Най-недооценяваното умение на успешните хора

Аз съм интроверт и винаги съм била такава. Когато получих първата си работа след придобиването на докторска степен по невронауки, се притеснявах, че ще ми бъде трудно да общувам с другите.

Бързо научих, че не е нужно да се насилвам в опит да бъда по-социална и комуникативна, или иначе казано – да бъда екстроверт. Най-недооцененото умение, което притежават успешните хора, особено интровертите, е способността да пишат ясно.

Ако сте ефективен писател, в която и индустрия да се намирате, ще бъдете по-уверени във вашите взаимодействия с останалите - било то по имейл, при разговор в офиса или при представяне на презентация пред голяма аудитория. Ето няколко съвета в тази насока:

1. Изберете правилния формат за вашето съобщение.

Преди да представите някаква идея или заявка, решете най-добрия формат за споделяне на информацията. Например, ако споделяте изследвания, включващи сложни данни, тогава една PowerPoint презентация, илюстрираща данните чрез диаграми и изображения, може да бъде най-добрият формат. Ако обявявате управленски решения, изпратете подробен имейл. За дискусия по отношение на постигнат напредък по дадена задача или при търсене на обратна връзка за някакъв проект, обикновено е достатъчен кратък имейл или лично посещение.

2. Избягвайте професионалния жаргон.

Простият и ясен език е най-ефективният начин за формулиране на сложни теми. Избягвайте употребата на жаргон или термини, независимо колко универсални смятате, че са. Помислете дали да не използвате графики или аналогични примери. Важно е обаче да не включвате странични подробности, които могат да ви отклонят от темата или да затруднят аудиторията.

3. Намалете усилията, които публиката трябва да положи.

Вашите събеседници са бомбардирани с имейли и документи през целия ден. Така че, преди да изпратите нещо:

• Напомнете им защо се свързвате (напр. „по отношение на вчерашната среща...“).
• Форматирайте имейла, така че да е лесен за четене на екраните на телефона (напр. кратки  и ясни изречения).
• Акцентирайте върху елементи за действие (напр. „следващите стъпки са...“, „крайният срок е...“).
• Ако вашето съобщение надхвърля една страница, създайте отделен документ, който да прикачите, и използвайте имейла, за да предоставите акценти.

Не приемайте, че вашият събеседник или публиката разполагат количество контекст като вас. Предоставете базова информация, за да бъдат всички на една страница.

4. Покажете работата си.

Ако се занимавате с потенциално противоречива тема (напр. разпределение на бюджет или преструктуриране на фирмен отдел), разходете събеседниците си през своя мисловен процес.

Този подход изгражда увереност и показва на хората, че сте разгледали темата внимателно, можете да съчетаете редица гледни точки и да предоставите нужния контекст, когато става въпрос за големи решения. Приветствайте обратната връзка и отбележете всички притеснения на участниците в дискусията.

5. Бъдете точни в писането.

И накрая, искате да сте сигурни, че демонстрирате увереност и компетентност във всички аспекти на вашата работа. Преди да изпратите някакво съобщение:

• Не бъдете небрежни. Проверете за правописни грешки, граматика и последователност.
• Избягвайте ненужните шеги и хумор. Те не се пренасят добре в писмен вид, особено когато става въпрос за комуникация хора, които не ви познават.
• Опитвайте да изразявате думи, изречения и дори цели идеи. След това се питайте: „Моята теза все още ли е разбираема?“

По същество трябва да се отнасяте към думите като към ценната валута, която не трябва да се хаби

.................

Джулиет Хан, невролог, експерт по биотехнологии, член на факултета в Columbia Business School и академичен съветник в Harvard Medical School, за CNBC.com

Превод и редакция: Георги Георгиев