Лоши новини с минимум щети

Не е ли малко странно? Мениджърите, които искат да се развиват, минават през редица обучения, включително и за това как да уволнят. А за нещо толкова важно, като ежедневната комуникация с екипа и то в трудната й част, когато има да съобщи лоши новини, се осланя на импровизации. Всъщност, това не е задача за подценяване. Независимо колко сте умели в поднасянето на неприятни вести има вероятност да предизвикате смут в служителите си, който да влоши качеството им на работа през следващите дни. Някои от подчинените ви дори може да започнат да се оглеждат за нова работа.

Тук идва въпросът как да съобщите лошите новини, така че да предизвикат минимални щети? Ще ви представим един прост план, в четири стъпки, от Harvard Business Review.

Съобщете лошите вести максимално бързо

Лошите новини имат способността да се разпространяват по-бързо от светлината. Докато губите време в подготовката на официално изявление, сред служителите ви ще са се появили множество спекулации, които да разбунят духовете в екипа. Колкото по-скоро направите своето изявление и колкото по-откровено и точно дефинирате какво се случва, толкова повече червени точки ще натрупате. Да, електронната поща е най-бързият канал за съобщения, но със сигурност е и най-лошият. Посланието ви ще изглежда страхливо и студено, независимо как е написано. Направете го очи в очи! Ако не можете да съберете екипа си наведнъж, говорете с останалите втори път. Съобщете лошите вести в началото на деня. Така служителите ви ще имат възможност да ви задават въпросите си през останалото работно време. Ако направите такава среща в края на деня, ще изглеждате уклончив и изявлението ви ще породи съмнения.

Говорете откровено

Кажете на служителите си всичко, което може да бъде казано. Ако все още нямате пълна информация, убедете ги, че когато научите всички подробности, ще им ги съобщите веднага. В стремежа си да не изглеждат слаби, мениджърите често си придават безгрижен вид. По-добре е да изглеждате разтревожен, отколкото да ви обвинят в небрежност към проблемите. За да ви вярват че сте искрен, гледайте хората в очите. Това няма как да стане, ако четете речта си. Затова, репетирайте представянето си, докато го овладеете напълно. Използвайте и езика на тялото. Той има най-силно въздействие върху публиката. Бъдете състрадателни, но не се извинявайте за лошите новини и не говорете дълго за това колко зле се чувствате вие.

Предайте цялостната картина

Започнете с увод, за да представите контекста на ситуацията. Той обаче трябва да е кратък, за да не изглеждате несигурни около това какво точно се случва. Разкажете за стратегията си за преодоляване на проблема и помолете за подкрепата на подчинените си. Подчертайте, че без тяхна помощ няма да се справите. Кажете на всеки един каква е неговата роля в решаването на проблема и го уверете, че ще има глас в новосъздалата се ситуация.

Подгответе се за въпроси

Едно отлично представяне може да бъде подкопано от неспособността да отговорите на възникнали въпроси. Подгответе се за евентуални гневни питания, които може да предизвикат лошите новини. Не забравяйте да отговаряте с уважение на тях и да сдържате емоциите си. Когато въпросът е зададен от един човек, докато отговаряте, гледайте към всички. Така те ще разберат, че отговорът се отнася и за тях.

Помнете! Съобщаването на лоши новини е висш пилотаж в мениджмънта. Ако го овладеете, ще успеете да мобилизирате екипа си, да посрещнете заедно трудностите и да постигнете целите си.