Бизнесът страда от липсата на приоритети

„В днешно време мениджърите си уговарят твърде много работни срещи. Като следствие от това те не винаги имат време да обмислят добре целите на тези срещи”, алармира генералният директор на американската фирма „Кю Бол” Антъни Джан. Отидете ли неподготвени обаче, обричате делото преди още то да е започнало, убеден е той. Липсата на ясна перспектива удължава бизнес срещите до безкрайност и намалява ефективността им, защото се губи време за изясняване на неща, които би трябвало да са ясни на лидера от много по-рано. А това е симптом на една много разпространена болест – липсата на постоянна мисловна връзка с основната и най-важна цел на вашия бизнес.

За да избягвате грешките, трябва да си отговорите на няколко въпроса, смята Джан.

1. Работите ли за ясна цел?

Добрите стратегии се основават на яснотата на личните ви цели и силата на вашата страст към работата. Ефективността е невъзможна, ако не сте свързани към „сърцето” на бизнеса – неговата основна цел, която никога не бива да забравяте, и въпроса „защо” – а не „какво” и „как”. Винаги е по-лесно да кажете какво работите, отколкото да обясните защо го правите. Не би трябвало да е така. Истинският лидер знае много добре „защо” и може да го обясни във всяка ситуация. Той разбира, че бизнесът е по-голям от отделия продукт и от простата цел да се правят пари. Отлични примери за фирми, които разбират това основно правило, са IKEA, Nike и Southwest. При тях основната идея личи и се откроява много по-добре от обикновените пазарни стратегии. Тази идея трябва да е ясна и на бизнес партньорите ви при всяка ваша среща.

2. Преработвате се, но не напредвате?

Повечето успели хора работят много здраво. И въпреки това не бива да бъркате тежкия труд с прогреса. Лесно е да обясним какво очакваме от живота и работата – стабилност, добро семейство, влияние върху живота на другите. Но е много по-трудно да обвържем краткосрочните си действия с тези дългосрочни цели. За да не хвърляме излишен и безплоден труд, трябва предварително правилно да определим посоката – така пътят става по-лек, а напредъкът – реален.

3. Мислите ли върху календара си?

Имате ли реално усещане за начина, по който изразходвате времето си? Една полезна стратегия е да се замислите къде смятате, че го прекарвате (в стратегическо планиране, срещи, менторство) и къде го прекарвате реално (административно планиране, срещи на управителния съвет). Прегледайте последния месец от календара си и сравнете реално похарченото време със стратегическите си приоритети. Много често се оказва, че не разпределяме правилно този основен ресурс. Някак без да искаме правим това, което е по-лесно, по-ясно и в което сме по-добри, вместо това, което е наистина смислено и ще има ефект. Определете главните си пет приоритета за календарната година и анализирайте как следвате тези цели месец по месец.

4. Отделяте ли си достатъчно време за разсъждения?

Не попадайте в капана на купищата назначени срещи. Вместо това си отделете време, в което да обмислите какво наистина искате да постигнете в тези срещи и как. Трите основни цели на бизнес срещата са тези – да информира, да постига сътрудничество или да бъде получено нечие одобрение. Разберете към коя от тези цели се стремите в конкретния случай и се подгответе съответно. Отделете поне половината от назначеното за срещата време за тази цел. Ако тя ще бъде 1 час, обмислете я поне 30 минути. Ключовите срещи обаче изискват размисъл от порядъка на 20 часа за всеки час на срещата.

5. Използвате мултитаскинг и продуктивността пада?

В днешно време почти всеки се поти едновременно поне над две задачи. Идеята за спокойно време за размисъл е почти мастодонт от миналото. Ако имате важна задача, трябва да „обръснете” излишното – изключете телефона, отложете по-маловажните срещи, откъснете се най-сетне от имейла си, към който сте прикрепени като с пъпна връв! Фокусирайте се. Дисциплината и определянето на приоритети са единственият път към по-голямата ефективност. Колкото и да е модерен, мултитаскингът само създава илюзията за свършена работа.

По материали от Harvard Business Review.