ТРАЙНА/// Истинската цел на всяка среща на работното място

Нищо не предизвиква колективно издишване така, както новината за отменена среща. В днешно време хората се ужасяват от срещите. Не е чудно, че компаниите проявяват креативност в опитите си да ги обновят, включително до такава степен, че да ги провеждат баскетболни игрища.

Но внасянето на забава в срещите е като слагането на червило на прасе – това не може да спаси една лоша и непродуктивна среща.

Изследванията показват, че в САЩ близо една трета от срещите са очевидно ненужни и губят 25 милиона долара годишно за всеки хиляда души. Това е цифра, която лидерите не могат да си позволят да игнорират.

Срещите не просто пилеят финансови ресурси – те източват енергия и крадат време от по-смислена работа. Но проблемът не е в самите срещи, а в това как ги използваме. Твърде често ги разглеждаме като времеви интервали за събиране и обсъждане на неща. Понякога просто преразглеждаме идеи или обсъждаме точки, които биха могли да бъдат решени с имейл. Днешните високопроизводителни организации знаят как да отделят дискусията от действието. Те гарантират, че срещите не са просто групови разговори, а катализатори за решения и действия – повратни точки за придвижване на работата напред.

Ето как лидерите могат да намалят негативните ефекти на срещите и да създават по-бързи и по-ясни решения.

Изградете система с ясна отговорност

Съществува тенденцията да се следват стандартните практики при провеждането на срещи в името на приемствеността. Ние продължаваме да правим нещо по един и същи начин, защото винаги е било така. По отношение на срещите това обикновено изглежда така – каните всички потенциално заинтересовани, може би изпращате списък с точки за обсъждане и се явявате с бележник за записки. Понякога има отделен човек, който води бележки. Днес дори е възможно това да не е отделен човек, инструмент за водене на бележки с изкуствен интелект, който може дори автоматично да състави резюме на срещата. Въпреки всичко това няма гаранция, че всички присъстващи ще си тръгнат с ясна представа за следващите стъпки.

Системите винаги са ме привличали. Дори когато бях дете в Турция обичах да ги изграждам. Независимо дали е експеримент по кухненска химия или някаква сглобена джаджа, концепцията беше една и съща – системите получават входни данни и имат ясна причина и следствие. Ако искате да подобрите или промените системата, просто я настройвайте, докато получите желания резултат.

Срещите не са нещо по-различно. Можете да ги организирате и настройвате, ако не постигат желания резултат.

В моята компания Jotform срещите са свои собствени системи, със стандартни входни данни и предвидими резултати. Съществена част от нашата система за срещи е, че предварително организаторът трябва да изготви дневен ред с въпроси, на които трябва да се отговори, а след това фокусът се насочва върху решенията и действията, всяко от които има ясен отговорни. Определянето на отговорност гарантира, че срещите носят стойност. Край на чакането и несигурност относно това кой е натоварен с какво. Вместо това, разговорите се превръщат в действия без ненужни забавяния.

Бъдете подготвени да решите

Друга дилема, която възпрепятства ефективните срещи, е липсата на контекст за вземане на решения. Нищо не забавя инерцията и не води до загуба на внимание така, както трескаво търсене в Google по средата на срещата, последвано от това някой да прочете резултатите на глас за първи път, без дори да е сигурен колко уместни или точни са те. Лично аз предлагам да „отбележите“ тези неясноти и да се върнете на тях на следващата среща, след като всеки е имал възможност да направи собствено проучване и да изясни идеите си.

Предоставянето на участниците на съответния контекст и информация предварително не само гарантира, че всички са информирани, но и дава време на хората да обмислят нещата. Те могат да пристигнат на срещата готови уверено да се изкажат или да изразят всички оставащи съмнения или въпроси.

В моята компания вграждаме автоматизирани инструменти в нашата система, за да намалим натоварената работа по организирането на срещи и да намалим комуникационните грешки. Що се отнася до подготовката преди срещата, платформи, задвижвани от изкуствен интелект, са чудесен начин да се гарантира, че участниците са на една и съща страница. Те могат да споделят проучвания и прозрения и да установят предварително решенията, които трябва да вземат.

Поддържайте отворен цикъла за обратна връзка.

Спомняте ли си първото правило (и второто правило) на „Боен клуб“? Не се говори за „Боен клуб“.

Филмът е класика, но като лидер, правилото противоречи на всичко, което съм научил за управлението на организация през последните две десетилетия. Важно е да се общува за ежедневните задачи, но е също толкова важно да се говори за вашата компания и как работят (или не) процесите. Срещите са съществена част от този разговор.

Не искате да губите ценно време за срещи в... говорене за това колко добре е минала срещата. Но искате да създадете комуникационен канал, където служителите могат да предоставят обратна връзка за срещите – техники и инструменти, които са намерили за полезни, идеи как да ги подобрят, случаи, в които срещите са се объркали и кога решенията и следващите стъпки са се забавили. Действайте въз основа на тези прозрения, настройвайте системата си и непрекъснато я подобрявайте.

 Наличието на ясна и изчерпателна картина на успеха, както и на това, което бихте могли да направите по различен начин, помага на компаниите да гарантират, че всяка среща изпълнява целта си – да изпълнява вида работа, която не би могла да бъде свършена без колективни усилия в реално време. Това е единственият начин служителите да се явяват пълноценно, вместо да се страхуват от срещите.

…………….

Айтекин Танк, основател на JotForm за FastCompany.com

Редактор: Георги Георгиев