ТРАЙНА//// Седем стъпки, с които следващото виртуалното ви събитие ще бъде най-успешното

Всички сме присъствали на традиционни събития – търговски изложения, срещи на живо, събирания с клиенти. Разбира се, те играят важна роля, но вече не са единственият начин за изграждане на взаимоотношения и придвижване на бизнес възможностите напред. Светът на бизнес събитията се промени – необратимо. Въпросът не е дали да използвате виртуални събития, а как да ги прилагате ефективно, за да изградите доверие, да предизвикате ангажираност и да финализирате сделки.

Когато е организирано добре, едно виртуално събитие може да утвърди компанията ви като надежден съветник, да задълбочи връзките и да ускори цикъла на продажбите. Ако обаче е направено лошо, то се превръща просто в поредния игнориран уебинар – събитие, което на практика „не се е състояло“.

Защо виртуалните събития се провалят? 

Основната причина за провала на виртуалните събития е, че компаниите се опитват просто да ги създадат като точно копие на събитие на живо. Това не работи. Знам го от личен опит, пише Синтия Кей в статия за Еntrepreneur. 

По време на пандемията от COVID-19 работих с голям клиент по организирането на виртуална презентация. Резултатът беше пълен провал. Те бяха планирали събитие на живо и решиха просто да го проведат по същия начин, но чрез предаване на живо. Опитах се да обясня защо това няма да проработи, но не успях да убедя човека, от когото зависеше крайното решение. В началото всичко изглеждаше наред, но скоро участниците започнаха да напускат, а към края бяха останали само шепа най-упорити зрители, добавя тя. 

Този случай ни учи на няколко важни неща.

Във виртуална среда не можете да задържите вниманието така, както когато сте „лице в лице“ с аудиторията си. Съдържанието трябва да бъде адаптирано за виртуално потребление. Освен това, не се опитвайте да представите същия обем информация, както бихте направили при среща на живо. Често компаниите избират лектори, които не се чувстват комфортно пред камера. Те може и да се справят добре пред публика на живо, но пред виртуалната аудитория действат приспивно.

Моята рамка CONNECT

През годините съм участвала в организирането на най-различни виртуални събития – както за световни гиганти, така и за по-малки, иновативни компании. Онези от тях, които наистина оставиха следа, бяха наситени със съдържание, професионално реализирани и забавни. Да, точно така – забавни! Не става въпрос за сухи презентации от типа „обучение“, а за такива, които са лични и интерактивни. За да направя виртуалните събития ефективни и повторяеми, разработих една проста рамка, наречена CONNECT. Причината е, че истинската цел на всяко виртуално събитие е създаването на връзка в голям мащаб. И така, какво означава този акроним? Ето и кратко разяснение, пише авторът на статията. 

C – Clarify the outcome (Уточнете желания резултат)

Всяко успешно виртуално събитие започва с яснота. Преди да мислите за съдържанието или лекторите, определете какъв резултат искате да постигнете. Ако не дефинирате целта, събитието ще загуби фокуса си, а аудиторията ви непременно ще усети това. Яснотата води до съгласуваност. Когато целта е ясна, посланието става по-силно, а реакцията на аудиторията – по-добра. Каква е целта на вашето събитие?

• Генериране на нови потенциални клиенти (лийдове) или тяхното квалифициране
• Придвижване на потенциалните клиенти по-напред във фунията на продажбите
• Раздвижване на сделки, които са в застой
• Създаване на интерес (шум) около бъдещи инициативи
• Укрепване на съществуващи взаимоотношения
• Позициониране на екипа ви като доверен съветник

Всеки от тези резултати изисква специфичен стил на представяне. Ясно дефинираната цел ще бъде водеща при всяко ваше решение – от съдържанието и избора на лектори до последващите действия.

O – Observe your audience (Наблюдавайте аудиторията си)

Събитието ви не трябва да започва с това, което вие искате да кажете, а с това, което аудиторията ви има нужда да чуе. Днешните клиенти очакват съдържанието да е пряко свързано с техните нужди. Те искат да се почувстват разбрани. Запитайте се: „Какво би било наистина полезно за тях в този момент?“ Когато отговорите правилно на този въпрос, събитието ви става ценно. Използвайте познанията си за клиентите, за да създадете преживяване, чрез което те ще се почувстват разбрани.

N – Narrow the content (Ограничете съдържанието)

Едно от нещата, които често повтарям по време на обученията си, е, че „по-малкото е повече“. В случая това означава, че по-малкото съдържание има по-силно въздействие. Материали, които работят добре в конферентна зала или изложбен център, не са подходящи за екран. Ето защо трябва внимателно да подберете и структурирате съдържанието. Преминете бързо към същината, включете елементи на интерактивност и добавете нещо забавно и изненадващо. Имам много идеи, но... няма да ги разкрия тук!

N – Номинирайте подходящите водещи

Не всеки отличен водещ се справя добре във виртуална среда. Най-добрите водещи за виртуални събития може да не са очевидни на пръв поглед. Нуждаете се от хора, които умеят да създават връзка през екрана. Подберете водещи и – което е най-важно – тествайте ги и ги подгответе. Един силен водещ изгражда доверие, докато слабият бързо го губи. Водещият е един от най-често пренебрегваните фактори за успеха на едно виртуално събитие. Ето и изненадващата истина: някои хора, които се затрудняват на сцена или при личен контакт, се представят блестящо пред камера, докато други, които са изключително въздействащи на живо, губят чара си във виртуална среда.

E – Поддържайте ангажираността през цялото време

При едно виртуално събитие ангажираността не е въпрос на избор, тя е от съществено значение. Тук няма случайни минувачи, нито пък можете да разчитате на атмосферата в залата. Трябва целенасочено да създадете взаимодействие. Ангажираността поражда внимание. Вниманието изгражда доверие. Мислете отвъд слайдовете и презентациите. Опитайте се да разделите съдържанието на по-кратки сегменти и включете взаимодействие в реално време. Задавайте въпроси още в началото и използвайте анкети или други технологични инструменти, за да поддържате интереса на хората.

C – Комуникирайте стойността

Ако хората не присъстват, нищо друго няма значение. Вашата промоционална кампания трябва ясно да отговаря на въпроса: „Защо да отделя времето си за това?“. Не продавайте самото събитие – продавайте стойността от участието в него. Някои хора се опитват да привлекат интерес чрез евтини трикове или подаръци – отстъпка за продукт, 15-минутна консултация или шаблон за даден процес. Подаръците са нещо хубаво, но те трябва да притежават реална (възприемана) стойност.

T – Предприемете действия след събитието

Събитието не е финалната линия, а отправна точка за търговски разговори. Именно тук се губят много възможности. Подгответе ясен план за последващи действия, тъй като същинските продажби често се случват след края на събитието.

Вашето събитие трябва естествено да води към следващия разговор. Виждала съм клиенти, които организират чудесно събитие, но след това не предприемат нищо повече. Без последващи действия дори едно мащабно събитие губи своя импулс и стойност. Разполагайте с ясен план за последващи стъпки, който включва незабавна благодарност, начин за споделяне на ресурсите и ясно дефиниран следващ етап.

Накратко: виртуалните събития няма да изчезнат. Те могат да бъдат мощен инструмент за вашия бизнес, но успехът им не се дължи на технологиите. Успехът идва от създаването на връзки. И когато последователно изграждате тези връзки, вие не просто организирате събития... вие създавате възможности.

Източник: Синтия Кей,  основател на Cynthia Kay and Company, за entrepreneur.com

Превод и редакция: Нели Тодорова