Преди поканата за среща

Виртуалните офиси не са в пандемичен режим, дистанционни срещи и съвещания текат с пълна сила по цялото земно кълбо. Това не отменя класическият риск те да се превърнат в загуба на време. Според проучване през 2019 г. от календарната компания Doodle от 19 милиона срещи и 6 500 интервюта, непродуктивните и лошо организирани срещи представляват загуба от 399 милиарда долара всяка година.

Данните показват, че повече от 44% от ръководителите са забелязвали колеги да гледат видео, да правят селфи или дори да заспят по време на срещи. Около 58% от служителите съобщават, че са свидетели, че техните колеги изпълняват несвързани задачи по време на фирмени конференции. Разбира се, някои от проблемите могат да бъдат причислени към лоши срокове, продължителна продължителност и твърде много присъстващи.

Business Insider разговаря с трима ръководители и експерт на работното място за това как лидерите могат да задържат вниманието на служителите си и да оптимизират времето за срещи.

„Когато става дума за ангажирането на хората съсредоточени, времето е от значение. Има много фактори за изчисляването на перфектното време за срещи. Контекстът на дискусията, броят на хората, които присъстват, други срещи, които също са в графиците през този ден - това са всичко, което мениджърите трябва да обмислят, преди да изпратят покани в календара“, обяснява изпълнителният директор на Doodle Ренато Профико.

Според него, избирането на подходящото време увеличава производителността, но понякога е важно да изберете точното време с правилния човек.

„Има хора, които работят по-добре вечер, отколкото сутрин. Всичко зависи от служителите и начина, по който работят. По-малките групи са предпоставка за по-добри дискусии“, каза още Ренато Профико.

Спенсър Уолдрон, директор по комуникациите в Prezi, е съгласен с Профико и дава за пример собствената си работа. От 6 години той работи отдалечено от Амстердам, а разликата във времето означава, че срещите се насрочват в неудобно време. За да коригира този проблем, той предварително записва основните си разговорни точки, изпраща го на екипа за преглед и понякога дори пропуска срещата.

„Това е най-добрият начин да дадете ценен принос, без да губите време или производителността му“, категоричен е Уолдрон.

Ренато Профико съветва мениджърите да преглеждат календарите на служителите си от време навреме. Ако разписанията им вече са пълни със срещи, добавянето на още 30-минутна среща не е добра идея. 

Осъзнаването на фирмената култура също е важно. Според доклад на Doodle, най-продуктивното време за организиране на срещи зависи до голяма степен от това къде се намира офисът ви. Докато американците в големи градове като Ню Йорк и Чикаго предпочитат срещите вечер, на юг изборът е по обедно време.

„Колкото по-организирано и стратегически планирате срещите си, толкова по-добри ще бъдат те“, каза още Профико.

Вместо да говорите през цялото време, можете да добавяте визуализации, за да държите на фокус вниманието на хората, съветват още специалистите.

Бри Вайлер Рейнолдс, експерт на работното място и мениджър за развитие на кариерата в HR компания FlexJobs, препоръча на лидерите да намерят творчески начини да ангажират служителите си по време на всички срещи.

„Можете да се възползвате от функции за чат, вградени в конферентни приложения, да задавате въпроси от отворен тип, които биха засилили по-нататъшното обсъждане и да направите тестове по средата на срещата, за да проверите дали хората все още обръщат внимание“, разказва експертът.

Според Кори Трефели, глобален ръководител на маркетинга в Cisco, включването на технологични инструменти в срещи пък може да ви позволи да провеждате повече разговори.

„Освен това можете да използвате AI инструменти, които да водят бележки и да извличат най-важните моменти за вашите колеги, които не могат да присъстват. Платформи за споделяне на документи и за незабавни съобщения също позволяват на хората да си сътрудничат, редактират и разглеждат документи едновременно“, каза още Кори Трефели.

По думите му, технологиите могат да помогнат за свързването на няколко души, които са далеч от конферентната зала, а това ще гарантира ефективното използване на времето в офиса.

Източник: Business Insider

Редактор: Нели Тодорова