Грешките на служителите при общуването с мениджъри

На фона на множеството промени в различните аспекти на културата на работното място, една конкретна практика остава съществена за функционалността на всяка организация: комуникацията.

Във време, когато отделните служители се борят да представят и докажат своята стойност, начинът, по който те се ангажират с висшите ръководители, е от ключово значение за траекторията, по която ще поеме тяхната кариера.

Въпреки това, да се научите как да общувате на това ниво може да бъде един от по-сложните аспекти на професионалното развитие.

Има ясен и прост процес за този тип комуникация, но повечето хора пренебрегват възможността да бъдат добре подготвени. Следването на няколко основни стъпки може драстично да промени приливите и отливите на ефективната комуникация с мениджърите. Овладяването на това умение позиционира служителя като доверен партньор в мисленето и продуктивността на ръководителя, което увеличава вероятността той да търси сътрудничество от споменатия служител.

Лидерите, като всеки друг, са привлечени от тези, които харесват и уважават. Така служителят сам полага основата за бъдещи повишения и друг тип възможности. Силната, ефективна комуникация е чудесен начин да постигнете професионалните си цели.

Ето няколко грешки при общуването с мениджърите, които е добре да избягвате:

Предоставяне на твърде много подробности

Мениджърите не изискват същото ниво на детайлност като служителите на по-ниските нива в организацията. Тъй като те работят на по-високо ниво, наблюдавайки предизвикателствата пред цялото предприятие, всеки разговор, който се впуска дълбоко в детайлите, бързо ще дерайлира. Комуникациите трябва да останат на високо ниво и стратегически. Подробностите често включват уместни данни, необходими за вземане на ефективни решения, но способността за вместването им в по-широк контекст и филтриране на неуместна информация пада върху плещите на служителя.

Задачата в случая е да се опитате да мислите като ръководител. Подходете към нещата от по-широка гледна точка, за да накарате мениджърите в крайна сметка да вземат решение. Да, служителят има всички подробности, но ролята му в комуникацията е да идентифицира най-важното по бърз и лесен начин.

Липса на ясна позиция и мнение

Да приемем, че служителят е успял да филтрира ненужните подробности. Сега те трябва да имат ясно мнение какво трябва да се случи с информацията, която се съобщава, включително всички подходящи последващи действия.

Ръководителите обаче веднага ще усетят липсата на убеденост в думите на служителя, което автоматично ще му струва всяка надежда за валидност. Не трябва да се пренебрегва и възможността, че има по-голяма картина, в която служителят може да не е запознат, и шанса изпълнителният директор да предложи перспектива, която може да повлияе на съществуващо мнение. Изразете уверено мнението си и осигурете необходимата подкрепа по бърз начин.

Подценяване на въпросите и предизвикателствата

Общуването е упражнение за вземане и даване. Много хора правят грешката да се съсредоточат само върху презентацията, като пренебрегват последствията, които идват от потенциални въпроси, възражения или предизвикателства от ръководството. Предвидете техните въпроси, за да демонстрирате задълбочена подготовка, и бъдете готови с отговори. Това не само ще изгради доверие, но ще демонстрира способността ви да разглеждате ситуацията от холистична и ориентирана към решения гледна точка - да имате ясно изразено мнение, което е комбинирано с разбирането, че алтернативни гледни точки могат да го оспорят.

Не се подготвяте предварително

Подготовката е от ключово значение. Има добре известен цитат на Марк Твен, който гласи: „Съжалявам, че ви написах дълга бележка, нямах време да напиша кратка“. Ефективната комуникация изисква време, мисъл и фокус. Това включва филтрирането на детайлите, осигуряването на мнение и предвиждането на предизвикателствата. По този начин може да избегнете възможността разговора да отиде в нежелана посока. Правилната подготовка е от основно значение за успешния резултат.

Фокус върху нуждите, вместо желанията

Има две основни области на фокус при подготовката на всяко средство за комуникация: какво трябва да знае ръководителят и какво служителят иска мениджърът да знае. Има осезаема разлика между двете.

Мениджърите трябва знаят фактите, докато обикновено са достатъчни три основни точки. Отвъд идентифицирането на тези факти, те трябва да бъдат представени по директен, кратък и разбираем начин.

Това, което служителят иска мениджърът да знае, е много различно. Това са нематериалните неща, които може да искаме да комуникираме невербално. Тук става въпрос за способността ви да правите внушения от типа на „Аз съм ефективен лидер“ или да давате фини насоки към желания резултат. Това е нюансът, върху който можем да оформим нашата комуникация, така че да ни е от възможно най-голяма полза.

Ние общуваме по цял ден, всеки ден. Това е толкова вродена практика, че често пренебрегваме възможностите за фина настройка на процеса. Посвещаването на време и енергия на това, което трябва и не трябва да се прави при общуването с мениджърите, ви дава шанса да бъдете възприемани като ценен, надежден и знаещ служител, а  потенциално и като бъдещ лидер.

……………….

Джим Фроули за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев