Три ключа към добрата вътрешна комуникация

Специалистът по комуникации Дъстин Йорк обяснява как изглеждат ефективните вътрешни комуникации в нови условия

За последните две години видяхме много статии в духа на „Вътрешните комуникации сега са по-важни от всичко друго“, „Шефовете са длъжни да общуват със сътрудниците си повече от когато и да било“. Тези твърдения са верни, но както и много други хора, задавали ли сте си въпроса: „Да, но какво точно означава това? Как точно изглежда повишеното общуване? Как да постигнем това?“. Това са важни въпроси, защото много хора са имали нещастието да изпитат натиск или принуда в наглед комуникативни дейности, но които те усещат като контрапродуктивни, натоварени със стрес и пълна загуба на време. Очевидно е недостатъчно само да се повтаря като мантра „повече комуникация, повече комуникация“. Това показва по-скоро, че във вашата организация използват явно практики, които не се нравят на сътрудниците и дори страстно ги ненавиждат /например, „щастливите часове Zoom“/. Две години по-късно, не би трябвало да е по старому в лутанията по тази тема. И така, за по-голяма яснота нека да се опитаме да обяснима какво в крайна сметка означава „повече общуване“ и как това да бъде постигнато.

Необходима е по-голяма прозрачност

Първото, което трябва да се има предвид – някои досегашни методи са неефективни и сътрудниците не желаят повече безсмислено общуване. То трябва да бъде насочено към конкретна цел и тази цел е прозрачността. За да стане прозрачността лайтмотив на общуването, е необходимо да осъзнаем, че ние никога няма да се върнем към начина, по който бяха устроени процесите на управление и комуникации на работното място до пандемията.

За какво точно сътрудниците искат прозрачност? Заради всичко, което оказва влияние върху тях. Например, къде ще работят, над какво ще работят и т.н. Дори по тези въпроси да няма ясно решение, бъдете откровени, за това на какъв стадии са в процеса на обсъждане се намирате. Например, когато за първи път се появиха новините за щама „Омикрон“, можете да бъдете уверени, че служителите ви са се притеснявали какво ще се случи след това.. Много от тях току що с облекчение са се върнали в офиса и не знаят, дали няма да им се наложи пак да преминат на режим работа от дома. Неопределеността предизвиква тревога и дори да не знаете отговорите на тези проблеми, дръжте сътрудниците си  в курса на приетите решения. Това само по себе си дава надежда.

Разбира се, такава откровеност изисква много информация, доколкото политиката и изискванията на компанията трябва да се променят по няколко пъти в отговор на случващото се. Големият обем информация се нуждае от честа и постоянна комуникация и е добре, че точно това желаят повечето служители. Според едно изследване 90% от сътрудниците искат ръководството на тяхната компания да общува с тях поне един път седмично. Такава честа вътрешна комуникация поддържа мотивация на служителите, тяхната отдаденост на целите и задачите на фирмата, и способства за тяхното задържане на това работно място.

Три ключа към добрата вътрешна комуникация

При прозрачната вътрешна комуникация трябва да помним трите ключови момента – тя трябва да бъде асинхронна, планирана и мултимодална.

Синхронното общуване може да е причина служителите да загубят своите най-продуктивни часове при участието си в Zoom-срещи. Това често предизвиква у тях недоволни коментари /“това можеше да го направим по електронната поща“/. И това е така, не защото те не искат да знаят съдържанието на съобщението, а защото искат да имат да възможност да го получат в съответствие със собствения си ритъм. Така че направете това общуване асинхронно.

Макар че честото общуване трябва да бъде асинхронно, това не означава, че то трябва да става в случаен вид и по всяко време. То трябва да бъде планирано и стабилно. В много компании за външната комуникация има списък на публикации в социалните мрежи, но няма такъв за вътрешната комуникация. А не е нужно много. Вашият екип за вътрешна комуникация трябва по-рано да планира и изработи стратегия и точно да определи, какво да бъде текущото общуване всяка седмица или всеки ден.

Другият проблем при синхронното общуване е, че като правило то е ограничено в един формат, но служителите имат свои предпочитания как им е най-удобно да възприемат информацията. За едни това може да е видео, за други звукозапис или корпоративен подкаст, а за трети – електронно писмо. Затова се убедете, че комуникацията е не само асинхронна и планирана, но и една и съща информация е предоставена едновременно в различни формати. Добрата новина е, че един и същи фрагмент на съдържанието обикновено лесно се адаптира към различни формати. Например, можете да махнете видеото и да оставите само звукозаписа, а след това, да прослушате записа и да го използвате като съобщение за електронната поща или корпоративния блог.

Служителите се нуждаят от обратна връзка

Да се възползваме от момента и да поговори за това, от което служителите се нуждаят силно и често – от обратна връзка.

Както и прозрачността, обратната връзка винаги е била важна част от вътрешната комуникация, но сега тя необходима далеч по-често. Хората имат естествено желание да знаят как ще се подредят делата им, съответства ли това, което правят на очакванията на компанията и дали се намират на правилния път за постигане на своите цели. Ако пътят е неправилен, те искат да знаят как бързо да променят това. И още веднъж – честата и ефективна обратна връзка повишава мотивацията и способства за намаляване на текучеството сред служителите.

Няма по-добър пример в това отношение е дизайнът на видеоигрите. Защо тези игри са така вълнуващи и увлекателни? В  книгата си „ Реалност под въпрос“, авторът и гейм дизайнер Джейн Мактонигал, се обосновава изследвания на мозъка. Той обяснява, че това се получава заради постоянната обратна връзка. Игрите я използват, за да съобщят на играчите как се движат към постигане на своите игрови цели, дават им чувство на удовлетворение и прогрес и практическа информация какво трябва да се подобри. Нещо повече, това се прави в реално време с помощта на ред механизми за обратна връзка – точки, нива, съответни сензорни сигнали, разблокиране на резултати и др. Както може да се забележи,  някои от елементите свързани с прозрачността могат да бъдат приложени и тук. Обратната връзка трябва да е честа, регулярно планирана и в идеалния вид – мултимодална, тоест да се използват споменатите по-горе различни средства на комуникация.. С други думи, откажете се от скучните ежегодни анализи на ефективността или в крайна сметка, не ограничавайте чрез тях обратната връзка. Няма съмнение, че всички тези допълнителни комуникации изискват значителен обем работа и инвестиции. Но твърде по-лошо е, когато необходимата работа и инвестиции, се превърнат в лошо последствие от игнорирането на тези потребности. Недостатъчната комуникация в никакъв случай не е единствената причина за напускане на служители, но определено е една от основните. На служителите ще се наложи  да се адаптират и развиват в много аспекти, което вероятно ще стане постоянен процес. Справедливо ще бъде, ако компанията и нейните ръководители правят същото. Сега вече знаете какво е „повече комуникация“. Време е да я постигнете.

Източник: FastCompany