Принципите на успешното делегиране

В ролята си на бизнес съветник, едно от оплакванията, които чувам най-често от мениджърите, е че нямат достатъчно време, за да се справят с всичките си задачи. Това важи в особена сила за перфекционистите, които отказват да делегират задачи от критично значение, мислейки, че никой друг не може да се справи с тях толкова добре, колкото самите те. В тези случаи често чувам термини като „маниак на тема контрол“ или микромениджър.

Решението на тези проблеми в повечето случаи идва под формата на по-ефективно делегиране, при което важните задачи се възлагат на правилните хора. Вярвам, че ефективното делегиране е умение, което всички можем да научим и усъвършенстваме с времето. За целта трябва да се фокусираме върху няколко ключови принципа:

Дайте на всеки служител поне един шанс да спечели вашето доверие

Един мениджър не знае на какво са способни хората около него, докато не им даде възможност да се докажат. Не подхождайте към отношенията си с останалите с предразсъдаци и съмнение. По-неопитните служители имат нужда от предизвикателства, за да покажат на какво са способни, а вие може да сте единствената пречка пред техния напредък. Превърнете в приоритет назначаването на хора с правилните умения и не се страхувате да им възлагате трудни задачи.

Оценявайте до каква степен може да бъде делегирана всяка задача

Всички имаме качества и интереси. Делегирайте задачите така, че те да отговарят на силните страни и страстите на хората, които трябва да ги изпълняват. Запазете за себе си важните задачи, които са в полето ви на експертиза, и делегирайте останалите на онези служители, които ще се справят най-добре с тях. Не чакайте момент, в който ще бъдете претоварени със задължения, преди да започнете да споделяте отговорностите си с ваши подчинени.

Не делегирайте на другите работа, която по право е ваша

На делегирането не трябва да се гледа като на разтоварване на нежелани задачи или някакъв вид автоматично балансиране на натоварването. Всяка задача трябва да бъде оценена отделна на база приоритет и нужни качества за нейното изпълнение. Произволното делегиране вероятно ще доведе до некачествена работа, загуба на доверие и неефективно използване на времето и уменията на всички участници в процеса.

Фокусирайте се върху даването на ясни инструкции

Често откривам, че хората, които разочароват с изпълнението на делегирани задачи, в повечето случаи не са били наясно какво точно се очаквала от тях и как е трябвало да изпълнят възложеното им задължение. Припомнете си за времето, когато самите вие сте били неопитни в изпълнението на сходна задача и нещата, които са ви помогнали да се справите с нея. Използвайте същите тези инструменти и източници, за да помогнете на служителите си да разберат по-добре какво се иска от тях и какъв е най-ефективния начин за постигането на желаните резултати.

Задайте срок за изпълнение и периоди за докладване на постигнатия напредък

Не е достатъчно просто да възложите на ваш служител задача и никога повече да не се интересувате от това как върви изпълнението и, докато не дойде крайния за нейното завършване. Важно е регулярно да преварявате постигнатия напредък и да следите за потенциални проблеми.

Освен отговорности, делегирайте и правомощия за вземане на решения

Ако настоявате да вземате всички важни решения по изпълнението на дадена задача, то в действителност вие не сте я делегирали. За да бъде делегирането ефективно, трябва да се уверите, че служителят, който изпълнява задачата, разполага с нужните инструменти, ресурси и правомощия за вземане на решения, за да няма нужда от постоянна подкрепа и одобрение от вас. Делегирането е безполезно, ако в крайна сметка няколко хора вършат една и съща работа.

Давайте признание за добре свършената работа

За да се уверите, че служителите ви ще бъдат мотивирани да свършат добре делегираната им работа , не забравяйте да давате положителна индивидуална обратна връзка, както и да хвалите публично подчинените си за техните успехи. Не правете грешката да си преписвате заслугите за чуждите постижения.

Научете се да казвате „не“, когато искат помощ от вас

Някои мениджъри сами саботират процеса на делегиране като приемат твърде бързо и без да се замислят молбите за помощ от другите. Някои хора може да опитат да избягат от отговорност или да облекчат собственото си натоварване, прехвърляйки обратно работа към вас. Разбира се, това не означава да не помагате на служителите си, когато имат нужда от помощ, но трябва внимателно да анализирате всяка ситуация и да преценявате дали те в действителност изпитват затруднения, или просто търсят начин да вършат това, което им е заръчано. За да избегнете ситуация, в която вашето „не“ изглежда грубо, попитайте дали може да дискутирате спецификите на искане за помощ на по-късен етап. Това ще ви даде време да проверите календара си и да видите дали имате време, което може да отделите за помощ на вашия служител.  

........

Мартин Зуилинг, основател и главен изпълнителен директор на Startup Professionals, за Inc.com.