Просто искам малко тишина!

Помислете за броя комуникационни инструменти, които използвате всеки ден. Освен, че периодично си преглеждате имейла, най-вероятно използвате някаква платформа за изпращане на незабавни съобщения. Сигурно питате вашите колеги и клиенти дали предпочитат комуникация по телефона или чрез видео чат. Нищо чудно вече да имате нужда от специален дневник, в които да отбелязвате различните си кореспонденции и методите, използвани за тяхното провеждане, за да имате представа къде търсите конкретни документи, данни и информация.

Всички тези взаимодействия започват да се трупат и да оказват негативно въздействие върху нас. Скорошно прочуване в САЩ показва интересни резултати по темата. Около 75% от участниците в него са съгласни с твърдението: „работата от разстояние увеличи чувството ми за дигитално претоварване, тъй като съобщенията, имейлите и видеоконференциите се превърнаха в основните методи на комуникация“. Сходен процент (74%) от анкетираните казват, че „прекарват по-голямата част от деня пред компютър, таблет или смартфон“. Друго проучване от 2015 г., публикувано в Journal of Business Economics, открива, че така наречените „техно-стресори“ видят до по-ниско удовлетворение от работата, спад на производителността и бърнаут (прегаряне).

Иначе казано, освен че е дразнещ и изморителен, постоянният поток от информация може да навреди на резултатите на компанията, казва Мери Лин Карвър, основател и главен изпълнителен директор на Strategy Advisors. „Контролът на съдържанието на комуникацията, както и изграждането на йерархия и стратегия за каналите, използвани за нейния пренос, са от ключово значение“, казва тя.

Поставянето под контрол на цифровото и информационното претоварване преминава през няколко ключови стъпки:

Какво използвате?

Добре е да започнете с анализ на инструментите, които вие и важите служители използвате за комуникация – какво работи и какво не, казва Карвър. Имат ли те нужда от всички функции на всяка платформа, която ползвате? Някои софтуерни компании предлагат платформи, включващи всички методи на комуникация – съобщения, разговори, видео връзка и тн. Най-вероятно някои служители ползват тези функции ежедневно, а други никога не ги докосват. Разберете кои са платформите, с помощта на които вашия екип общува и си сътрудничи най-ефективно.

Потърсете обратна връзка

След като анализирате всички платформи, използвани от вашия екип, може да останете изненадани от резултатите, казва консултантът по вътрешна комуникация Джона Лейси.  Ако имате лиценз за използването на определен инструмент, а някои от вашите служители предпочитат да използват друг, то може да имате проблем, предупреждава Карвър. Тя отбелязва, че при подобно разминаване в общуването вашите данни, вътрешна информация и кореспонденции се споделят в платформа, която не е била одобрена от компанията ви. Още по-лошо е ако служителите ви не са споделили с вас, че ползват различна от одобрената платформа, тъй като така голяма част от разменената информация недостига до всички заинтересовани страни. За това е важно да потърсите мнението на вашите служители за това кои инструменти за комуникация предпочитат и защо смятат, че те са по-ефективни.

Преценете коя е най-добрата употреба на всеки инструмент

След като имате кратък списък с комуникационни инструменти, от които вие и вашият екип имате нужда, преценете дали служителите ви ползват тези платформи по най-добрия начин, казва Карвър. Има хора, които говорят споделят специфики за мащабни проекти по телефона, което не е препоръчително, тъй като тази информация не се визуализира и запазва в дигитален формат. Ако събеседникът им не е разбрал нещо или има нужда от припомняне, той ще трябва отново да им се обади. Различните инструменти са препоръчителни за конкретен тип комуникация:

Незабавни съобщенията и чат – За прости въпроси и в случаи, когато се нуждаете от възможно най-бърз достъп до информация.

Имейл – Добър за комуникация, която изисква повече детайли. Ефективен метод за препращане на документи и предоставяне на линкове

Телефонни и видео разговори – Най-добри за кратки разговори и брейнсторминг

Изградете стратегия за каналите

След като съобразите инструментите, от които вие и вашия екип имате нужда, със силните им страни, може да започнете да създавате комуникационна стратегия. „Има тънка линия между даването на избор на хората и създаването на ефективна система, при която всички са на една страница. Смятам, че е много важно да имате няколко универсални канала на комуникация, в които участват абсолютно всички“, казва Шейн Меткалф от 15Five.

Дайте на екипа си насоки за това каква информация може да споделят, къде може да я споделят, както и кога и къде се очаква да дадат отговор на вашите запитвания. Така ще създадете организация, при която хората работят по-ефективно в екип и знаят къде могат да намерят информацията, която търсят.

Приспособете стила си на комуникация към платформите

Един друг аспект на днешната технологична комуникация, които е малко по-комплексен, но също толкова важен, е приспособяването на стила ви на общуване към различните платформи. Получавали ли сте лаконични имейли, които са ви оставяли с недоумение? Ако обаче бяхте получили същото съобщение в приложение за чат, щяхте ли да го сметнете за странно? „Трябва да мислите за вашата публика“, казва Лейси. Помислете за това как останалите биха приели дадено съобщение в зависимост от това коя платформа използвате за неговото предоставяне и адаптирайте стила и тона си подобаващо. Също толкова важно е и да вземете предвид различните поколения, към които принадлежат вашите служители, и предпочитания от тях начин на общуване. Някои избягват телефонните обаждания на всяка цена, докато другите звънят по телефона дори за най-малкото нещо. Макар че не е необходимо да имате специфични политики по отношение на тези различия, добре е да не забравяте за тяхното съществуване.

................

Гуен Морън, съавтор на The Complete Idiot's Guide to Business Plans, за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев