Преврат в тайм-мениджмънта: Забравете всичко, което сте знаели досега

Колкото повече се опитваме да овладеем и държим под контрол всичко, толкова повече трупаме стрес, преумора и намалена работоспособност. Специалистът по есенциализъм,  Грег Маккeън ни учи как да подреждаме приоритетите

Запознах се наскоро с една жена, която редовно си взема отпуск, за да възстановява силите си, да прекарва повече време със съпруга си, да пътешества със семейството си. При това ефективността й в работата е направо за завиждане. Само за последните няколко години доходите й са се увеличили многократно. Как го прави? Тя просто се е отказала от всичко второстепенно и несъществено – което дирижира времето ни – и се е превърнала в есенциалист, т.е. научила се е да отделя главното и да се фокусира само върху него.

Проблемът

Всички ние сме унаследили подход към управлението на собственото си време, чиито корени са индустриалната епоха. Това е заводска, машинна логика, която асоциира отдиха с повреда. Когато машината не работи (или човекът бездейства), значи нещо не е наред. Веднага трябва да се реши какъвто там е проблемът, за да бъде приведена машината или човека в работоспособно състояние, да се възстанови продуктивността. Да, бездействащата машина означава загуби. И периодът на неработоспособност, за производствената дейност, е неизбежно зло, което трябва да бъде сведено до минимум.

Машинната логика върши работа, когато става дума за оборудване. Но съотнесена към хората, може да доведе до непредвидими последствия. Когато казвате или си мислите, че колкото повече се работи, толкова по-висока е производителността, попадате в тежка ситуация. Това е ситуацията, в която хората спят малко, трудят се през цялото време до пълно изнемогване и го правят в името на продуктивността. Плачевен, но и предсказуем резултат: те са измъчени, чувстват се като изцедени лимони, възприятията и рефлексите им дават „заето”, способността им за правилни преценки и решения се влошава. В крайна сметка, те започват да се „пилеят” като превключват от действително важни дела, на незначителни занимания. Бързоразвиващите се технологии само усложниха този проблем, благодарение на създаването на мощен и изобилен инструментариум, в основата на който отново е индустриалното мислене.

Ние вече преминахме от състоянието „ оставам  на разположение за връзка” към „винаги съм достъпен”, където изчезват всички граници, където принасяме в жертва на работата личния си живот. Ще дам само един пример: един човек упорито се опитваше наскоро да си уреди среща с мен в събота сутрин. След няколко опита за съпротива от моя страна, накрая предложи: „Е, добре, а какво ще кажете за неделя вечер?” Отрязах го, естествено! Но този малък пример ясно илюстрира безграничността на нормите в днешно време.

На фона на тази реалност и проблемите в откриването на баланс между работата и личния живот, някои дори стигат до там, че призовават да слеем всичко в едно цяло. Те премахват и малкото останали граници, просто за да пробват и видят какво би се получило от това. Но често, в крайна сметка това, което се получава е, че работата се превръща в господстваща сила в живота. И какъв е ефектът? Крехък прогрес в милиони направления! Това не е производителност, това много повече прилича на хаос!

Решението

Есенциализъм – ето го отговорът на тези остарели представи. Той се основава на реалността и ни казва, че за рязко увеличаване на производителността, трябва да се научим да подреждаме приоритетите си като открояваме няколко наистина важни дела от множество второстепенни.

Да станеш есенциалист означава постоянно да си задаваш въпроса „Какво е най-важно сега?” и да отхвърляш всичко второстепенно без колебание. Вие също така трябва да се научите да превръщате изпълнението на задачите в процес, който не изисква много усилия от ваша страна – доколкото е възможно. Само по този начин ще можем да направим пробив на ново качествено ниво на личностен и професионален ръст.

Например, вместо интегрирания опит, според който се стараем да съвместяваме всичко наведнъж,  жената, за която ви споменах по-горе, дели живота си на дни, различаващи се един от друг – и всеки от тях е посветен на определена дейност. Те са общо три. И ще ви ги представя, за да ви помогна да изведете производителността си на най-високо ниво. (продължава на следващата страница)

1. Ден за защита

Есенциалистите го включват на първо място в разписанието си. Той е много важен за пълното възстановяване на силити. Жената, за която ви разказвам, ми сподели: „Това е като зареждането на електромобила на Tesla: ако искате да тръгне, първо трябва да го заредите”. Когато настъпи нейният ден за защита, тя се изключва от всичко. Дори си има втори, таен телефон, чийто номер знаят само съпругът й и шефът й – в случай на нещо непредвидено. През останалото време това е денят, предназначен за активен релакс и освобождаване от стреса – тя прави джогинг, ходи на масаж, на дълга разходка по плажа. Подремва.

2. Ден за подготовка

Неесенциалистите подхождат към решаването на задачи като към нещо, с което са принудени да се занимават през цялото време. А успешното изпълнение на задачи е просто въпрос на продължителни, правилно насочени усилия. Есенциалистите използват дните за подготовка, за да се настроят и да извършат всички необходими приготовления за ефективна производителност. Този ден при тях е предназначен за изпращане на писма по електронната поща, назначаване на срещи, решаване на технически въпроси и провеждане на предварителни планирания, което е важно, за да не се отвличат с разни дреболии, когато настъпи третия, последен тип ден.

3. Ден за ефективна производителност

Не мислете, че неесенциалистите всъщност са просто едни неорганизирани хора. Не, те също имат доброто желание да разпределят своите активност, но начинът им на мислене не им позволява. Те се разпиляват в твърде много направления в отчаян и безнадежден опит да се справят с всичко наведнъж.

А есенциалистите използват тези дни максимално продуктивно: те могат да се съсредоточат напълно върху тежка работа и нищо да не ги отвлича от нея. Те вече са планирали всички важни срещи с ключови клиенти и основни мероприятия, благодарение на които могат да постигнат прогрес в реализирането на най-важните си цели.

P.S. Да станеш есенциалист не е толкова просто и няма да се случи веднага след като прочетете този текст. Това е процес, който започва с размишления. Към тях трябва да се добави набор от нужните навици и инструменти. Но от опита си с работа с много хора по цял свят, мога да кажа с абсолютна увереност: тази мисия е напълно възможна.

Грег Маккеън, писател и бизнес тренер, един от най-популярните блогъри на Harvard Business Review. Преподавал е в компании като Apple, Facebook, Google, LinkedIn, Twitter и други.