Как направите срещите по-продуктивни и не толкова неприятни

Срещите на работното място рядко ни носят щастие. Много от тях са неефективни и скучни – прекалено много хора са в стаята и губят времето, едни същи хора доминират разговора и в крайна сметка се вземат твърде малко решения.

Срещите не са непременно болезнени, защото хората нямат с какво да допринесат или не харесват работата в екип. Срещите са болезнени, защото не са проектирани около това как хората мислят и работят заедно. Те страдат заради липсата на ясна цел, недостатъчното време за размисъл, лоша групова динамика, предвидими дискусии и неясни решения.

Ако трябва да сме честни, всички станахме твърде толерантни към срещи, които просто ни губят времето. Умората от срещите води до много нерви, но рядко ни подтиква да препроектираме срещите около това, което наистина добавя стойност – дебат, съгласуване и вземане на решения. Време е да очакваме повече от срещите.

Има пет принципа за извличане на повече стойност от времето, което прекарваме в мислене заедно, базирани на невронаучни изследвания и моя почти 20-годишен опит в ръководенето на проекти за стратегическо решаване на проблеми.

Фокусирайте върху постигането на максимална яснота в началото

Много срещи започват без ясен фокус. Хората прекарват голяма част от срещата, за да разберат за какво изобщо присъстват и какво трябва да решат. В интервюта с глобални директори по иновации, липсата на яснота и съгласуваността се посочва като причина номер едно за провал на иновациите в ранен етап.

Невронауката ни казва, че ясната насока активира частта от мозъка ни, която контролира вниманието и ни помага да се съсредоточим върху конкретен проблем. Без нея екипите рискуват да насочат енергията си на грешни места.

Разяснете предварително какво включва и какво не включва обхватът на срещата; кой трябва да участва; каква подготовка е необходима и какви са решенията, които  трябва да се вземат. Най-важното е, че вашата амбиция трябва да съответства на вашия мандат за вземане на решения. С други дими, трябва да сте наясно какво всъщност могат да решат хората в стаята.

Създайте пространство за задълбочен размисъл

Твърде често хората очакват целият процес на размисъл да се случи по време на срещата. Прекомерното разчитане на групови дискусии ограничава времето на хората да мислят самостоятелно и възнаграждава този, който говори най-силно и най-бързо. От хората се иска да усвояват нова информация, да формират мнение, да обсъждат и да вземат решение наведнъж. Мозъците ни не работят по този начин.

Фокусираното внимание е ограничен ресурс. Когато е изчерпано, мисленето става реактивно и консервативно. Нови перспективи се появяват, когато периодите на усилия се комбинират с почивки и време за на идеите. Дайте на хората време да обмислят нещата и качеството на мисленето може да се подобри с до 40%.

Дайте на хората кратка, целенасочена задача за подготовка, така че когато пристигнат на срещата вече да са помислили по въпроса. При по-дълги сесии запазете блокове от време за фокусирано мислене и включете почивки. За важни решения отделете проучването от оценката. Срещата е мястото, където мисленето се комбинира и изостря, а не мястото, където то започва.

Минимизирайте заплахата и максимизирайте наградата

Приемането на покана за среща не означава, че хората пристигат мотивирани и готови за изпълнение. Неясните роли, несъответстващите очаквания и страхът от осъждане изтощават мотивацията и разсейват хората от предизвикателството. Когато екипите достигнат т. нар „състояние на поток“ (flow state), производителността може да се увеличи до пет пъти.

Невронауката ни казва, че способността ни да решаваме проблеми се подобрява, когато сме отворени за нови перспективи. Това е по-лесно в среда, която създава усещане за ниска заплаха и висока награда. Без психологическа безопасност хората се оттеглят към консервативно и познато мислене.

Създайте среда, в която хората искат да допринесат за намирането на решение. Изяснете процеса, кога ще се вземат решения, както и ролите и поведенията, които са важни. Приветствайте конструктивния дебат, въведете новост, за да стимулирате любопитството, и направете напредъка видим.

Когато имате нужда от свежо мислене, нарушете стандартното

Познатите входни данни пораждат познати идеи. Ако идеите ви се струват постепенни или постоянно рециклирани, вие сте заседнали в мислене от типа „както обикновено“.

Невронауката ни казва, че новите външни входни данни нарушават обичайното мислене и помагат на мозъка да търси по-широко връзки. Експертизата ни прави по-ефективни, но може да ни закотви към познати модели и идеи.

Вместо още един гъст информационен поток, внесете свежи входни данни, за да разширите мисленето на хората. Използвайте стимули, които са достатъчно остри, за да промените перспективата – неочаквани и понякога неудобни. Ако искате пробивно мислене, имате нужда от пробивни стимули.

Установете как ще вземете решение

Под заплаха, времеви натиск или претоварване мозъкът по подразбиране се обръща към добре познати пристрастия, като по този начин се филтрират иначе обещаващи идеи. Повечето организации нямат проблем със смелостта; те имат проблем с вземането на решения.

Вземането на решения е емоционално, преди да е рационално. Човешката преценка е предвидимо пристрастна, особено при несигурност и напрежение. Познатото се усеща по-безопасно от новото, докато социалната динамика тласка екипите към предпазливост и конформизъм, когато са необходими по-смели избори.

Добрите решения започват с яснота на намерението, а не с повече данни. Предварително съгласувайте целта и критериите, отговорника за решението и ролите на заинтересованите страни. Проектирайте процеса на вземане на решения така, че да намалите пристрастията. Накарайте хората да си формират първоначална гледна точка, преди да я обсъдят като група. Дайте на по-малко очевидните опции достатъчно време, за да бъдат разбрани, преди да бъдат отхвърлени.

Никога не е лоша идея да направите пауза и да се запитате: Защо изобщо провеждаме тази среща? Ако целта е дискусия, дебат и съгласуване, тогава срещата създава стойност. Ако целта е намиране на решение на въпрос, който не представлява нищо ново за компанията, тогава може да има по-ефективни от гледна точка на времето начини за постигането ѝ.

По-добрите срещи идват от проектирането на по-добро мислене – да е ясно защо сте там, да се дава на хората време да мислят, да се създават условия за принос, да се внасят свежи перспективи и да се вземат по-добри решения.

Срещата не е крайният продукт. Тя е средство за постигане на по-добро решение.

……………….

Корал Макконън, автор на „The Breakthrough Brain: The neuroscience of creativity for smarter early-stage innovation“, за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев