Какво и как да делегираме на своите служители

Ако не успявате да завършите задачите си навреме, ако жертвате личния си живот, за бизнес, който вече не задоволява вашите нужди, то може би имате проблем с делегирането на задачи.

От Inc предлагат няколко съвета, които да направят възлагането на задачи по-ефективно, да създавате екип с висока производителност по-лесно.

Има три основни неща, които са нужни за ефективно делегиране на задачите.

1. Трябва да се занимавате само с неща,  от които се печели и, които само вие може да направите.

2. Системите и разписанията поддържат качеството високо,  а разходите ниски.

3. Яснотата и точността при първоначално обучение в комбинация с периодични прегледи и одити спестяват време и главоболия.

От най-голямо значение е да знаете силните си страни и да се фокусирате над това, което правите най-добре. Като собственик на бизнес, лидер, главен изпълнителен директор или експерт в дадена област, задачите, с които само вие може да се справите са причината да заемате този пост.

Ако сте архитект или художник, не може да делегирате тези задачи на човек, който няма тези умения. Има обаче много други дейности, които може да разпределите.

Ако губите време да се занимавате със неща, които не са доходоносни за вас или вашата компания или пък работите в област, в която не сте най-добрия, то тогава просто губите пари.

Например, ако не разбирате нищо от счетоводство, наемете човек, който да работи по този въпрос за вас. Това носи няколко предимства: първо, рязко намалява вероятността да бъдат допуснати грешки, тъй като сте наел човек, който има нужните умения и способности, и второ, това ще ви спести пари.

Нека си представим, че времето, което отделяте за работа с клиенти е оценено на 100 долара на час. Ако ви се налага да се занимавате сами със счетоводството, то може да ви отнеме 3 часа, време равняващо се на 300 долара.

За сметка на това един квалифициран счетоводител може да се справи със същата задача за 1 час. Дори ако неговото време също струва 100 долара на час, пак ще спестите цели 200.

Това ви дава възможност да се занимавате с неща, които са уникални за вашата позиция. Инвестициите в квалифицираните специалисти, бързо се възвръщат.

Като допълнение към тази точка, важно е да възложите задълженията на хората, които са най-подходящи за тяхното изпълнение. Когато уменията на вашите служители са ценени и те работят по задачи, които са от тяхната специалност и им доставят удоволствие, те ще бъдат по-продуктивни и ефикасни.

Не възлагайте креативни задачи на счетоводителя и обратното. Позволете на своите служители да вършат това, в което са най-добри. По този начин всички ще бъдат доволни .

След като вече знаете, какво и как да делегирате, ще се изправите пред  две нови предизвикателства.

Как да поддържате висок стандарт на качество?

На кои да възложите нещо, което до момента е било от такава значимост, че не сте го делегирали на никого?

Най-лесният начин да се осигури високото качество е да се създадат системи, процедури и графики, с помощта, на които всеки служител с минимална квалификация да може да се заеме със задачата и да я завърши самостоятелно.

Най-добрият начин да се създаде подобна система е да накарате някой (най-добре човека, на когото ще бъде делегирана тази задача) да запише процедурата, стъпка по стъпка, докато вие или някои компетентен в областта прави показно.

Що се отнася до минималната квалификация, проблемът тук не е идва от мисълта, че човекът, на когото възлагате задачата е некомпетентен. Целта е всеки да може да се заеме със задачата, ако е необходимо. 

Ако вашият най-добър служител се разболее, отиде на почивка или напусне,  бихте били щастливи ако имате възможността всеки ваш служител да се заеме временно със задачата, без да прекъсва вашата работа.

Не бихте искали да бъдете в позицията, при която задълженията на бившия ви служител остават на вашите плещи или пък ви се налага да запознаете нов човек със системата от начало. И в двата случая губите ценно време, а следователно и пари.

В зависимост от това, колко често се извършват делегираните от вас задачи, ще се наложи да организирате периодични прегледи или одити.  Годишни, месечни или в друг времеви период, важното е системите и протоколите да бъдат актуални и подходящи за задачите. Инвестицията в създаването на системи, които не се използват или не се подновяват, е една от най-големите грешки, които може да допуснете.

Ако сте готови да организирате системи на работа, инвестирайте в първоначалното обучение и редовните прегледи и делегирайте задачите на хората, които са най-подходящи за тяхното изпълнение. По този начин ще запазите ценното си време за неща, които само вие може да направите.