Срещите с екипа? Забравете маниерите от 90-те

Ако вашият екип изпитва ужас от мисълта за предстояща среща, нещото, което мразят, може да не е самата идея за срещите, а начинът, по който те се провеждат. Много лидери не са надраснали остарелите практики за срещи от 90-те години. Безкрайното говорене, твърдолинейните програми и еднопосочната комуникация са неща, които вече не работят. Днешните екипи се нуждаят от срещи, които са динамични, приобщаващи и продуктивни. Ако провеждате срещи, сякаш все още е 1995 г., време е да преосмислите подхода си към тази част от работата.

След анализ на 500 изпълнителни екипа и оценка на 10 000 часа взаимодействия на срещи, започват да се появяват ясни модели, разграничаващи високоефективните организации. Данните показват, че лидерите, които прилагат усъвършенствани методологии за срещи, постигат 47% по-голяма ангажираност на екипа и 53% подобрено стратегическо изпълнение. Ето няколко препоръки, които ще ви помогнат с по-ефективното провеждане на срещи.

Направете срещите интерактивни, а не монолог

Ако вие сте единственият, който говори, вашият екип се изключва мисловно и просто губи интерес към срещата. Страхотните лидери правят срещите интерактивни. Вместо да изнасяте реч, задавайте въпроси, търсете обратна връзка и създавайте разговори. Ангажираността идва от превръщането на вашия екип в част от диалога, вместо в пасивни слушатели.

Фокусирайте се върху решенията, а не върху актуализациите

Спрете да губите време за информация, която може да бъде изпратена в имейл. Срещите трябва да се провеждат с цел вземане на решения. Използвайте времето за справяне с предизвикателствата, обмисляне на решения и финализиране на действия. Вашият екип ще оцени по-положително срещите, които са фокусирани върху резултатите, а не върху актуализации, които не добавят стойност.

Намалете продължителността – колкото по-кратки, толкова по-добре

Дългите срещи убиват продуктивността. В днешната забързана среда продължителността на вниманието е по-кратка и хората са по-заети. Стремете се към по-кратки, по-фокусирани срещи. Задайте времеви лимит, придържайте се към него и наблюдавайте как вашият екип става по-ангажиран, знаейки, че не си губят времето с този процес.

Използвайте технологията във ваша полза

Не живеем в 1995 г. Използвайте инструменти за сътрудничество, които правят срещите ефективни – споделени документи, анкети в реално време и услуги за видеоконферентни връзки, които подобряват участието. Не ограничавайте срещите си до една стая – направете ги достъпни, гъвкави и ориентирани към технологиите.

Направете участието по желание

Ако хората мълчат, това означава, че не допринасят с нищо – и това е ваш проблем. Съвременните лидери се грижат всеки глас да бъде чут. Обърнете внимание на тези, които не са говорили, разделете се на по-малки групи или разпределете роли. Срещите трябва да бъдат колективно усилие, а не платформа за най-разговорчивите.

Винаги завършвайте с ясни действия

Срещите без резултати са безсмислени. Всяка среща трябва да завършва  с приложими следващи стъпки. Разпределете отговорностите, поставете крайни срокове и се уверете, че всеки знае какво ще се случи след това. Вашият екип се нуждае от повече яснота, а не от допълнително объркване. Напускането на среща с насоки за бъдещи действия дават усещането, че отделеното за нея време си е струвал.

Причината, поради която екипът ви мрази срещите, е проста – провеждате ги така, сякаш все още е 1995 г. За да вдъхновите екипа си, модернизирайте подхода към срещите и ще видите, че те ще се превърнат в продуктивен и ангажиращ процес, който екипът ви всъщност  очаква с нетърпение.

……………

Лоли Даскал, президент и изпълнителен директор на консултантската фирма Lead From Within, в своя блог.

Превод и редакция: Георги Георгиев