негативни и позитивни отзиви е ключова част от работата на лидера.

Повечето мениджъри не обичат да дават директни отзиви, особено когато са предимно с отрицателен характер.  Множество изследвания обаче показват, че колкото мениджърите мразят да дават негативна обратна връзка, толкова служителите искат да я получат, стига да бъде представена по подходящ начин.

Правилният подход при даването на отзиви и критика е основният елемент, от който зависи това, дали даден служител ще приеме обратната връзка като полезна или вредна. Може да мислите, че под лош подход се има предвид висок тон, викове и заплахи, но истината е, че не е нужно да бъдете агресивен и арогантен, за да се провалите в даването на обратна връзка.  

Това са 5 случая, в които трябва да се замислите, преди да дадете обратна връзка на вашите служители.

1. Когато изглеждате като лицемер.

Каните се да кажете на вашия мениджър продажби, че окачвате от него да говори по-малко и да слуша повече по време на бизнес срещите? Това означава, че трябва да дадете личен пример, като покажете, че сте активен слушател и, че давате шанс на всеки, да изкаже своето мнение по време на същите тези срещи.

Мислите да предупредите ваш служител от отдела по обслужване на клиенти, че неговите закъснения с изпълнението на задачите няма да бъдат толерирани? Това означава, че и вие трябва да спазвате стриктно сроковете на работа.

Ако се готвите да дадете обратна връзка по отношение на професионалното поведение или представяне на даден служител, трябва да сте сигурни, че самите вие се справяте достатъчно добре с вашата работа, за да бъдете пример за подражание или да бъдете достатъчно честни и открити, за да си признаете, че и самите вие трябва да поработите върху същия проблем. Ще бъдете приет значително по-добре, ако имате смелостта да споделите факта, че не сте перфектен и, че полагате сериозни усилия, за да станете по-добър.

2. Когато давате прекалено много отзиви.

Промяната в поведението отнема време. Тя обикновено се развива в пет етапа: предварителни размисли, самосъзерцание, подготовка, действие и поддръжка. Ако наскоро сте дали много негативни отзиви, това означава, че сте направили отделни заявки, за започването на гореопосания процес на промяна по няколко различни линии на поведение на вашите служители.

Изключително трудно е обаче човек да направи толкова промени за кратко време. Това води до емоционално и физическо претоварване, което не постига дълготрайни резултати.  Бъдете последователен в критиките си и давайте нужното време за промяна, вместо да затрупвате хората с негативизъм.

3. Когато не сте проследили прогреса по предходните отзиви, които сте дали.

Ефективните дискусии за обратна връзка трябва включват анализ на напредъка по предишни коментари и критики – какво работи, какво не се получава, какво са пречките, какво сте забелязали, какви ресурси са необходими и т.н. Ако продължавате да давате нови отзиви, без да се интересувате от развитието по теми от по-ранни дискусии, обратната връзка става незначителна, неуместна и в крайна сметка, ненужна.

4. Когато обратната връзка се използва за обвиняване и по други негативни подбуди

Негативни отзиви не трябва да се използват:

За да прехвърлите вината за провален проект върху някой друг.

За отмъщение.

За да се освободите от негативните емоции, породени от ваши лични проблеми.

За да покажете, че сте строг шеф.

За да внушите страх.

За манипулация.

За принуда.

5. Когато не можете да си спомните последния път, когато сте дали позитивни отзиви на даден човек.

Аз не съм фен на подхода, при който се редуват "тоягата и моркова", т.е негативни и позитивни отзиви. Смятам, че по този начин хората опитват да избегнат чувството за вина и да бъдат по-уверени , преди да проведат труден разговор. Ако единственият път, когато сте давали позитивни отзиви на ваш служител, е бил, когато сте изпитвали нуждата да кажете нещо положително, след цяла плеяда от силно негативни критики, то това не се брои. 

Психологът Джон Готман казва, че взаимоотношенията между шеф и служител са най-добри, когато всеки негативен отзив е последван от пет позитивни.

Уверете се, че сте създали „емоционална възглавница“, като увеличите позитивната обратна връзка още от рано, преди да ви се наложи да споделите новите негативни отзиви.

Дебора Риегел, автор на "Tips of the Tongue: The Nonnative English Speaker's Guide to Mastering Public Speaking", за inc.com