Без недоразумения

Като писател, редактор и мениджър работата ми включва много думи. Едно от най-важните неща, които трябва да направя правилно, е да предам ясно посланието, което искам другите да получат. И все пак неизменно се стига до моменти на недоразумения.

Във всички професии, а и във всички аспекти на живота, комуникацията е това, което има най-голямо значение – чрез нея се изграждат и поддържат взаимоотношения, на база комуникацията се зараждат идеите се зараждат и начина, по който разбираме света. И може би именно защото е толкова критичен фактор объркванията са толкова често срещани. Ето как да ограничите недоразуменията възможно най-много:

Станете по-добри в слушането

Чарлз Духиг изследва защо някои хора са много по-добри в общуването и свързването от други хора. В книгата си „Supercommunicators: How to Unlock the Secret Language of Connection“ той посочва, че „суперкомуникаторите“ мислят за това с кого говорят толкова, колкото мислят за това, което искат да кажат. С други думи, хората, които са най-добри в общуването, са най-добрите в слушането. Когато водят разговори те се стараят да разбират по-добре хората, с които говорят. Той очертава следния процес:

• Задайте добър въпрос
• Повторете това, което сте чули със собствените си думи
• Попитайте дали сте разбрали правилно

Духиг казва, че последната стъпка е тази, която повечето хора пропускат. „Това не само доказва на другия човек, че наистина искам да разбера какво ми казват, но показва, че искрено слушам“, обяснява той. „Също така, ако вляза в разговор, знаейки, че моята задача е да повторя това, което сте казали, тогава това ме кара да слушам по-внимателно“, добавя Духиг

Не пестете думи

Може да звучи контраинтуитивно, но треньорът по управление на времето Елизабет Грейс Сондърс казва, че „свръхобщуването“ може да бъде по-продуктивно и може да ви спести часове писане на дълги съобщения или посещения на срещи, за доизясняване.

Ето два начина, по които според нея можете да прекарате няколко минути в свръхобщуване, за да спестите много повече време за последващи действия:

1. Уведомете хората, че сте получили тяхното съобщение. Когато получите имейл, изпратете двусекундно потвърждение като „Разбрах. Благодаря!” или „Получено! Ще се свържа скоро.“ Това помага да се уверят другите, че тяхното съобщение е попаднало във входящата ви поща и че сте наясно с тяхната нужда.
2. Изяснете времева рамка. Когато не комуникирате ясно за вашите очаквания, може да предизвикате много неразбиране и объркване. Например, може да планирате да получите отчет до някого до следващата седмица и той да мисли, че го искате до края на ден. Лесно решение е да изясните груба времева рамка в началото: „Ще се свържа с вас до утре“ или „Ще изпратя чернова следващата седмица“.

Обърнете внимание на езика на тялото си 

Треньорът по комуникации Анет Грант казва, че обръщането на внимание на изражението на лицето и езика на тялото ви, когато говорите, може да направи огромна разлика в доверието, което ви имат вашите колеги.

Тя казва, че първата стъпка е да се уверите, че това, което мислите, съвпада с това, което казвате. Например, ако кажете „Толкова съм развълнуван да бъда тук“, докато си мислите „Иска ми се да не бях толкова нервен“, изражението на лицето ви ще отразява чувствата ви, а не думите ви. Това може да доведе до объркване и недоверие.

Не опитвайте да впечатлите с речника си

Това е правило на журналистиката, което се опитвам да използвам във всичките си комуникации: Не използвайте сложна дума, когато една проста дума прави същото. Това е грешка, която много хора правят на работното място, за да се опитат да изглеждат по-умни.

Този подход може да има обратен ефект, тъй като много хора признават, че използват сложни думи, чието значение не знаят напълно. Това също може да раздразни публиката ви или още по-лошо, да ги накара да спрат да слушат. Това важи особено за корпоративния жаргон.

…………………

Кейтлин Дейвис, водещ на подкаста „The New Way We Work“, за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев